信息化时代煤矿企业文秘工作探析

房睿

【摘 要】在现在的二十一世纪科技时代，信息技术发展得越来越快，生活中各个领域几乎都感受到了信息科技带来的便利，在煤矿企业中也不例外，煤矿企业中的文秘工作受信息化的影响打破了传统文秘工作的界限，使得煤矿企业中的文秘工作内涵变得丰富。新时代背景下，文秘这一职位对于煤矿企业的管理层越来越重要。因此，本文就在信息化时代中，对煤矿企业中的文秘工作展开分析。

【关键词】信息化;煤矿企业;文秘工作

信息智能化的发展给人们的生活带来了很大便利，让人们的工作效率也变高了。在煤矿企业中，文秘工作的方式也发生了很大的变化。在工作中，文秘工作者对于企业管理层非常重要。所以在企业工作中，文秘工作者需要对一些文秘工作技能有一个全面的掌握，对于目前的信息化状况有自己的工作方式，可以熟练地利用信息化技术进行文秘工作，为煤矿企业做贡献。

一、文秘工作特点

在信息化发展如此之迅速的大背景下，文秘工作顺应信息化发展大潮流，在原有的基础上又增加了很多工作职能，对于文秘这个行业来说，他们也有自己的工作特点。

（一）工作的高效性

现在的信息化时代是一个快餐时代，时间追着人在向前走，几乎每个上班族都在跟时间赛跑，煤矿企业中也是，文秘工作者当然也不例外。在文秘工作的范围中所涉及的工作内容非常多并且杂乱。在信息化时代，更加要求文秘工作的效率高。因为在工作中，文秘工作人员的工作效率和企业管理领导的工作效率有很大的关联，文秘工作效率高会让领导层的决策正确度更加高，对于煤矿企业的经济效益有很大的帮助，所以，在现在的信息化时代里，高效率是文秘工作的一大特点。

（二）工作的综合性

其实，跟大家所想的一样，文秘工作内容很多并且杂乱，所以在工作中，依据信息化手段，文秘需要掌握很多技能。在进行实际工作时，文秘不仅仅是处理杂务的工作者，文秘也经常以其他身份出现在领导的身边，比如参与计划制定的计划者、为领导提供意见的参谋者，外客到访时进行接待的接待者等。通常工作中，打印一些报表、统计工作表格、大体拟制文件还有组织一些大型或小型活动等都是文秘的工作内容。所以，在工作中，文秘不仅要跟领导接触，跟企业的其他人员也接触频繁。在工作环境中，与各级人员处好关系，帮助协调上下级关系和联系周围左右关系等都需要文秘去联系协调。所以，在工作中，综合性也是文秘工作的一个特点，因为工作涵盖的内容多而且要处理的人际关系也复杂

（三）工作的服务性

在煤矿企业中，文秘工作除了上述所说的综合性，还有一个最基本的特点就是：服务性。文秘工作者跟领导的工作联系非常密切。在工作中，文秘工作中的内容大多是根据领导的安排来进行设定的，没有特定地跟其他行业一样，做一个特定的工作内容，而是灵活多变的，以领导的工作内容为中心来进行文秘工作展开。进行实际工作时，比如像还有需要经过领导的口令下达进行会议组织以及召开这种工作，在开展一个项目时需要进行市场调研，这种工作也需要文秘去准备整理然后才下达到相关部门。等等这些工作的前提都是以领导的指令为主然后进行工作展开，保证各项工作的内容可以顺利进行，以确保领导的工作顺利开展并且高效完成。以这个为工作目标进行全方面工作服务。所以，在煤矿企业中，服务性是文秘工作的另一个特点。

