高校一卡通财务管理中会计内部控制的研究

杨艳

摘要：在当前高校信息化背景下，加强会计内控是高校一卡通财务管理的重要内容，本文首先介绍高校一卡通财务管理的背景，然后分析当前高校一卡通财务管理存在的问题。最后结合问题及高校的实际情况给出具体的优化策略，希望能为高校的财务管理人员提供一定的借鉴与参考。

关键词：高校一卡通;财务管理;会计;内部控制

一、高校一卡通财务管理的背景

高校一卡通作为一种有效的财务管理手段，能够通过一卡通收支两条线的管理模式减轻学校的资金压力，提高资金的使用效率;通过系统自动化的管理模式[1]减少人为操作，强化过程监督，降低人员腐败风险，确保资金管理安全;通过联合高校的各个创收部门，实现资金的统一集中管理，有利于财务分析活动的开展;能够帮助高校找出薄弱管理环节，确定控制重点及发展方向;能够强化高校预算编制与资源分配的合理性，有利于高校领导者做出准确的管理决策，提升高校资金的管控能力;通过整合一卡通系统不同的模块，方便各部门调用所需的财务信息数据，提高高校的整体办事效率。如高校图书馆可通过调取高校学生的图书借阅记录了解学生的需求特点，从而有针对性的购置图书，减少资金浪费等。一般来说，高校的一卡通系统包含会计核算、资金结算、收费管理、财务信息查询、财务信息管理以及财务风险预警六大模块，这些模块相互独立又有一定的数据联系，在保证高校各部门良好的沟通协作的情况下，能够全面的提升高校的财务管理水平。但目前高校一卡通的财务管理还存在诸多不完善之处，急需采取有效的手段加强控制与管理。

二、高校一卡通财务管理中存在的问题

（一）内控制度不健全

近年来，各大高校都在积极的推进财务信息化建设，校园一卡通成为高校财务信息化建设的关键举措。但高校在不断升级和改进一卡通系统的同时，忽视了相关管理制度的建立和健全，使财务人员在展开校园卡的管理活动时缺少规范性的行为依据和标准化的制度约束，在管理上权责不清，容易滋生贪污腐败行为。而且目前高校将一卡通管理分为财务和信息化一卡通中心两个部门，但这两个部门缺少沟通协作，难以充分发挥管理实效。

（二）组织结构不完善

目前，高校的一卡通管理组织体系不够完善，职能岗位设置[2]不全面，出现管理真空，在执行相关内控措施时缺乏监管。一些职能交叉分散，权责不清晰，在出现问题时互相推诿扯皮，极大地影响了高校的内控管理效率，不利于高校的稳定健康发展。以高校校园卡补办流程为例，由于人员编制有限，高校的一卡通管理人手严重不足，存在一人多岗现象，制卡人员在进行校园卡补办汇总操作时可能出现原卡片未及时注销或打错重打的现象。此时需要有除卡务管理人员、财务部门人员的第三方监管审核，但是大多数高校在这一方面缺乏考量，加大了财务管理的风险，严重削弱了高校的会计内控力度。

（三）操作行为风险大

操作风险主要表现在资金清算环节。高校一卡通的资金清算与传统的财务结算不同，需要通过系统完成部分资金清算。而且一卡通系统与财务系统是相互独立的操作系统，数据口径不一致，这意味着一卡通的财务信息数据分别由系统自动生成和手工操作得到。如果在系统自动生成的数据财务信息系统中找不到对应的会计科目，就会出现数据紊乱，导致财务信息失真，加大了财务人员的资金管理难度。由于资金的流入流出缺少有效的凭证依据，如果财务人员的信息录入有误，系统管理人员又无法及时发现异常，即使在对账环节出现账实不符，也无法追根溯源，不利于会计内控管理，甚至会因为信息的不准确给高校带来巨大的经济损失。

