条形码在档案管理工作中的应用

文/刘鸿平

1 前言

目前的档案信息化建设已经完成了目录级的档案信息管理，但目录数据还只是孤立在网络系统中，其与档案实物的联系还需要通过人眼观察和核实来完成，在涉及档案的存取、查借阅、复制等工作环节，依然要通过手工方式填写相应的表单，档案系统操作中也需要通过手工检索到已查借阅的档案再做查借阅记录。这种方式不仅效率低下，当一次涉及的档案数量很大而事情紧急时还有可能误事，繁琐的手续使得很多档案利用者有逃避或偷懒倾向，因而资深和重要技术人员往往不愿意走进档案室查借阅档案。这种低效的手续履行方式已经与快节奏的时代潮流严重不符，迫切需要新技术加以改进，条形码技术以其特殊的优越性成为了提高档案工作效率的新主角。

2 条形码技术概述

条形码是一组按照特定规则排列的条、空及对应字符组成的表示一定信息的符号，最早出现于上世纪二十年代，并随着计算机和信息技术发展起来的一门集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一身的新兴技术，其核心内容是用光电扫描设备识读条码符号，从而实现机器的自动识别，并快速准确地将信息录入到计算机进行数据处理，以达到自动化管理的效果。由于标准的完善、技术的进步，条形码技术已经广泛应用到超市、仓储、物流、医院等社会生活的各个方面，作为其扩展的二维码早已满天飞了。

3 条形码在档案管理中的应用

在档案或档案盒上粘贴条形码，再用扫码器识别条码，通过档案系统自动获取该档案或盒内档案的详细信息，这是条形码在档案管理中应用的基础，在此基础上，条形码技术不仅可以用于优化档案查借阅等工作流程，也可以用于改进库房管理，进而提高效率。

3.1 档案查借阅工作中的应用

档案查借阅是档案管理的一项重要工作。在档案查借阅工作中，档案利用者和档案管理人员必须履行相应的手续，这是确保档案安全的制度保证。查阅档案的工作流程如图1所示。

借阅档案的工作流程如图2所示。

在上述查借阅工作中，利用者填写查阅本，和在OA系统中提申请都是通过手工完成，在档案系统中做查借阅记录也是通过手工再检索一遍来完成。有了条形码技术之后，可以直接扫档案或档案盒上的条码，通过条码调取档案信息，如果是查阅，就直接在OA系统中生成查阅申请单，由查阅者到OA系统中确认后自动生成查阅记录，无需查阅者再做其他事情；如果是借阅，直接将被借阅档案信息在OA系统中自动生成借阅申请单，由借阅者到OA系统中确认后自动转入其审批流程，一旦审批完成，系统自动生成借阅记录，当借阅者归还该档案时，通过再扫码，自动调出其借阅记录，一键确认，归还记录自动完成。

当借阅时，这样做还有一个好处是无条形码技术时所没有的。不使用条形码时，按理借阅者在OA系统中提的借阅申请单需要审批人审批之后，档案人员才允许借阅者拿走档案，当审批人因不在电脑旁不能及时审批时，档案人员要么不让借阅者拿走档案，这肯定不利于档案利用，要么允许借阅者先拿走后审批，若是后一种情况，借阅者在拿走档案后有撤销其借阅申请单的可能，拿走档案又无审批单这又违反了档案管理制度。而使用了条形码技术之后，借阅申请单是由系统自动产生，借阅者一旦确认，不能再作回退或撤销处理，撤销权在档案人员这一方，可以保证做到档案先拿走后审批。

需要强调的是：OA系统是一个独立的系统，要想通过扫条码提取到的档案信息到OA系统中生成查借阅申请单，办法就是通过OA系统提供的接口进行，操控该接口来实现，实际上，用于自动生成查借阅申请单等由其他系统操控的表单接口是不存在的，需要由OA系统的提供商定制开发，这涉及到OA系统的改造升级问题。而由扫条码获取档案信息最好的办法就是对档案系统升级，升级的内容就是将条码的规划、设计、使用、维护、打印、查询、编辑等诸多相关应用的内容统统纳入其中，升级后的档案系统再来操控具有接口的OA系统生成查借阅申请单，并获取确认和审批结果，生成自己的查借阅记录。

对档案粘贴条码，既可以粘到每一份档案上，也可以粘到卷盒上，当粘到卷盒上时，扫该卷盒的条码表示该卷盒中所有的档案信息都被调用，除非该盒中有档案被借出未归还，未归还的档案信息不在调用之列，这种处理方法由档案系统自动实现。整盒整盒档案的查借阅，通过这种方式可以极大地提高查借阅履行手续的工作效率。

