采购类业务合规检查机制构建研究与实践

孙乐

【摘要】合规检查是合规管理部门或人员对各业务部门的合规遵循和管理情况、以及合规管理体系的运行情况和效果进行检查和检验。本文介绍7采购类业务合规检查的必要性和机制构建方案，并以A公司为例进行了案例分析。

【关键词】采购;合规检查;内部审计

企业内部审计持续探索实践“以风险为导向、以内控为主线、以治理为目标、以增值为目的”的内部审计模式，深入开展采购类业务合规检查，主动发现问题，提出改善意见，并督促整改落实，促进企业完善内控、防范风险、合规经营、提高效益。

一、采购类业务合规检查的必要性

（一）新时代依法治企的需要

党的“十八大”以来，党中央和国务院将全面依法治国列入“四个全面”战略布局内容，企业责无旁贷地要做好深化依法治国的实践者。

（二）企业价值创造和提升的需要

保障企业依法依规运行，可以推进企业改革的进一步深化，降低风险控制成本，促进业务发展，还有利于统一思想，加强企业员工队伍建设，提升经营管理水平，从而增加企业价值。

（三）拓展内部审计转型升级新空间的需要

随着内部审计理论及实践的发展，企业内部审计由财务审计向管理审计转型，聚焦主业选题立项已成为常态化工作。要适应新时代下国家和企业發展需要，内部审计还需要主动作为，改进审计思路与方法，拓展审计深度及广度，探索新路径，做出新贡献，保障企业持续健康稳定发展。

二、采购类业务合规检查的机制构建

（一）确定采购类业务合规检查的工作目标

客观公正地评价企业采购类业务规章制度设计的符合性及执行的有效性，促进企业全面提升合规管理水平。

（二）确定采购类业务合规检查的内容及对象

根据企业组织架构及采购权分布，结合企业经营管理历史资料与风险评估结果，确定合规检查涉及的主要业务及责任部门。

（三）确定采购类业务合规检查的依据

制度设计符合性评价标准为各业务领域内国家、行业所出台的法律、规章以及上级单位颁布的制度、标准等。将掌握的上级规定和要求与企业现有的制度流程标准进行参照比对，查找企业制度的设计缺陷。

（四）确定采购类业务合规检查的切入点

切入点有二，一是问题导向，梳理企业以前年度审计发现问题及风险事项、纪检监察通报、涉诉案件、风险事件、内控缺陷等，审查有无整改不彻底、屡查屡犯的问题;二是从合同切入，合同是具体业务信息的交汇点，从合同入手，往前后延伸，路径较短，可以较快了解经济业务全貌。

（五）梳理采购类业务合规检查关键流程和关键控制点

不同的业务有其自身的特点，管理制度必须针对业务特点进行适当的设计安排。对采购业务按特点可划分为3类：基建技改类、服务采购类、货物采购类，针对3类业务分别设计检查表单，明确关键控制点的检查内容。

（六）对关键环节进行实质性测试，确认执行的有效性

在自查环节，各责任单位按照设计的表格要求将关键点执行情况信息显性化，审计组再根据业务量的大小，确定不同的抽样比例，深入业务流程，实施内控执行有效性检查。

三、A公司采购类业务合规检查案例

（一）项目背景

A公司内部审计部门负责建立健全和有效运行公司内部审计体系、风险管理体系、内部控制体系和合规管理体系。A公司在依托人力、过程、信息技术三要素的转型升级推动审计转型的背景下，以采购业务合规性审查为抓手，将风险管理和内部控制的理念与方法融入采购业务，实现以科学管理提升企业价值的目标。该项目的工作目标为：通过开展全面、详细的自查，客观公正的评价，提升公司物资采购规章制度的完整性、合理性以及制度执行的有效性，促进流程优化和企业价值增值，保障公司战略目标实现。该项目的工作思路是：在A公司董事会的领导下，由内部审计部门牵头，由内部审计部门、纪检监察部门、法律事务管理部门、财务管理部门和制度管理部门组成检查评价工作小组，以国家法律法规、行业以及集团公司制度、要求为标准，在物资采购部门和仓储保管部门开展自查的基础上，评价检查公司物资采购现行制度的符合性、近3年相关业务制度执行的有效性。

