关于农村信用社加强档案合规管理工作的几点思考

杨帆

【摘 要】随着社会经济的快速发展，我国地区农村信用社也逐渐增多，如何作为农村信用社档案规范化管理，是信用社相关单位亟待思考的一个问题。文章主要结合当前信用社档案管理存在的问题，探讨相应的管理对策。

【关键词】信用社;档案管理;规范化;农村信用社

近年来，随着互联网金融的发展和市场经济体制改革的不断深化，国内信用环境有所改善，但农村地区的信用状况还不容乐观。加强农商信用社档案规范化管理，在提升信用风险防范级别的基础上，建立了客户诚信档案，进一步抵御诚信危机，筛选优质客户，有助于农村信用社的全面发展。

一、信用社档案价值体现

首先，信用社档案有重要的凭证价值。档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最根本的特点。信用社档案是确凿的原始证据和历史记录。它们可以作为审查、研究、争议、筛选和处理问题以及确定法律权利的基础、义务和责任的凭证。其次，信用社档案对于开发客户有重要作用。信用社档案对于客户群体价值的开发就起到了很大的作用。个人客户开发是开发的潜在客户，运用客户档案实现与客户的互动得来的。这种情况下，充分利用客户档案信息，把握了解客户在想什么，需要什么样的建议，并实施情感策略加强与客户的交流与对话，开发新客户并且维持客户对公司的忠诚度，实现了公司与客户价值的双赢。另外，信用社档案可以维护企业和客户的利益。信用社出现的各种凭证汇集形成了各级信用社档案。当信用社与客户之间存在经济纠纷时，信用社的业务档案在澄清是非，明确责任方面发挥着重要作用。同时，信用社档案可以改善信用社的形象。良好的信誉和卓越的业绩有利于树立良好的金融企业市场形象，增强企业力量。通过收集和归档形成的文件、实物文件、照片文件和视听文件，对于全面、真实、生动地提升金融企业形象起到了独特的作用[1]。

二、农村信用社档案规范化管理存在的问题

（一）信息化建设不足

档案管理信息化建设在过去一段时间内呈现出各自为政的局面，根源在于缺乏统一管理、统一规划。再加上已建成档案管理信息化的业务和技术性都有着非通用性，这也阻碍了档案信息化共享的实现及系统的形成。当前，很多地区仍使用单机版的档案管理软件，很难适应数字化时代的要求。即便有的地区已经开始普及数字化的档案综合管理平台，但功能尚不完善，导致档案信息面临较大的安全隐患，阻碍了档案管理信息化建设的步伐。

（二）安全体系缺乏

信用社在经营以及人事、绩效等方面形成了较为完善的制度，但是对于档案安全管理方面或制度缺乏，或制度制定流于形式，不具可操作性，未严格按照安全管理制度落实具体的档案管理行为和要求，常常使得信用社档案管理存在着诸多的失范问题，直接影响到信用社档案管理的安全性和规范化。例如，信用社档案重实体档案安全管理、缺乏电子档案及其介质的安全管理规定，以及相应的保密规定、借阅制度等，加之未结合自身档案管理工作实际，档案安全管理制度流于形式，不具可操作性，没有发挥出信用社档案管理中的制度优势和应有作用[2]。

（三）缺乏规范的管理体系

缺乏规范的管理制度也是农村信用合作社档案管理的重要问题之一。从理论上讲，农村信用合作社档案管理的主要内容有档案的收集、归档、鉴定、开发以及档案利用。但在实际情况下，农村信用合作社档案管理工作依旧处于简单水平，尤其是在档案鉴定、开发利用等方面还有很大的欠缺。这是由于档案工作者缺乏一定的认识和专业素质以及标准的管理体系，在实际工作中没有正确认识自己的工作，不清楚自己的责任。所以说农村的档案管理工作没有一定的保护措施，尚需完善。这样就导致农村信用合作社的档案管理工作不够先进，其管理效率较低，不能够有效的提升其服务的质量。

三、提升农村信用社档案管理水平的有效措施

（一）科学管理，提高效率。

完整准确的信息资源、科学规范的管理方法，是档案利用工作的根本保障。档案的提供利用是档案工作的出发点和终极目的，档案的各个工作环节最终都服务于档案利用工作，从收集、整理、鉴定、检索编目到安全保管，只有各个工作环节落实到位，才能实现档案工作标准化、规范化、科学化、信息化管理，为档案利用工作提供坚实的基础。随着科学技术的发展和信息化水平的提升，档案部门应及时改进档案管理方式、强化档案管理水平，在做好纸质档案管理基础上，逐步完善档案电子化管理，更好地记录各种文字、声音、图像和视频信息，由过去单一的纸质档案管理发展过渡到档案纸版与电子版双重管理。实现纸质检索与电子检索并存的利用方式，对档案资料的查全率及查准率提供双重保障，有效提升档案的利用效率。

（二）采用先进技术保障安全

随着现代信息技术在信用社档案管理中的应用的广度和深度前所未有，在提升信用社档案管理的信息化水平的同时，也应利用先进技术做好技防，提升信用社档案安全管理的信息化技术水平。例如，在信用社档案管理中采用消息认证技术、访问控制技术或者密码身份验证技术等，为信用社档案查询利用构筑一道安全防线;添置企业安全管理技术应用方面所需的硬件设备设施。例如，为信用社档案管理配备必要的UPS电源，使用单独的服务器，做好物理隔离，严禁接入互联网。此外，购置正版的杀毒软件和档案管理软件，设置防火墙访问控制技术、网络权限控制技术、属性安全控制以及只读型防改写措施等，做好重要电子档案信息的双备份，防止企业电子档案信息遭受到外部黑客攻击或者非法访问、恶意改写等，提升信用社档案安全管理的技术水平。

（三）设定口头信用星级标准

农村信用社的诚信档案主要由客户口头和电子档案两部分组成，根据口头信用使用率高的特点，对口头信用的采纳和识别采用了星级标准，一星为最差，星越多说明客户的信用级别也越高，更值得信赖。客户口头信用是前奏，电子记录是强化，特别是针对“熟客户”，建立比较系统缜密的信用走访记录，从客户的承诺到最后的完成，时间无论长短，都会记录在册。通过这种方式，可以减少一些不必要的描述，提高数据库构建的速度，并节省大量的财务、人力和物力[3]。

（四）提高农村信用合作社人员的服务意识

农村信用合作社工作人员的工作质量直接制约着工作人员的素质。目前，农村信用合作社的工作人员在工作中总体上存在着人的流动频率高的問题，许多新招聘的人员也有问题。为此，相关的高校管理人员必须在平时学习一些法律法规知识，同时，要进行培训，并通过考核。通过学习专业知识以及技能，在最短的时间里，提升全体农村信用合作社档案管理工作人员的服务质量以及工作效率。那么，为了能够充分的激励农村信用合作社的档案管理人员的综合素质，我们可以把他们的日常工作表现一起纳入绩效考核中，从而更好的鼓励他们工作。建立定期检查、年中总结、年终考核等完整的机制，只有这样才能从根本上激发人们的积极性和创造性。加强档案工作者的工作，促进档案管理的更好发展。

四、结语

综上所述，档案意识与档案工作的应用成效密不可分，信用社档案工作者应不断探寻新的服务方式，以超前的服务理念、优化的信息服务，确保档案的专业性、利用的主动性、服务的超前性，提高信息资源的利用价值。

【参考文献】

[1]刘大鹏.试论档案管理现代化[J].办公室业务，2014（7）.

[2]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017，24（06）.

[3]刘宇.事业单位档案管理现状以及规范化策略[J].才智，2016，35（16）.