基于用户导向的高校设备招标采购探索

吴冠仪

基于用户导向的高校设备招标采购探索

吴冠仪

（上海交通大学 招投标与政府采购办公室，上海 200240）

该文针对设备招标采购管理中存在的深层次问题进行分析探讨，提出基于用户导向解决问题的方法：完善科室设置和法规制度以解用户之困；采购流程优化再造以解用户之难；培养专业人才以解用户之疑；创新服务方式以解用户之惑。旨在对完善高校设备招标采购、提高招采质效进行有益的探索，为高校设备采购管理提供可借鉴的操作方法。

高校设备；招标；采购管理；用户导向

仪器设备作为教学科研投入的重要因素，直接关系到高校科研教学产出的水平和质量[1]。负责高校设备采购的招投标与政府采购部门，应协同科研人员做好购置计划、提高设备投资效益、增加用户满意度。本文以上海交通大学设备招标采购为例，探索基于用户导向的设备招标采购管理实践，为进一步发挥高校招标采购部门在“双一流”大学建设中的护航作用提供借鉴。

1 设备招标采购的现状

“上海交通大学货物招标采购实施细则”规定，单台件或批量采购金额在20万元（含）以上的教学科研用仪器设备需要进行招标采购。以上物品的采购即称为设备采购，其采购的特点是数量多、种类多、时间紧、频率高，既有零星的小额设备，又有贵重的精密设备，对高校教学、科研的影响很大[2]。掌握设备采购的趋势、数量、金额和用户单位的构成等情况，是探索基于用户导向服务的基础。

1.1 设备采购近5年情况统计分析

我校2014年~2018年设备类项目采购统计情况见表1。通过分析，可以得出以下5个方面的信息：

（1）设备采购量大，年均采购数量占总采购项目的57.57%；

（2）中标金额占比高，年均中标金额占采购项目总金额的37.7%；

（3）近两年的招标项目总数维持在750项左右，采购管理人员工作量居高不下；

表1 上海交通大学2014年~2018年设备统计情况

（4）2018年最新统计数据表明，设备类项目在数量上和金额上均近乎占据整个招标采购的一半；

（5）与2017年相比，2018年设备采购虽然采购数量由460项下降至317项，但金额占比却提高了近12个百分点，表明学校采购行为更加规范，“化整为零”得到改善，“合并同类项”成为大势所趋。

上述情况说明，高校设备采购的占比、金额、数量等因素，构成了设备采购的质量要素，直接或间接影响教学、科研和学科建设，从用户视角探索设备招标采购工作，进而优化配置高校资源是招标采购部门值得研究的课题。

1.2 各类设备数量、金额占比分析

以2018年度为例对设备采购招标采购情况进行分析。在实务操作中，各高校根据采购金额对采购的设备进行分类，如分为A类(120 万元以上)项目、B类（50~120万元）项目和C类（20~50万元）项目。我校采用上述分类方法，2018年学校采购设备总数为317（批次）。将设备类项目按照招标组织方式的数量和中标金额进行统计，统计情况见图1和图2。

图1 2018年设备类项目招标组织方式统计图

从图1可以看出：A类项目（由招标代理机构组织的项目）有73个，B类项目（由学校招采管理部门组织的项目）有50个，C类项目（由用户单位组织的项目）有194个。

图2 2018年设备类项目中标金额占比统计图

从图2可以看出：A类项目采购金额占比79%，B类项目采购金额占比6%，C类项目采购金额占比15%。

结合图1、图2可以得出：A类项目数量相对少而金额最多，多涉及大型贵重精密仪器设备；B类项目数量和金额均最少，却关系到用户的日常科学研究；C类项目数量最多，金额在三类项目中居中，多涉及基础教学领域。三类招标项目的采购质量对教学、科研的影响不容忽视。

1.3 设备采购用户单位构成情况统计

2018年度我校设备采购共涉及42家采购主体，采购批次为317。对采购频次最高的14家设备类用户单位项目数进行统计，结果见图3。

图3 2018年设备类项目用户单位项目数统计表

从图3可以看出：图中所示14家用户单位采购数量占总数的68.5%，而其余28家用户用户单位采购数量占31.5%；机械学院、信息学院、土木学院、分测中心、创新中心采购最为频繁，合计约占45%，这5个“采购大户”是学校教学和科研活动的重点单位，加之国家为其拨付的“双一流”建设经费、高校改善基本办学条件经费、国家重点实验室经费等，经费充足，采购频次高。以做好高频次“采购大户”项目采购为重点，探索基于用户导向的高校设备招标采购，具有可借鉴的价值。

