基于动态配置的不动产登记档案系统建设探析

李红玉

摘 要：不动产登记档案管理是不动产统一登记的工作中极为重要的组成部分。通过建立档案、整理档案和管理档案完成对不动产权利的记载、变更和保存，使不动产登记工作能够顺利、高效地进行。鉴于不动产登记的种类繁多，在登记的过程中需要具有专业的房地产登记制度。不动产档案管理是在动态配置的基础上进行建设的，本文主要从不动产档案管理建设目标和系统的内容、系统的详细功能、系统的技术特点等方面来充分展示和阐述不动产登记档案系统建设的总体情况。

关键词：不动产档案管理;动态配置;档案管理系统

0 前言

随着《物权法》的颁布与实施，我国的不动产登记制度的得以正式确立，2013年国务院常务会议决定将不动产登记责任与统一制度相结合，由国土资源部负责对全国土地、森林、海洋等不动产进行统一登记以及监督检查。该制度实施之后，不动产登记制度自此逐渐步入正轨，为了促进房地产统一登记工作顺利推进，不动产登记档案管理工作就显得特别的重要。对不动产登记档案进行管理有助于私人财产的权利保护，并有助于提高不动产登记档案的法律确定性和可信度。不动产登记档案是不动产登记工作得以顺利、高效地开展的基本前提，本文将从业务、架构和功能等方面进行详细论述，对房地产登记制度的研究和建设具有非常重要的意义。

1 不动产登记与档案系统建设

1.1不动产档案的产生

不动产是个人或者集体共同所有的私人财物，受到我国法律保护。但在现实生活中仍然存在因不动产财产产生的纠纷与矛盾，这意味着不动产需要更加完整和完善的法律依据和实施细则，因此不动产档案作为不可或缺的法律依据的重要性不言而喻，同时不动产档案也是保护不动产拥有人的重要凭证。

1.2 不动产档案管理业务

全国各地实行统一的不动产登记制度，不动产档案管理工作进一步提高了不动产登记的效果。不动产登记档案的主要特点有很多，其中包括多类型不动产，一般指土地和地上固定物。与房地产有关的档案可以划分为以下几个类型，包括房地产档案、土地档案、草类档案等。从保管的时间长度和期限上来看，多期不动产、房地产登记档案可分为长期档案、需要临时保管的以及需要注销的三种类型。三种基本档案之间存在密不可分、不断变化又不可替代的关系。从内容上看，不动产档案包括权证、合同文件、图表等文件，这些文件资料的专业性和独特性，使不动产的档案具备了不可替代性。由于这些数据资料和文件在不动产进行统一登记前由不同的部门记录管理，在数据格式以及数据标准上存在较大的差异，加上不同地区的不动产登记机构的登记流程也不尽相同，文件可以分为前位和后位等诸多因素的影响，建立统一的不动产档案管理制度势在必行，而将数据与业务流程相结合也是大势所趋。

1.3 不动产管理系统及作用

不动产管理系统利用电子信息技术进行不动产信息收集汇整及登记保存，公开透明登记个人、集体、企业等不动产信息，也具备查询功能，人们通过网站进入当地不动产管理系统进行信息核查。人们不用再只凭纸质文件作为唯一的不动产依据了，在一定程度上提高了不动产的安全性，不动产进行变更也能及时查询，保障了人民群众的财产安全。

2 不動产登记档案系统的总体架构

不动产登记档案作为国家重要的档案组成部分，其严肃性要求档案工作的准确，其繁琐性要求档案工作的高效。网络科技时代推动了社会的进步，不动产登记档案系统的建设已然变得尤为重要。从系统建设的初衷到关键技术的不断完善都要求我们对现代档案系统建设的重视和科学创新。

第一，系统目标和内容。不动产登记档案管理系统建设项目是对于信息进行仔细的处理，这样可以使得这些信息可以跟系统完美的相结合，让电子管理成为可能，同时很多的服务也可以在这个系统的帮助下变得更加地快捷，使得系统的的性能以及功能是完整、安全，进一步完善管理制度，保证档案管理的准确性和效率。管理系统包括档案资料和档案目录数据库的结构以及格式，整合各类不动产的历史档案资料。它与现有的不动产登记系统相结合，在系统的帮助下将信息编辑成文件，然后在登记的过程中，系统实现对于档案以及服务的共享，并且对于其中的数据进行分析，最后实现系统在不动产方面的功能，以保证整个系统都处于比较稳定的环境。