3.2 在复制申请单、携带审批表工作环节中的应用

在档案管理工作中，档案利用者复制档案也是一项很常见的工作，档案复制的工作流程与档案借阅大致类似，也是需要在OA系统中提复制申请单，也是要通过网络审批，没有条形码技术时，复制申请单也是由人工逐条录入，审批完成之后文印室才能复印，并将复制信息登记到档案系统中，有了条形码之后，直接扫档案上的条码，系统自动操控OA系统生成复制申请单，申请者确认后转入审批流程，审批完成之后自动将复制信息记录到档案系统中，文印室自动获取通过审批的信息。

以前，如果复制后的资料需要对外发送，还需要到OA系统中填写归档文件资料携带、发送审批登记表并打印、盖章、签字、登记、返回登记表、闭环等，作为对外发资料特别是保密资料的管理手段，填写工作由负责发送的人员逐件逐件地输入外发资料的信息，当采用条形码技术之后，通过升级的档案系统，直接调用原复制申请单中资料信息，操控OA系统生成该表单，由发送的人员在OA系统中补齐文印室的条码号、页数等数据，打印、盖章、签字、登记等等，直至走完全部流程。

3.3 在库房管理中的应用

3.3.1 智能密级架

目前档案库房里存放档案的装备已经用上了密集架，为使条形码在库房管理中发挥作用，需要对纯机械的密集架进行智能化改造。具体要求是：每一个密集架的操控面都安装扫码器、触摸液晶屏（简称触摸屏或液晶屏），底部安装步进电机，所有这些都通过网络与系统联网，密集架的移动可由系统根据需要自动控制，这样不论在任何一个密集架前，用该密集架上的扫码器扫档案（盒）上的条码，系统自动将该档案（盒）的存放位置等信息显示在扫码的密集架和所存放的密集架的液晶屏上，并在某些条件下，该档案（盒）存放位置所在的密集架自动与相邻的密集架移开一段距离，供该档案（盒）归位之用，存放完毕，在该密集架上的触摸屏上一键操作，密集架按位置要求自动合拢。

3.3.2 条形码和其它设计在库房管理中要实现的功能

图1

图2

（1）扫码器和触摸屏的加关电由系统控制，常设为定时自动加电和人工控制关电，在工作时段，液晶屏的常态是黑屏，除扫条形码和电脑指令外通过触摸屏幕被唤醒，在无触摸或密集架闭合以后重返黑屏。

（2）通过扫条码在液晶屏上能短时显示档案的存放位置，之后黑屏。

（3）库房小票，包括存档小票、取档取档、调整小票。取档、存档小票的设计思路是在档案人员的电脑旁配备有条码打印机，在确定要去库房取、存档案时，由该打印机将需要存取档案的档号、名称、位置按密集架分类集中打印到各自的小票上，每一个小票上打印一个临时条码，称为取档码或存档码，在扫开一次然后再扫闭合同一个密集架即失效，该条码是开闭密集架的专用条码。

整理小票的设计思路大致相同，就是在确定要整理档案的范围之后，通过打印带条码和整理档案范围的小票到库房一扫条码，所有相关密集架同时被扫开，整理结束之后，再扫条码，所有的密集架又自动合拢。

（4）在不使用库房小票的情况下，通过扫条码和操控触摸屏都能实现密集架移动的自动化、智能化，但密集架的受控是以电脑操作为前提，具体来说，存放档案时单独扫档案（盒）条码就能移开密集架的前提是在一定时效内电脑上有档案归还或入库操作，与之对应的闭合密集架就要通过触摸屏操作，取档案时移开密集架的手段就是触摸屏操作，闭合密集架的手段就是扫档案（盒）上的条码、触摸屏操作，而触摸屏操控密集架移出空当的前提是在电脑上有取档或整理库房的指令，且在其时效之内。

