企业档案管理工作存在的问题与改进对策

尹新平

【摘 要】随着经济的不断发展，企业的发展规模也不断扩大，其档案管理工作受到越来越多的重视。但是目前企业档案管理工作还存在很多问题和缺点，由于受到周围环境和单位实际情况的影响，档案管理的质量和效率还有待提高。本文分析了企业档案管理工作存在的问题，阐述了改进企业档案管理工作的几点对策。

【关键词】企业;档案管理;问题;改进对策

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。这一概念是随着市场经济的发展，企业信息多元化而产生的。企业档案在现代企业制度下，不应仅仅被看作是单板的历史记录，而应该给予企业档案一种新的定位。

企业档案管理的好坏对企业的发展起着重要的作用，一个先进合理的企业档案管理模式是企业发展的助推器。在日益发展的新形势下，各企业也会为了更好地适应市场经济的需求不断深化改革，制定新的发展战略。在新的发展战略实施过程中，企业档案管理必然会出现新的问题。

1、企业档案管理目前存在的问题

1.1档案管理人员专业素质不高。当前很多企业虽然在努力建立专业化的档案管理部门，积极制定本收集整理档案管理的规章制度，对企业的各项工作进行协调，但由于大部分管理人员缺乏专业的管理知识和管理手段，因此在实际的工作中使得很多实际问题以及突发状况得不到积极有效地解决和落实。

1.2企业档案管理制度不健全。当前很多企业档案管理缺乏健全的管理制度和监督机制，对企业的档案管理没有做出统一的要求，因此企业档案管理处于比较随意的状态，而且由于缺乏相应的管理制度，致使档案管理手段落后，管理方式停滞不前，使得企业发展过程中的很多资料丢失。

1.3档案管理不够规范。在一些企业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：一是案卷标题不规范。二是档号不规范。三是大部分案卷缺少卷内目录。四是组卷混乱现象比较严重。

1.4档案管理观念落后。一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

1.5在信息开发和编研工作上存在不少问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个人就来编研，使编研产品层次低、质量差、实用性不大、利用价值更小。有的选题虽好，紧跟形势，但因编研时间过长失去了时效性，影响了作用的发挥。

2、改进企业档案管理的对策

2.1转变传统的企业档案管理观念。在新的时代背景下加强企业档案管理模式创新，需要对传统的管理理念进行改革，在信息化时代，应该要加强信息化管理理念和管理模式在企业档案管理中的应用，使得企业的管理可以与企业的经济发展目标一致，从而促进企业的可持续发展。由于当前很多企业在发展过程中，领导人员对企业的档案管理体系所持有的观念还比较传统，对现代企业所面临的环境的认识不够，因此没有意识到信息化、科学化档案管理对企业发展的重要意义。对此，未来企业的发展过程中应该要积极加强对信息化档案管理模式的认识，建立完善的企业档案管理体系，对企业档案管理工作进行细分，确保不同人员的责任可以得到有效的落实。

2.2加强企业档案管理体系的构建。要建立完善的企业档案管理体系。在企业档案管理过程中，一方面要建立自上而下的领导管理体系，以便对企业档案管理中的各项任务进行有效地传递，从而使得企业档案管理处于一种平衡的状态。另一方面，企业还应该要建立一个比较明确的横向管理体系，即在一个部门内要建立完善的管理体系，加强部门领导者与部门员工之间的有效沟通，使得员工的诉求能够得到满足，员工在日常工作中的积极性能够得到有效的提升，當企业高层将管理任务分配下来时能够发挥不同人员的作用，切实完成各项工作。要建立长期性的管理机制，对企业档案管理进行规范。企业要想实现可持续发展，就必须要加强对长效管理机制的建立，管理人员要对管理的具体人员进行任务分配，结合企业的发展趋势和发展目标，设定具体的发展方向，建立起适合企业特点的管理制度，比如在对企业的人员档案进行管理的时候，应该要加强对工作人员的基本情况的了解，同时根据企业的发展目标，对人员进行培训。

2.3发挥档案管理人员的创新主体作用。首先，档案管理人员要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案管理人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。作为档案管理人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要。要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求。

2.4加强企业档案管理现代化。掌握现代化管理技能，提高综合素质。计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。要利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于企业和社会。

2.5加强基础工作。实现档案数字化是现代档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量文书档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。数字化后，还应对数据质量、图像质量进行检查，保证万无一失。

3、结语

总之，在企业发展过程中，档案管理工作时很重要的一部分。随着时代的发展，企业档案管理工作要进行一定的改革和优化。目前很多企业在档案管理中还存在着一些问题，这需要加大对管理人员的监管和考核，组织工作人员参加一些关于信息技术的讲座，培养其信息化意识和责任意识，从而提高档案管理工作的效率和质量，促进企业更加稳定地发展。

【参考文献】

[1] 吴强.从信息化走向知识管理探讨[j].中国勘察设计.2010（01）.

[2] 赵丽杰.新经济时代企业人力资源管理的探讨[j].科学之友（b版）.2009（02）.