数据库类型及其对档案管理的适用性

摘 要 数据库管理针对的是档案的目录、扫描件以及照片、电子文档等数据，这些数据普遍具有的特点有结构化也有非结构化的，新一代的档案管理系统从设计和实现的角度，对于数据管理系统的开发和利用已经进入了完整有效的管理阶段。本文结合混合型数据库档案管理系统的开发理念，对于这一数据库管理特性以及在档案管理中的运用情况进行分析，如档案的全文检索等，旨在研究如何提高档案的利用率，将档案的利用价值予以提升。

关键词 档案管理系统；数据库；结构化数据

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）188-0070-02

随着我国信息化建设的不断深入，信息资源在档案的行政事业管理中不断需要加强，以保证档案的管理和利用能够健康快速地发展。由于档案工作牵扯到的社会信息以及业务工作非常多，因此对于档案信息资源的开发和利用已经成为国企档案工作发展的基本目标，是适应国企改革发展需要进行的时代性的创新和变革。新时期档案实业要达到健康持续的发展，需要对各类文件、会议资料、电传等等加以管理，还有与企业发展有关的技术资料、科研报告、论文资料等，以及企业的立式档案，线性文件等都要加强管理。不同的应用领域，其侧重点也不尽相同。档案的管理系统涉及到的内容众多，当前运用计算机辅助管理系统，对档案的信息和实体进行管理，是非常有必要的。

1 数据库类型

数据库的管理平台包含了档案的管理系统的全部内容，从当前档案管理的数据库的发展里程来进行数据库的类型分类，可以看到：

从档案的发展初期，采用手工录入的方式，建立档案目录表，要求档案管理人员参照档案的放归规定，将各类纸质实体档案加以收集、整理、立卷和归档。进入计算机辅助档案目录管理之后，采用独立的计算机管理的方式，将档案的目录加以整理，形成了桌面式的數据库档案目录管理平台。到了互联网时代，依托网络建立大中型关系数据库，将数据平台中的扫描功能加以利用，形成了档案实体的扫描管理体系。

如今，数据库的全文检索功能，能够对档案的目录以及全文等加以扫描和管理，电子文件、多媒体文件等等，都可以进入非结构化数据管理体系中，而且通过管理结构的不断调整和优化，数据库管理已经达到了全文数据管理和数字检索的发展阶段[1]。

当前，国企的档案挂历I软件已经实现了数字化的接收、整理和编目的技术。通过计算机管理将档案的利用和移交全程加以运行，网络的查询以及调档等，通过服务，实现了管理系统的运行，即便是海量的信息，全文数据库技术通过OCR档案管理识别技术、电子文件全文内容索引和存储技术等，都能达到高效快捷的档案的索引和存储，提高了档案的查全率和查准率，能够将全文检索手段予以提高，对于档案的利用水平来说是十分高效和便捷的。但是，由于后台数据平台的数据库的类型的不同，在物理原理上，档案的数据物理储存的功能不尽相同，因此也不能保证数据段的一致性以及完整程度。这两类数据库的开发结构不同，因此在系统开发的难度上有所增加，增加了数据库维护的成本。

两类数据库的类型，分为传统的关系型数据库管理系统以及现代信息检索系统，前者的缺点在于不具备数据处理效率，灵活性一般，后者需要结构化数据以及元数据的支持。因此，在集成传统数据库管理系统的基础上建立新的数据库管理平台，体现数据存储的管理非结构化，将数据的关系特性和全文特性予以表现，构成档案管理的新课题。混合型数据库就应运而生，在当前国企档案管理系统中发挥着重要的作用。

2 数据库应用以及技术特点

1）数据库采用的是拥有自主知识产权的数据管理系统，支持关系数据模型以及强大的多语种核心语法集，能够进行高扩展性和稳定性的多语种检索全文，遵照标准化和开放性的原则，在数据访问中能够做到跨平台和标准化，为企业服务接口服务。

2）该系统的特点首先是能够对数据进行半结构化和非结构化的混合统一管理，对于海量的数据，从检索技术和数据库管理技术的角度出发，保证数据库管理技术中的事务性和完整性，对全文进行检索的数据查询功能利用的是非结构化索引融合，采用的是多种查询方式和相互操作的

实现[2]。

3）OCR识别技术，通过对暗、亮的模式的扫描，采用扫描仪等设备对字符进行识别，然后将形状识别为计算机文字，形成文本资料和图像文件进行分析处理。

4）PDF技术是通过设备的分辨，将文字、字型等封装在一个文件中，设置超文本连接或者动态影像等电子信息，提高集成度和安全可靠性。

5）全文信息自动抽取技术，是将文件的无关信息进行过滤，然后得到全文数据库的索引等的自动加载，将电子文件以附件的形式入库，提供原版的浏览。

3 系统架构

由数字化扫描将档案生成目录数据或者是电子文件，通过OCR识别技术生成档案，加载到档案资源库中，生成数据导入数据表，自动挂接电子文件，通过全文信息技术的抽取，建立全文索引。

用C/S和B/S相结合的模式提供档案信息的管理和利用，其中以C/S方式提供档案信息管理和维护功能，以B/S方式提供档案信息的检索和利用功能。

应用平台调用业务层数据访问接口，在不影响其他功能模块的前提下，构建五大业务功能模块客户端，各业务功能模块再通过数据层数据访问接口，采用混合型数据库管理系统，提供访问接口的服务：档案维护、档案管理、档案利用、系统检索利用和Web管理，只需更各业务功能模块和档案系统利用平台（Browser）相应的模块，就能通过档案系统管理平台（Client）问业务功能模块统一访问和操作数据库。整个系统可存放档案目录，可在支撑平台和安全保障的支持下对用户信息、日志信息、系统设置等系统数据进行维护，确保全文、电子文件等档案信息能够被安全、访问和利用，并在数据库平台中加以封装，并稳定、可靠地运行。

4 结论

新一代的档案管理系统，运用信息技术和网络技术予以辅助，不断提高档案信息化管理水平，也为档案调用等服务提供了技术和资源优势，能够让档案信息资源更好地服务于社会。

参考文献

[1]彭飞.基于格局理论的多模态语言档案数据库建设研究[J].北京档案，2017（3）：26-28.

[2]贺建英.大数据下MongoDB数据库档案文档存储去重研究[J].现代电子技术，2015，38（16）：51-55.

作者简介：李丽茹，航天四院四零一所。