信息化背景下中学档案数字化管理与建设研究

黄乾慧

摘 要：在信息化背景下中学档案管理走数字化发展道路要求档案管理工作人员帮助全体教职工树立档案意识，做到全员参与、在工作中做到实时归档，配合档案管理部门顺利开展档案材料收集工作;同时还要合并传统纸质档案检索系统，形成统一的档案电子检索系统;最后要加强电子档案网络安全性、可靠性及保密性工作，保证中学档案管理数字化进程顺利开展。

关键词：信息化背景;中学档案;数字化管理与建设

中学档案是对学校发展历史的记录，其中既包括珍贵的教育教学管理经验，又包括历届学校教职工及学生档案以及学校发展中出现的重大历史事件回顾，是学校发展历程的缩影，所以建立健全中学档案在校园工作中处于比较重要的地位。

在信息化大背景下，中學档案管理与建设走数字化发展道路也是大势所趋。档案工作人员要充分利用网络资源及计算机工具提高档案工作效率，提升档案部门服务水平，方便档案材料再利用及提高利用效率，发挥创新思维，因地制宜，及时解决中学档案数字化管理与建设过程中遇到的问题，保证中学档案管理模式数字化进程顺利开展。

一、中学档案数字化管理与建设途径

1.档案部门做好档案宣传工作，帮助学校全员树立档案意识

在传统档案管理模式下，学校领导缺乏档案管理意识，对档案工作重视不到位，认为档案工作完全就是档案部门的事情，和其他人员没有关系。很多学校平时并不收集整理应归档的资料，造成资料流失、损坏，在档案部门去收集时又拿不出，造成各种手忙脚乱、有的甚至制造假文件。

殊不知，学校每一位教职工都会产生档案资料，是集体贡献的产物，档案归档工作关乎学校每一位教职工及在校学生，小到一位教师的聘用合同、一位学生的学籍档案或者期中考试一个同学的语文考试成绩，大到全员师生参加的年度校庆、年终总结大会等等。学校档案是对所有在职员工及重大事件的实时记录，所以档案工作需要全校参与，需要每位教职工都具备档案意识，知道所在职位平时工作中都需要归档的文件种类，能做到在工作中实时归档，这样才能保证档案部门在年终搜集档案材料时能有迹可循。

为此，学校档案部门在一个教学阶段开始时就要做好各个种类职位需要收集、归档的材料类型以及相应的归档标准。可以针对学校不同工种制作档案归档小册子，保证不同类型职位上的在职人员都能知道自己在平时工作中哪些文件是需要归档保存的，保存标准是什么样的。并与各个职位代表召开碰头会，确定该教学阶段该岗位在工作进程中需要归档的文件类型，保证所有教职工都具备工作中实时存档的意识。

另外，为了保证档案材料收集工作顺利开展，档案部门要建立奖惩标准，校方领导出面对按照规定及时准确填写档案材料的教职员工给予奖励，对漠视档案收集工作、严重拖拉、填写材料不符合要求的给予惩罚，奖励和惩罚都要纳入各个职位年度绩效考核中。

2.建立规范、统一的档案电子检索系统

传统纸质版本档案检索系统要逐步合并入电子检索系统中，电子版本材料与纸质版本材料合并共用一个电子检索系统。针对一份档案材料如果既有电子版又有纸质版本盖章原版，那就在检索系统中标注，有需要借阅纸质版本盖章原版材料的需要到档案管理部门办理相应的手续才能借阅;但是，针对一些容量大、书本式的档案材料难以将全部内容转化为电子档案，只能以纸质的形式入库，这种情况只要在电子检索系统中建立该材料的索引，标注为“纸版，无电子版，需要查阅请到档案部门借阅”就可以了。

3.保障电子档案的安全性、可靠性和保密性

电子化档案不同于纸质版档案，档案工作人员的一个人工操作失误、按错一个键就有可能丢失所有的电子档案，所以要加强对档案工作人员的职业素质培养，同时要加强电子档案系统的稳固性，实行多级备份管理。同时也要保证存储电子档案材料的光盘或移动硬盘的安全，避免存放不当造成损坏、脱磁等。另外，可根据档案材料重要性及保密基本通过设置更改可读性、设置口令、加密等保障安全。

另外，由于电子化档案需要有针对客户的查阅窗口，是一个小型的局域网络，计算机故障、互联网病毒与黑客入侵等等互联网网络安全问题也会威胁到电子档案的安全，所以，要加强电子档案系统网络安全。档案人员还需定期备份，确保在遭受信息泄露后能够第一时间利用备份信息来恢复日常工作，减少损失。

就中学档案信息来看，有些信息是向社会公开的，有些涉及人事安排、工资福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就会出现信息泄露等重大问题。档案部门要建立保密保障制度并与员工签署保密协议。

二、总结

中学档案管理走数字化发展道路在信息化大背景下是大势所趋，档案管理工作人员要审时度势、充分利用互联网和计算机工具，提升档案管理工作水平，帮助全员树立在工作中随时存档、归档的意识，建立统一的档案电子信息检索系统，保证电子档案的安全性、可靠性和保密性。

参考文献：

[1]张静.校园数字化建设系统架构的档案数字化服务平台建设[J].现代情报，2010（11）.

[2]易南冰.信息化背景下档案数字化建设路径探索[J].信息化建设，2016（2）.

编辑 高 琼