论事业单位人事档案规范化管理的重要性

程焕勤

【摘 要】在当前信息化社会，传统事业单位人事档案的管理存在着一定的局限性。为了更好的适应新的社会形势，事业单位人事档案管理的创新以及改革将变为必然。因此，本文分析了事业单位人事档案概念以及意义，总结了当前人事档案规范化管理存在的问题，并且针对具体问题提出了应对措施。

【关键词】事业单位;人事档案;规范化管理;重要性

1、事业单位人事档案的概念和意义

档案是在人事管理活动过程中直接产生的。它是一个对个人的人生轨迹进行记录以及反映的载体，其含有政治思想、学习经历、劳动薪酬、工作状态等原始的记录。组织部门通过这个载体带来信息作为依据以及来源，对个人进行系统分析以及了解和评价[1]。事业单位是我国行政行业划分系统当中一个重要的组成部分。在这个体系当中，人员信息真实性以及有效性受到人们的广泛关注。将群众化、公开化以及民主化充分的贯彻在用人工作、选人工作的始终，其是对当前社会发展所适应的重要环节[2]。档案重要性可体现在多方面，如干部任前公示制度的实施，使个人信息通过报刊、出版物、电台、电视台等媒介传播，公开场合宣读、播放档案原文等形式为公众知晓，接受公众监督，体现了任前公示的制度价值与法律意义，彰显了档案的历史性、权威性和价值性。

2、事业单位人事档案规范化管理中存在的主要问题

2.1对档案重要性的忽视，造成制度的缺失和信息的失真

档案真实性为完整性的一个基础。完整性往往和真实性所离不开。只有确保档案真实性以及完整性，才可以更好的对个人情况带来可靠的保证，反之就会失去档案多元性、交错性、共享性以及客观性等特征。事业单位个别的领导人员都缺少构建完善档案管理制度意识，进而造成了档案没有比较强的完整性以及真实性，对当前人才战略实施进行滞后[3]。除此之外，员工对档案重要程度往往认识程度不足，档案的意识不够强，进而让档案管理人员在整理、保管、收集材料的过程当中发生不可控的情况，进而使档案信息失真。

2.2人才的匮乏成为发展的瓶颈

稳定的、专业的档案管理人才短缺，成为档案难以得到革新、突破的最大瓶颈。现阶段很多事业单位从事档案管理的人员多为一些面临退休员工或非专业技术人员兼任。他们学历不高、专业知识不足，他们工作散漫，安于现状;有些单位档案工作还停留在手工书写，人工检索，人、卡、物对照的“三旧”管理模式中;缺乏保密意识、改革意识和创新意识，单位内部人员的基本信息轻易对外泄露;现代化管理设备因人而不能物尽其用，处于瘫痪状态，造成资源的极大浪费。

3、建立健全的事业单位人事档案规范化管理的措施

3.1提升整体管理水平

第一，强化档案的意识。通过对来源和全宗完整性、原始整理体系进行尊重作为基本原则，强化领导人员以及广大干部和群众档案的意识，进而提升档案工作认识程度。

第二，领导人员是保障。针对性的组织单位的领导人员学习和档案有关的法律和法规制度，对人们认知观念进行更新，对档案重要性进行真正的意识到。除此之外，将档案管理划入到日常的议事日程当中，利用强制性以及具体性行政手段来保证单位各种档案制度充分落实，其是档案规范化管理和时代发展相适应的重要保证。

第三，档案管理人员为关键。档案管理人员需要构建现代的档案意识以及沟通意识。现代档案意识是随着现代化进程所发展的。在形成的方式当中，其不但需要国家机关、企事业单位以及团体来顺利完成。个体在日常的工作以及生活方面也出现档案的可能。在记录形式、书写材料以及载体材料选取以及使用方面，需要重视未来在保管以及管理方面的要求。和领导人员进行沟通。档案管理人员需要得到领导人员对档案工作的支持以及重视，通过各类机会以及形式向领导进行汇报。特别为部门在布置工作以及研究业务的时候，需要邀请领导人员进行参与，争取领导发表意见。积极的沟通能使领导者体察到档案工作的繁琐、任务的艰苦、生活的清苦。

3.2建立人才战略机制

人才是档案事业发展的重要资源。如何在信息化时代，将传统档案工作从收集、整理、保管及被动利用的水平，提升到适应形势发展的需要;如何全方位地向社会、单位和个人提供服务，充分发挥档案应有的作用;如何建立规范化的档案管理机制，实现档案事业协调、健康和可持续发展，人才战略机制的建立刻不容缓。

一是领导者要支持、关心、了解档案工作，提高档案管理人的地位、待遇，调动档案管理人的积极性、创造性，使其安心本职工作。相关管理部门及时了解档案管理人变动情况，抓好各项培训工作，积极组织学习、交流，提高业务水平。

二是搭建人才舞台，盘活人才资源。从社会和高校引进、招聘有技术、有技能、有知识的专业人才充实档案队伍;树立“以人为本”的观念，营造鼓励、支持、帮助人才干事业的环境，调动其积极性、主动性和创造性，促进人才健康成长;保持人才队伍的稳定性，档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，从维护档案工作的长远利益出发，必须做好稳定工作，切实解决他们在工作中、生活中的实际问题，使他们安心、热爱本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

三是加快、加强档案管理人的培养。首先，政治素质培养。档案管理人应加强学习相关的法律和法规，贯彻落实国家、机关、单位关于档案工作的重要政策和指示，树立扎实的政治观念;遵守档案工作纪律，在按照规定进行档案开发、开放、公布、利用的基础上，转变意识观，培育创新发展的政治理念。其次，业务素质培养。巩固加强基础理论知识的同时，加快学习、了解、熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术等内容，成為业务能力强、协调能力强、综合能力强的现代复合型人才。

3.3完善数字化建设

将文件转化为档案是一个专业性强、程序复杂的工作，每一卷档案的收集整理，都有非常严格的要求，针对档案材料的特殊属性，防止人为或自然损毁情况的发生，档案管理者不仅要熟悉案卷的整理流程，掌握的档案管理和保护技术，还应建立、完善数字化管理系统。很多单位都已开发出文档一体化管理系统，优化和完善了内部档案的网络化管理与利用，实现了档案日常工作环节的计算机处理，实现了在线借阅、查询、监控等网络化管理模式。但随着新型载体档案的不断发展、新型存储介质的不断出现、新型信息技术的不断应用，信息记录与储存的特殊要求在不断变化，基础的技术手段已无法确保一体化的先进性，这就要求档案管理人要适应、学习、掌握新型数字化档案管理技术。

数字化档案，以档案、电子文件、其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象，具有有序处理和集成管理的功能，涵盖了文件生命周期管理实践的全过程，远期目标是建立基础应用、业务应用、信息服务应用和系统管理与维护的平台，从而实现档案管理真正意义上的标准化、科学化。

经过上述分析我们可以看出，随着科技信息时代的到来，传统的事业单位人事档案管理逐渐显现出其局限性，为适应新形势，事业单位人事档案管理的改革、创新成为必然。本文简析了事业单位人事档案管理的重要性，对人事档案规范化管理中存在的问题进行了论述分析，提出了相应的对策。

【参考文献】

[1]贾文丽.档案事业统计年报制度的问题与建议[J].中国档案，2013（2）：34～35.

[2]崔丽.如何构建档案事业统计年报制度的研究[J].山东档案，2013（3）：33～34.

[3]李冬梅.《全国档案事业统计年报制度》解读[J].北京档案，2012（1）：32～34.