（5）档案人员在电脑上确定要取出的档案后，其所在的密集架上的液晶屏亮屏且有闪烁信号，并显示要取出档案的位置、档号、名称等信息。

（6）液晶屏具有密码解锁功能，每个档案人员都有自己设定的密码，符号式图形式皆可，该密码既代表自己的身份，同时也是操作液晶屏的钥匙。

（7）液晶屏具有检索和修改功能，可以检索各档案信息，修改其存放位置。

（8）进出库房的每份档案（盒）都需要在库房通过扫条码等操作来确认其入库和出库，库房存取档小票具有同样的功能。

（9）对无权限者或不是存取档案者密集架处于合拢并锁死的状态，确保档案安全。因此不是某档案人员管理的档案，相应的密集架是无法打开的，除非临时授权或动用某种特权。

3.3.3 档案库房业务流程管理

对库房的管理，首要的事情就是要将存放库房的每一份档案、每一个档案盒必须粘贴条码，并事先在档案系统中填写好该档案或该档案盒的存放位置，如果不填写档案存放位置，该档案的存取一定会遇到麻烦，这位置可以在电脑上或液晶屏上随时修改，因此，存放库房的每份档案和档案盒都在档案系统中有明确位置。

为方便总览库房全貌，档案系统应该具有显示库房档案总体布局图的功能，也应具有分级分层次显示档案位置布局的功能。相应地，档案系统应该具有对库房进行规划布局设计的功能，也应该具有对库房布局进行调整的功能，包括自动规划、自动优化、人工规划和调整，指引档案人员以最优次序、最优路线进行档案位置的调整。

当档案首次进入库房前，要求在电脑上发出入库指令，进库房后要求到密集架上扫一次档案（盒）条码，密集架自动移开，而使用存档小票时，在确定要入库的档案后，根据打印的存档小票扫开密集架，逐件存档，完毕再扫小票密集架合拢，合拢的时间就是其入库的时间。

档案人员在自己的电脑上检索到需要取出的档案并决定去取出时，直接去库房，相应密集架其液晶屏亮屏且有醒目的闪烁信号，并在该液晶屏上显示要取出的档案信息，该信息是由档案人员在电脑上执行取档操作功能发出的，在该液晶屏上输密码操控该密集架移开，依据显示的档号取出档案，当档案很多存放位置又分散时，记住这些档号是一件麻烦事，需要来回查看液晶屏，取完档案后要求将该档案在密集架上扫条码，密集架自动合拢，代表该档案正式被取出，如果取档案很多嫌逐个扫码麻烦，可以在其液晶屏上一键操作表示完成同样的功能。因此使用取档小票是捷径，条码打印机打印取档小票，到库房用该小票依次扫开密集架逐一取出档案，再次扫取档码密集架闭合。

当档案归还后，除了在电脑旁扫一次码，生成其归还记录外，到其存放的密集架前也要再扫一次条码，除了使密集架自动移开空当外，也代表该档案正式归还库房，存档小票实现同样的功能。

当需要整理库房或调整档案位置时，先在电脑上发出关于时段和库房位置的指令，然后再到库房才可以通过触摸屏操控密集架的移动，否则密集架不受控制。使用整理小票是该工作的捷径。

这样，档案库房不再是一个孤立的存在，它已经成为了档案系统的延伸，正式成为档案系统的重要组成部分，并受其控制。从档案入库、位置调整、查询、发取档指令、密集架开闭、办手续、归还、再入库保存，档案实物管理整套流程环环相扣，每个环节都有相应的检测手段，档案系统都有记载，所有的操作都有据可查，都能追溯到人，系统通过定期扫描和分析，每个环节的不规范不作为都能及时发现，通过考核整顿，最大限度地保证了档案实物的规范操作，从而实现了档案流转全过程的有效管理。

4 应用前景分析

每个智能密集架都安装有扫码器、触摸液晶屏、步进电机，这三个重要部件合计千元的成本比起一列六层五纵纯机械密集架两三万的价钱来说，简直可以用白菜价来形容而忽略，而且每个智能密集架的结构都是一样的，只要设计好一列密集架，一组密集架不论由多少列组成，都是同样的采购、生产、组装问题，只有通过条形码技术升级档案系统，并将上述硬件还有OA系统一起集成，这才是问题的核心，以目前科技发展水平，做这项工作不存在任何技术难题，因此，愿意尝试、愿意承担这部分费用的单位都能够实现档案管理模式的整体升级，而该市场的激烈竞争将会使该管理模式的普及成为一件指日可待的事。

5 结束语

通过以条形码为媒介的新技术运用，档案查借阅、复制、库房管理等环节工作效率将会得到极大提升，使档案工作能更好地服务于科研生产，同时可以使部分档案工作人员转移到更有意义的岗位上去，综合起来的效益将会是任何一个有一定规模的企事业单位都不能忽视的。