第二， 系统关键技术。在进行登记的期间，由于项目的不同所以收集到的资料也是不同的。原分权房地产和土地资料由登记的机构进行收集和整理，有一些比较发达的地方会采取相应的措施将地产方面的交易纳入系统中，这样就导致同一时期出现的资料数量比较多，在审计的时候也容易出现错误。那么在这样的情况下要怎样达到加强房地产、土地档案管理、档案不流失，不动产档案有序归档成为了该制度的关键。不动产登记无缝系统是对于不动产登记发证的过程、结果和使用进行管理的系统。其中主要是指原始档案的归档、复制等。登记系统诱导登记处节点或改造节点的归档，允许归档界面将文件格式信息和所附照片推送到归档文件系统。其中包括状态信息、文件内容、参考表格等。属性照片是指注册的扫描电子元件。档案管理员登陆档案系统后，进行一系列档案管理操作，如文件的填写或核对、打印、在文件柜中放置盒子、电子文档等。不动产的档案系统以及进行登记的系统是有两个不同的接口，这样就可以保证数据在一定的程度上是同步的。其次，包含动态配置的模式。这个系统最大的优势就是它能够使得所有的企业在这个方面都处于一个动态的配置过程，而且根据数据的不同进行相应的调整，以达到支持各类企业存档数据的作用。现在，存档模型有两种类型的分类标准，可以根据适用类型、登记类型。这两种分类可以应用于没有特殊要求的领域，在用寄存器检查和澄清了归档模型的结构之后，我们在管理的背景下对不同的归档文件进行了调整，归档系统大大减少和改进了归档系统的扩展。

第三， 总体功能架构。不动产档案管理系统采用“全编号目录-档案编号-卷内目录”的标准档案管理方法。这个系统主要是与登记制度进行有效的结合，但是两者有时相互独立的，一个负责文件方面的制作，一个负责管理，并通过接口提供档案研究和检查，为了实现对于登记结果资料进行有效管理，一般功能框架支持层主要由硬件、网络系统、服务器扫描数据等组成。为了使得系统能够更加稳定和安全，所以在数据层中输入的数据需要更加标准和准确，包括数据库中记录的数据和不动产登记系统中输入的数据。这两类数据都可由管理系统存储和管理，应用层通过接口和产权登记系统之间的无缝连接实现数据同步。不动产数据动态配置的功能，可灵活处理各类数据。

3 不动产登记档案系统的功能

不动产系统的主要特点是：档案模型的配置，目录的批量编辑以及打印、工具的自动连接和上传、原始文本管理、自动成盒、快速拉伸、不动产档案的制作和使用。档案系统为原始资料汇整及保存入档等等提供了高效快捷的途径，提高了相关工作人员的工作效率以及档案的准确性和复查率。

第一， 档案模型配置。配置档案在系统中是最基础的环节，也是使得系统有效运行的关键，考虑到历史档案的连续性，不动产档案的分类因地制宜。随着不动产档案数据的整理工作，需要增加新的领域和模式，目前不动产档案馆常用模式的分类标准有四种：按登记类型进行分类、按应用类型分类、对权利类型和混合类型进行分类。

第二， 基于特征码的便捷卷内目录编辑。卷内目录编辑是档案服务的重要环节之一。负责这个环节的工作人员在工作的时候主要是围绕着批量编辑目录工作的，对方便性的要求很高，所以系统使用特性签名在文件卷中编辑目录，即引入特定的代码，如拼音的部分缩写、识别码等，以将目录直接定位在卷内，这样可以提高卷内编辑的效率，在卷内编辑完成后打印卷内目录。

第三， 自动挂接上传。其中包括的主要有选择上传文件、选择自动匹配上传文件夹、条码标识上传。其中大部分使用的最快速度是选择文件夹进行自动匹配上传，称为“自动挂接上传”，主要是对历史档案进行分类或设计后扫描模式而定制的，它的用途是根据页数自动分成相应的文件夹。

第四， 智能组盒与上架。档案馆以“盒子”为基本框架单位。智能成盒功能，实现了一个盒子内多个文件的组合和盒子的取消。它还支持对文件号的连续检查，并在框中登记每个文件的框号。存档服务有不同的方法来管理架上的纸质存档。一种是正向快速货架，另一种是反向快速货架。这就是意味着档案室中每个货架和橱柜的顺序是预先确定的;反向快速脱壳盖尚未提前定义存档的存储位置。所有档案保存后，进入档案系统，批量填写档案文件的位置。

第五， 档案统计分析。档案的统计功能可以准确统计档案室所需的各项统计指标，主要包括对档案进行分类统计、使用统计、以及适应不同地点档案的统计功能，并可通过接口查询档案中的其他硬件信息。进入档案后，可以显示管理信息，比如当时的温度以及湿度，空气质量等。对于文件进行存档的时候需要进行多方面的查询，选择指定的类型并输入相应的字符。系统将自动检索当前指定类型的所有字段中的所有合格记录，并将这些记录返回给用户。特别需要注意的是，这个系统的全文可以通过分析技术快速检索电子文档的内容和输入数据字段的内容，并支持文件格式化。

4 结束语

不动产登记档案管理制度的建立，可以保证不动产统一登记的顺利进行和权利人的合法权益。登记处需要不同类型的档案管理。不动产档案管理的动态配置系統允许政府授权的单位和机构进行档案文件动态适应数据类型，通过无缝链接不动产登记系统和自动上传功能实现了数据同步，大大提高了文件管理的效率，而且具有长期和威严性。

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