论加强档案信息化建设的重要性

王洁

【摘 要】档案是一种社会的信息资源，是最基础的资源也是国家的重要资源。档案工作信息化建设是档案工作跟随时代发展的产物，通过对信息化技术的利用，结合档案管理工作，为档案信息化建设提供基础，为档案事业的发展提供动力，加强档案信息化建设，需要增设相关单位的硬件设备，更需要相关的档案管理人员积极主动学习新的方式方法，提升信息技术在档案管理中的有效应用，提高工作效率，促进档案管理的秩序化和规范化，以形成新的档案工作理念和思想，让档案工作可以更加高效的满足社会对于档案信息资源的需要，体现档案管理的重要性。

【关键词】档案信息化;档案管理水平;重要性;信息资源

一、档案及档案信息化建设的概念

1.档案的概念

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

2.档案信息化建设的概念

档案信息化建设，就是在档案管理部门的组织下，对机关单位、企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠、提高服务机关单位、企业的必然要求，同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。

二、档案信息化的重要性及意义

1.檔案信息化的重要性

（1）随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。面对这种挑战，相关档案工作者要不断学习科学知识，加强档案的信息化建设，全面掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。

（2）纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，是顺应时代发展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。

2.档案信息化的意义

（1）档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下，档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源的有效共享。

（2）档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案管理人员必须打破旧有的管理思维，积极消除影响档案管理信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。

（3）档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等，人力资源投入大但效率低，档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量，还极大地解放了人力，提高了效率，适应现代社会快速发展的要求。

三、档案信息化建设的现状及存在的问题

1.档案信息化建设的现状

（1）档案信息化基础设施建设初具规模，我们由之前的纸质模式到现在增加了数码摄像机、数码照相机、扫描仪和数字、视频存贮转换设备，同时又购置了适合网络传输的复印机和打印机，逐步实现了计算机在文书档案工作中的运用，为开展档案的数字化工作奠定了基础。

（2）档案信息化网络传输平台已初步建成。建成开通了档案局域网，在档案网站上专门开设了政务信息、办事服务、行业要闻、市县新闻、公告信息、专题栏目、网上展厅等栏目，一个功能齐全、性能稳定、利用方便的档案信息传输、利用平台已初步形成，为档案馆信息化建设提供了基础和支持。

2.档案信息化建设存在的问题

（1）缺乏统一的标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

（2）档案管理人员业务素质有待提高。信息化时代下，高校档案信息化建设对档案管理人员的业务素质提出了较高要求。档案工作并不是简单地将档案进行接受、保管及提供上。新形势下，一个较为合格的档案管理人员需要熟练使用计算机、档案管理软件，还需要懂得档案管理规范、对档案信息价值有独到的见解等等。

（3）软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。

（4）数据保护存在风险。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。

四、对做好档案信息化建设的几点思考

1.加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境：一是档案管理部门都配备有现代设备，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统地整理，为档案的现代化管理奠定了基础。

2.构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上，因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。

根据标准化要求，一是建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养。真正建立起现代化的档案信息管理体系。

在新的历史发展时期，档案工作人员必须要紧跟时代发展步伐，关注科技创新，积极完成档案管理信息化技术的创新，从而带动档案管理水平的提升，实现档案管理的新突破，为档案管理事业贡献力量。

五、结束语

信息化建设是现代社会的一个关键词，各行各业都在比拼信息获取速度，因此，档案事业处于一个发展的黄金时期，档案部门需要加强档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平，完善档案信息服务质量，为现代档案信息资源利用提供更多更广的渠道，为档案信息化建设开辟新的道路，肩负起应有的历史责任。

【参考文献】

[1]刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进.河南省社会科学界联合会，2009年版.

[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理，2013（1）.

[3]段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策.科学技术学会， 2008版.