（四）工作的协助性

如上述综合性内容中所提到的一样，文秘工作还有一个工作内容就是在领导需要提供建议的时候，及时的为领导出谋划策。所以，在文秘日常工作中，文秘人员需要在能力范围之内为领导提供建议。在提供建议的这一工作内容中，需要的不仅仅是文秘自身的工作技能知识，对于一些其他技能、专业知识也需要文秘工作者了解，文秘工作者自身知识内容储量丰富可以帮助领导做出正确的决定。这样在一定程度上还可以帮助煤矿企业持续健康的发展。在对领导提供建议的时候，文秘工作者需要注意掌握自己的工作界限，不能越界，当然，也需要文秘工作人员对于工作内容有预见性，在进行工作时，会有更好的工作效果产生，也会产生强的服务意识。

二、文秘工作内容的探究

在信息化时代里，企业办公的自动化水平越来越高，随着办公的自动化技术普及，需要文秘工作者了解的信息内容也越来越多。在办公中，最常见的excel、word等办公软件的熟练使用可以让工作效率提高。再者，办公室中的打印机、传真机等也需要文秘工作熟练掌握它们的使用功能，进行日常表格或文件复印打印时才不会出现纰漏。现在是互联网时代，有很多会议不用跟传统的一样将所有人聚集在一起才进行会议，现在可以利用网络进行远程会议。所以，文秘工作需要对互联网技术有一个基本了解，可以帮助领导人开展远程会议。还有进行资料收集时要善于利用网络，网络资源内容很丰富，文秘工作者应该善于利用互联网进行工作开展，日常的资料下载、各种信息搜集都是文秘工作者需要掌握的工作技能。

如上文一直所提到的一样，文秘工作者的工作内容非常多并且繁杂，所以，在日常工作中需要文秘可以有处理日常琐碎事物的能力，将各方面涉及的繁杂小事都可以处理妥当。此外，对于文字的编写撰写能力也是文秘工作中的一个基本技能，与人交谈的语言表达能力也是文秘必须具备的。煤矿企业中，信息化时代下，信息化资源的数量很大，信息内容也很多，对于这些信息内容，网络对其的表达方式很多样，所以，文秘在进行信息整理时需要利用自己的扎实文学知识功底以及自己的超强语言表达能力对这些信息内容进行整合总结，整理资料时应该逻辑表达正确清晰，让领导可以一目了然，以提高领导和自身的工作效率。互联网时代，每个人获取的信息方式都很多样，员工对于老板的信息收集变得非常容易，有时候，因为信息化的普及，企业内容会出现员工对公司或对领导有不满意的情绪在，在这个过程中，文秘工作者应该发挥其效果，协调员工和领导的关系，联系上下关系、左右关系、将员工的意见或者诉求及时传达给领导，将领导的指令及时传达给员工，让上下级关系变得融洽起来，从而可以使得企业可以快速健康的向前发展。

三、对文秘工作者的建议措施

信息自动化的普及对于文秘人员提出了更高的要求，将文秘工作者的工作质量和效率提高是现在信息时代文秘行业的大势走向，办公自动化可以将办公室的管理有效改革，让领导者的时间也可以进行自动化管理，所以，文秘工作人员在这个信息大时代中应该跟上时代发展的潮流，及时进行互联网技能学习，利用信息化科技将自己的专业技能提高，并且丰富自己的知识内涵，将信息现代化的实际内涵应用到工作中，进行企业内部协调工作。善于利用现代化的工具将可以将文秘的工作质量和效率都提高。

因为文秘行业最基本的性质就是服务性，所以文秘工作者可以联系其他服务型工作人员进行工作创新，将思维转化过来，使被动服务变成主动服务。同时也将自己的工作态度进行一个转变，要主动地去热爱文秘这个行业，不要变得死板。在服务意识方面应该具有超前的服务意识，利用信息现代化的眼见对文秘工作进行探索，了解其规律性，进行动态适用性工作。

四、结束语

综上来说，在煤矿企业中，文秘工作者对于领导的帮助很大，在小方面来说是帮助领导进行工作展开，大方面来说，可以促进煤矿企业的经济发展。所以，文秘工作者在工作时应该利用信息化技术不断完善自己，适应信息化带来的转变。

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