2 设备采购中存在的问题

传统的招标采购侧重于数量、金额、节资率，对用户需求重视不够，导致当合理采购需求和最低价中标发生冲突时，多数管理部门会选择牺牲前者。然而对于用户而言，采购的仪器设备只有充分满足一线教师和科研人员的专业需求，才是高质量保证教学科研的根本。目前设备采购中有以下4个亟待解决的问题：

2.1 科室设计不尽合理，管理制度不够完善，导致用户不知所措

国内高校招标采购部门多以节点流（即编标书、发公告、抽专家、开评标等）而非服务流（即根据用户需求）设置科室职能，导致多头管理、效率低下、科室间缺乏交流、用户体验感差。科研人员经常奔波于各业务科室，多个业务盲区既影响整体部门工作效率，又不利于项目顺利进行[3]。

此外，多数采购部门未按照满足用户需求的原则建立合理的采购管理制度，导致规章制度侧重于满足主管部门检查或审计内控的需要，对体现用户体验的规章制度研究不够。在实际工作中，部分科研人员主动要求学习采购管理制度，但却被不甚明了的“专有名词”以及繁杂的条条框框弄得不知所措，采购部门“换位思考”开展零对接服务多停留在口号层面。

2.2 采购全流程中对用户行为研究不足，导致用户不满意

购前论证调研、购中开评标和购后评价，构成高校设备招标采购管理的全过程[4]。

在设备购置前，多数高校的论证重点在于经费是否落实到位、用途是否明确、是否重复购买以及是否加入学校开放共享体系等。而对于前期市场调研，如国内兄弟院校使用类似设备情况或不同厂家设备的本质区别却论证不足[5]，缺乏对市场必要的关注导致论证报告含金量低甚至形同虚设，科研人员却多了一份填写材料的任务。此外，不充分的市场调研无法使更多的潜在投标人参与采购活动，易造成流标风险，耽误用户的采购进程。

在设备购置中，编制标书是核心环节，而描述清晰的技术要求则是保障，如何将理想的设备“翻译”成招标专业术语是采购人员值得修炼的内功。高校的设备采购类型多样、专业性强，定制要求多，个别精密贵重设备担负着完成国家重点研发计划项目的重任。许多项目负责人为了买到心仪的设备，牺牲宝贵时间“亲自上阵”，却被告知只能参与部分环节，加之部门内外各种审批环节使得用户产生“项目被耽搁”的错觉。实务中，经办人员忙得热火朝天：按照既定模板编好标书，完成发公告、开评标等一系列“规定动作”后，却因全流程的非透明化导致用户并不满意[6]。

在设备购置后，传统的采购管理侧重于合同管理和风险把控，却忽视用户评价环节。多数设备需要科研人员在购置后亲自验证是否符合投标文件中的技术指标，才能及时发现问题。传统的招标采购管理者忽视设备购置后的用户评价，易造成采购部门与用户之间“一锤定音后便再无瓜葛”的误会。因此，签订合同并不意味着招标项目的终结，采集到用户对招采部门的服务评价、供应商的履约评价、设备的使用评价这三方面的综合评价才构成采购全流程的闭环[7]。

2.3 招标专业人才缺乏，导致用户不放心

成功的设备采购离不开优秀的招标管理人员，然而随着招标师的取消，招标采购门槛变低，导致精通高校招标的专业人才缺乏。在学校层面，部分经办人受限于专业知识和教育背景，无法理解用户的复杂需求，导致标书中的技术参数具有明显指向性而不自知；部分经办人在面对用户提出的大量技术指标时，无从分析孰轻孰重，筛选不出关键指标与核心参数。在学院层面，负责采购的管理者多为兼职，受限于时间和精力，无法在第一时间内为本学院科研人员提供指导，直接影响采购设备的进度和质量。专业话语体系的不一致导致用户在和各个经办人沟通时不放心。