三、高校一卡通财务管理中会计内部控制的优化策略

（一）完善会计内控制度

高校对一卡通从卡片申请办理到注销中间的一系列流程均要建立相应的管理制度，其中包括《一卡通授权审批管理办法》、《一卡通会计行为操作规范》、《一卡通收费管理制度》等。要细化各项条例，保证制度具有可操作性，加大高校内控制度对财务管理人员的约束力度，保证其工作有据可循、有法可依。以给高校各商户结算一卡通消费款为例。首先由信息化一卡通中心以商户为单位，分别打印结算期間段的清算报表。下发给各商户管理部门。管理部门再下发给各商户。各商户领取报表核对无误后，在报表上签字，交给其所属管理部门，部门领导签字后上交信息化中心。信息化中心领导签字后由管理部门递交到财务部门，由财务部门会计人员审核后制单，将消费款转入商户账户。将清算报表作为会计凭证的附件存档。

整个流程的规范性操作办法要在制度中做出明确规定，并及时对制度进行补充和完善，从而加强会计内部控制，防止人员腐败风险。

（二）健全会计岗位责任制

高校要严格按照不相容岗位分离制度设置相关一卡通管理岗位，如系统管理岗与业务岗的分离;数据管理岗与应用管理岗的分离;印章保管岗与票据使用岗的分离等。将收费、核算、结算等各个环节的岗位进行职权分离[3]。构建相互制约、相互监督的岗位管理结构，通过明确岗位权责分工，建立严格的会计岗位责任制度，根据岗位责任设置不同的系统操作权限，在结算、退款等重要操作环节设置复核流程，保障信息的准确性，安全性。

（三）强化资金对账管理

严格防范与控制财务资金管理风险，强化资金对账管理，需从以下几个方面着手。首先，负责现金操作的工作人员每日要将现金充值款项和一卡通软件报表中充值金额核对，填写现金送款单，及时上交给财务部门用于财务核算。财务部门人员将款项送至银行，存入一卡通专用账户，并及时制单;其次，对于商户一卡通消费款结算的审核与支付，严格按照规定的办理程序，定期比对收入汇总结果与上一周期存在的偏差，注意大额资金清算支付管理，发现异常及时停止支付;并要与银行合作，保持良好的合作交流，改进各项工作。财务人员要保管好相关票据，对管理流程进行详细记录并定期审核;最后，要建立严格的对账管理体系，保证即使在脱网情况下使用校园卡也能通过系统定期的平账和补记流水自动处理系统已生成数据，确保账实相符、数据一致。

（四）实现系统一体化

为了实现资金流动的双向记账，要加强一卡通系统与财务系统的数据对接，完成双系统下的一体化设计，从而促进高校的财务数据信息共享。具体措施为：在一卡通系统中设置与财务系统对接的会计科目，事先确定好借贷方向和金额计算规则等，保证数据口径一致，将一卡通中的信息数据直接导入财务系统中，自动生成记账凭证，由财务人员负责审核。不仅简化了数据操作流程，提高了一卡通财务管理的效率，减轻了财务人员的工作负担，还保证了数据的可靠、准确，降低了财务操作风险，保障了信息系统的安全。

（五）提升人员综合素质

高校要注重培养管理人员的综合素养，提高其财务风险防范意识，加强内控知识的培训教育，提升其财务内控水平。财务人员应与系统技术人员加强沟通协作，熟练掌握一卡通系统的操作流程，并适时提出改进建议，不断完善和健全一卡通管理操作系统。高校还需培养管理人员的应急处理能力，帮助其掌握一些基本的应急管理办法，及时有效的防范风险隐患。并且要通过加强职业道德的宣传教育提高管理人员的责任意识，明确相关职业规范和法律条例，保障一卡通会计内控体系的良好、稳定运行。

四、结束语

综上所述，在高校信息化的大背景下，加强高校一卡通财务管理中的会计内部控制对提升高校财务管理能力、提高财务管理水平至关重要。高校管理人员对此一定要引起重视，加快构建完善的一卡通信息系统管理体系。

参考文献：

[1]张晗迎.高校一卡通财务管理中会计内部控制的实施研究[J].财会学习，2018 （21）： 252-253.

[2]王梅.浅谈校园一卡通对高校财务管理的影响[J].经济师，2018 （01）： 220-221.

[3]章国栋.企业会计财务管理中的内部控制工作的强化策略研究[J].中国科技投资，2017 （26）.