（二）业务单位自查，报告自查结果

各责任单位成立专项自查组，制定自查方案，组织有关人员开展全面、详细的自查工作，编写自查报告。

1.制度设计符合性自查。自查单位梳理基建技改、采购、业务外包的风险点和控制点，对照国家法律法规、行业及集团公司的制度和要求，评估A公司有关现行制度是否符合国家、行业及集团规范，相关条款是否严谨，是否具有可操作性，填写《技改业务制度符合性自查评价表》《设备采购业务制度符合性自查评价表》《物资采购业务制度符合性自查评价表》《外包业务制度符合性自查评价表》，经单位负责人审核后报审计部门。技改业务制度符合性自查评价的主要内容是：职责权限;技改立项;项目招标;项目造价;项目建设：项目验收。设备采购业务制度符合性自查评价的主要内容是：采购业务集中度：采购业务人员岗位轮换：不相容职务分离控制：重要性采购业务集体决策：是否安排同一机构办理采购业务全过程;采购申请制度安排;采购计划管理;供应商准入;供应商管理：采购方式及定价机制;采购合同及技术协议管理;采购验收管理;采购供应管理;退货管理;采购付款管理;采购业务后评估：现行制度条款是否对公司所有采购物资均适用。物资采购业务制度符合性自查评价的主要内容是：采购业务集中度：采购业务人员岗位轮换;不相容职务分离控制：重要性采购业务集体决策：是否安排同一机构办理采购业务全过程：采购申请制度安排：采购计划管理;供应商准入;供应商管理;采购方式及定价机制：采购合同及技术协议管理;采购验收管理;采购供应管理;退货管理;采购付款管理;采购业务后评估：现行制度条款是否对公司所有采购物资均适用。外包业务制度符合性自查评价的主要内容是：职责权限;承包方选择;外包合同签订;外包价格：承包方履约能力评估：外包业务验收。

2.制度执行有效性自查。自查单位从A公司ERP、浪潮、合同管理等信息系统导出近3年基建技改、采购、业务外包的业务数据和财务数据，对合同进行全查，对照检查合同执行过程中关键控制点是否符合规章制度的要求，填写《基建技改项目情况自查表》《设备采购、物资采购、业务外包、维修项目及其他服务项目合同执行情况自查表》，经单位负责人审核后报审计部门。基建技改项目情况自查的主要内容是：（1）项目信息：项目名称;合同编号;（2）项目前期准备：是否有立项申请资料：立项初步评审;立项批复;是否进行可行性研究：是否有可研评审;可研批复;项目批复的资金总额;是否有初设方案（若为自筹项目，是否有计划）;是否经过评审;评审机构或人员;项目依据（批复文号/技改计划文号/临时计划，是否經过审批）;概算（计划）资金;（3）项目实施阶段：是否有施工图设计;是否经过施工图评审;预算金额;招标方式;入围单位的确定方式;招标时间;中标单位;中标金额;合同金额;合同工期;合同签定时间;投资变更审批;设计变更单数量;设计变更金额;设计变更是否经过审批;签证数量;签证金额;签证是否日清月结;（4）项目结算阶段：竣工验收时间;施工单位报送金额;建设单位初审金额;结算金额;是否出具结算报告;转固时间;（5）是否有后评价报告。设备采购、物资采购、业务外包、维修项目及其他服务项目合同执行情况自查的主要内容是：（1）合同信息：合同编号;合同内容;供应商;金额;原件是否归档;（2）供应商选择：采购参与方名称：合格供应商或试点供应商;（3）采购方式（公开招标、邀请招标、比质比价、竞争性谈判、指定）;（4）议价内容与合同签订内容是否相符：（5）合同签订的技术标准是否明确;（6）请购方;（7）采购方;（8）价格控制：目标价格;明细价格组成;是否审价;（9）采购数量的确定依据;（10）是否严格按照合同规定的内容以及技术标准进行验收;（11）采购后评估：验收过程中发现的问题：使用过程中发现的问题：问题解决措施。

（三）审计组复查，查摆各类缺陷

1.制度符合性复查。审计组查阅A公司基建技改、设备采购、物资采购、供应商管理、零部件业务外包、设施维修等20余项现行制度的关键控制点。在法律顾问的配合下，提出制度完善意见，确保制度条款设计完整、严密、科学合理，能够将国家、行业以及集团公司的要求一一落地。

2.制度执行有效性复审。审计组进驻被审计单位，综合采用询问、查阅资料、穿行测试、检查核对等审计方法，对照被审计单位自查表和自查报告，审查业务环节制度执行情况。

（四）加强整改跟踪，巩固合规检查成果

针对审计报告问题，A公司建立了整改情况动态跟踪台账，按季度进行检查，并将整改结果纳入绩效考核。通过压实责任、督促整改，截至年末，85项问题已完成整改79项，正在整改6项，整改完成率93%：根据审计意见，制度建设牵头部门、有对外委托或采购权的8个业务部门新编或修订制度23项，完善了业务关键点的控制要求，消除了不同制度条款之间的冲突，填补了制度漏洞。

四、结语

内部审计触碰利益高度交集的敏感区、风险区，是推动审计转型升级的重要举措。在掌握标准，熟悉流程的基础上开展审计，是实现审计价值的重要途径。落实风险管理“三道防线”责任，建立各部门联动配合工作机制，是内部审计增值的放大器。定期有效开展合规检查，对促进企业干部员工增强合规意识，集中力量解决内控缺陷，推进企业精益管理，以及增强企业防范各类风险具有重要意义。