2.4 服务方式和理念落后，导致用户不满意

传统的招标采购管理“坐等”用户上门提交项目，每年年初，用户忙于申报项目和填写申请书，等到立项通知下达后方能综合考量全年设备采购计划，因此没有过多的采购需求。招采管理人员往往因为“项目还未提交上来”而不过多询问；每年年中，由于课题中期检查要求经费执行率过半，用户便会集中提交设备采购需求。招采管理人员却因“项目太多忙不过来”而忽视研究用户需求；每年年末，面对“钱花不完就会被收走”这样的焦虑，用户的采购需求便为效率优先，兼顾质量。受时间所限，用户急切希望招采管理人员快速完成自己的项目，采购部门若没能及时设身处地为用户着想，便会引起用户的不满。对不同时期用户行为的变化研究不够，导致在工作中难以真正做到基于用户导向的采购管理。

3 基于用户导向的设备采购机制构建

以用户为导向的理念源自营销学领域的用户满意思想，是指在进行目标管理的过程中，强调用户的主体地位，根据用户的需求制定相应的政策和标准，为用户提供满意的服务[8]。对高校设备采购而言，该采购模式就是以用户的实际需求为出发点，建立科研人员与招采管理部门长效沟通机制，用户在提供信息的过程中不断反馈，形成良性循环[9]。

3.1 完善科室设计和规章制度以解用户之困

（1）根据用户需求和服务流程设置科室职能。定人定岗，设立“招采专员”，提供有温度的服务。科研人员仅需和一位经办人进行沟通，“认证一个口”“服务一个厅”的“一条龙”式服务使招采专员和用户双方更加充分了解项目情况，落实用户知情权和落地的服务方式，便于双方从专业层面进行深入的沟通和“有的跟踪”，提高采购质效。每一位用户在和招采专员对接需求时，感觉到知情、信任、放心，进而增加客户满意度[10]。

（2）完善设备采购规章制度。2019年1月22日，财务部下发的财办发 [2019]7 号文件再次发文赋予科研机构和人员更大自主权。面对不断变化的采购政策，招采管理部门应迅速响应并结合新的法律法规，对校内相关规章制度进行系统性的梳理和修订，从而在操作执行上从重程序的合规性采购转变为重需求的专业化采购。高校应针对设备采购的特点，制定政策文件时换位思考，简化审批流程，基于用户视角制定一套可操作性强的、通俗易懂的规章制度，具体可通过图片、漫画等形式直观地将规章制度深入用户心中。

3.2 采购流程优化再造以解用户之难

（1）采前筹划。在采购前，以用户的需求为出发点，对其采购需求进行详细分析，如利用大数据将专家库、供应商库、既往招标结果、使用情况汇总等信息，同管理信息系统相结合，为招标采购项目提供前期市场调研与分析报告，供用户参考[11]。另外，还应深度挖掘用户需求并将需求调研工作常态化，从而有效地为用户提供与其研究领域相关的技术预见、采购信息推送等服务信息。

（2）采中互动。通过各种方式拉近与用户的距离，使仪器设备真正成为用户进行教学科研的重要支撑。在用户导向下的采购模式，用户由被动接受变为主动提供，采购效率和效果大大提高，真正达到了采购为用户服务的目的。具体做法包括：一是做好技术和商务需求的搜集工作，重视用户意见。高校师生对其自身相关专业设备的建议更为准确，对设备采购的需求大都走在学科发展的前沿，提供的技术参数更贴近专业，因此精准把握用户需求是前提；二是成立专家咨询小组，委派专家为招标文件把关，提高科学管理水平，从源头上解决用户的后顾之忧；三是成立采购谈判小组，吸收用户代表参加。由于评审过程与用户息息相关，因此能够更好地发挥用户的主观能动性和积极性[12]。

（3）采后跟踪。一是做好评估工作，包括设备的价格评估、技术评估、服务评估，也包括用户对供应商以及采购部门和招采专员的评价反馈意见，将用户的评价进行挖掘和整合，以供今后决策参考；二是对大型设备进行重点跟踪，用户使用后要通过现场调研、专家访谈等多种方法收集各种反馈信息，并形成设备利用分析报告。

通过“流程一张表”明晰“采前、采中、采后”时间节点该做的必须工作，解决困惑用户的难题。

3.3 培养专业人才以解用户之疑

在学校层面，采购队伍流动快，属于重点岗位两个任期就得轮岗，因此加大培训力度尤为重要。将“走出去”与“修内功”相结合，具体包括为采购管理人员提供岗前培训和在职学习的机会，鼓励职能部门教职工主动参与教育部和财政部主办的业务培训班、加强同行间的交流，通过同行案例的形式将用户需求具体化，为类似用户项目的精细化管理提供参考依据[13]。

在学院层面，加强对实验室负责人、学科带头人、课题负责人、科研秘书、项目助理等进行培训，重点在采购政策、采购流程、招标文件的编制方法等与用户息息相关的方面提供指导，辅之以恰当的市场经济理论、价格理论等管理理论。此外，针对各学科特点，为不同学院介绍不同种类的设备特性十分必要，如针对分析测试中心开展核磁共振波谱技术、透射电镜技术、X射线衍射技术的讲座，针对化工学院提供色谱质谱联用技术的等专业讲座。通过学习专业知识并结合具体采购工作为“采购大户”提供专业性建议，是打消用户疑虑的根本途径。

通过为不同用户量身制定“个性化培训方案”，强化指导的针对性，从专业层面消除用户的疑虑。

3.4 创新服务方式以解用户之惑

（1）“因地制宜”提供服务。对于采购计划明确的项目，每年3月份提前谋划、精雕细琢；对于采购任务集中的项目，每年9月份集中招标；对于采购时间紧张的项目，应在每年12月份严格把控、适度突破、超越常规。着力从效率、质量两大源头解决用户招采感受度低的问题。想用户之所想，急用户之所需，才能为用户办实事，从而买得对、买得值、买得快，力求达到采购的最优化。

（2）“重心下移”服务基层。随着《深化政府采购制度改革方案》的细则落地，设备采购工作将对管理者提出更高的服务要求。采购部门应以“院系全覆盖”为目标，主动上门服务，走访二级学院（系）及直属单位，了解各单位实际，听取意见。各用户单位也可充分表达采购中遇到的困难、对未来发展的设想以及所需的支持。通过零距离“对接服务”，既掌握了鲜活的第一手资料，又能提高用户对招投标工作的满意度[14]。采购工作只有加强与各用户单位的沟通才能更接地气，做到“放管服”落地。

（3）打造“智慧4.0”采购管理平台。传统的采购管理平台是在联通各职能部门的基础上，提供包括电子商城、小额快采、电子招投标等模块。而基于用户导向的“智慧4.0”采购管理平台应定位于为用户提供采购相关数据的交互分析平台[15]，提供调研咨询、管理决策支持等内容。具体包括支持用户切换角色；支持视觉对象之间的联动、切片、过滤；支持深化和钻取，穿越数据层级；支持定制采购分析报告，定点推送；设置大额设备招标后的付款预警监控；提供个性化图表、自定义收藏等内容。采购管理平台在开发初期便定位于面向用户，通过“决策一平台，数据一个库”，集“阳光采购”“跨部门协同”和“价值采购”之优，持续迭代，不断进化，与时俱进地服务学校 发展。

4 结语

我校积极探索和完善基于用户导向的设备采购管理，为更好地解决招投标工作中现存的实际问题进行了探索。今后将依照国家对高校在招采领域的政策法规，围绕招采部门的内涵建设，继续深入“服务侧”改革，进一步做好认证一个口，服务一个厅，流程一张表，培训一“个性”，决策一平台，数据一个库等工作，发挥招标采购职能的服务作用，提升为教学、科研、服务社会的保驾护航能力。

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Exploration of equipment purchase by bidding based on user-orientation in colleges and universities

WU Guanyi

(Bidding and Procurement Administration Office, Shanghai Jiaotong University, Shanghai 200240, China)

This paper analyses and discusses the deep-seated problems existing in equipment bidding and procurement management and puts forward user-oriented solutions such as improving office structure and regulations, optimizing procurement process, training professional talents, and innovating service methods. The purpose of this paper is to explore how to improve the bidding and procurement of equipment in colleges and universities and how to improve the quality and efficiency of procurement so as to provide reference for the management of university equipment procurement.

university equipment; bidding; procurement management; user-orientation

F253.2；G 482

A

1002-4956(2019)09-0267-05

2019-01-30

2019-07-22

上海交通大学2018年招标采购管理理论与实践研究课题（ZCLX201807）

吴冠仪（1988—），女，黑龙江大庆，硕士，助理研究员，研究方向为招投标与政府采购管理。

E-mail: wuguanyi@sjtu.edu.cn

10.16791/j.cnki.sjg.2019.09.069