新时期高校档案管理面临的挑战研究

2019-09-10 07:22杨柳
兰台内外 2019年22期
关键词:挑战档案管理高校

摘 要:新时期,信息化革命为进一步优化高校档案管理模式,有效提升其工作效率及质量带来了莫大机遇,但同时其本身的创新性,亦对高校档案管理工作开展提出了诸多挑战,有效应对挑战是当下高校档案管理必须深度思考的问题。在这样的环境背景下,有关高校档案管理方面的研究备受关注和热议。基于对新时期高校档案管理面临挑战的概述分析,着重探究其发展相关问题。

关键词:高校;档案管理;挑战;发展

大数据时代,信息数据已然成为人类生产资料和社会资源中的重要构成部分,并为人类各项活动的开展提供了广泛的信息支持。在这样的环境生态下,我国档案局专门成立了领导小组,负责数字化档案管理工作。对此,高校档案管理亦需紧跟时代发展潮流,实时动态关注现代科技创新,主动迎接挑战,砥砺前行,推进档案管理工作的深化变革,从而提升工作效率及质量。事实上,很多高校已逐步推广信息化技术在档案管理体系中的植入,并取得了显著成效,但某些方面仍有不足,面临着诸多挑战。

一、新时期高校档案管理面临的挑战

档案本身作为高校重要的资源承载,包括人事档案、学生档案、教学档案等多种类型,为高校系列活动开展提供了必要的信息支持,同时亦是高校管理工作体系的有机构成部分,历来受到高度重视,事实上也取得了显著成效。但是,在新时期,受多重因素影响,现阶段的高校档案管理面临着重重挑战,其发展由此迈入了一个新的征程。具体而言,近年来,随着高等教育的普及化、大众化,在国家扩招政策的导向下,高校办学规模不断扩张,生源数量亦是同步增长,加之各项配套的逐步完善,聚集了海量信息资源,使得高校档案管理面临着空前压力。在这样的环境生态下,信息化技术在高校档案管理中的应用植入,为之带来了巨大发展机遇,但同时亦提出了二重挑战。具体而言,大数据时代,高校档案的应用价值不断被挖掘,相关信息构成更是趋于多样化、复杂化,传统管理模式下,其功能定位局限于被动提供查阅服务,并且纸质承载方式,导致其服务效率大大降低,无法满足师生实际需求。虽然部分高校档案管理信息化建设已取得一定成效,但整体水平不高,利用率偏低,该方面的挑战仍旧客观存在。同时,在高度开放、自由化的互联网空间内,高校档案管理逐渐信息化,实现了部分信息资源共享,方便了师生使用,但亦暴露在相对复杂的安全环境下,信息安全问题日益突出,严重损害高校及全体师生利益的问题。除此之外,在宏观信息化建设趋势下,人依旧是高校档案管理的主体,其本身业务能力及职业素养亦面临着严峻挑战。

二、高校档案管理发展建议

面对高等教育发展新趋势,加之信息化变革导向,高校档案管理应主动迎接挑战,提高综合工作水平。因此,基于上述分析,结合实际情况,针对性地提出了以下几种高校档案管理发展建议,以供参考和借鉴。

1.强化思想认知

思想认知是行为实践的根源,該方面的建设对高校档案管理工作发展至关重要。新时期,高校档案管理工作的完美蜕变,始终离不开校领导及相关管理人员的支持。在以往的工作模式下,高校档案管理的价值未充分体现出来,导致其存在感不断降低,人们的重视程度亦然逐步削弱。对此,高校及全体工作人员应从充分重视档案管理工作开始,无论从思想建设还是行动上都要做出适时的转变。与此同时,信息化变革环境下,还需树立高度的大数据意识,充分借助网络推动档案管理工作理念及方向的转变,主动提升服务水平。基于此,高校档案管理信息化建设,还需物力、财力以及技术的多重支持,如此才能最大限度地发挥其应有价值。对此,高校需结合自身实际情况,协调好各项建设投入,适度加大对档案管理工作的资源投入,改善其运行环境,并紧密关注相关行业发展动态,及时导入先进科技,加强与其他院校的互动交流,共享有效实践经验,构建自身完善的档案管理运行机制体系,为后续系列活动开展奠定扎实的基础。

2.构建大数据库

传统高校档案管理模式,以纸质记载为主,信息丢失现象尤为普遍,并且服务效率极低,很大程度上降低了档案信息的利用率。随着高等教育普及化,办学规模、生源数量、师资力量、教学研究等诸多方面的发展,汇聚了庞大的档案信息数据,一定程度上加大了档案管理难度。而信息化技术在高校档案管理中的应用植入,则使得上述问题迎刃而解。对此,高校应加紧大数据库建设与开发,根据档案管理工作需求,合理设定相关功能板块,在实际践行过程中,还需严格执行国家相关标准,保证足够的人力、物力投入,依托现代科技,生成不同层级的数据库。在此基础之上,明确档案管理的核心价值及任务目标,制定科学的运行机制,引导相关工作人员紧密关注学校各项活动发展,并做好相关记录工作,生成真实、可靠的数据信息,及时录入到档案数据管理系统中,同时注重做好分类、整理等工作,以便于更好地服务师生需求,提高工作效率及质量。前期来看,档案大数据库建设可能需要较大的资源、人力投入,但长远上却效益非凡。

3.优化管理平台

综合来讲,高校档案管理所辐射到的工作内容极其宽泛,既包括学生档案管理,又有教师档案管理等,对于不同目标人群而言,其性质亦存在较大的差异。为了进一步提升高校档案信息的利用价值,在当下的信息化环境下,应结合实际情况具体分析,制定一套满足目标用户需求的大数据分析工具。以学生档案管理为例,高校在充分发挥自身人才培育主阵地优势的同时,加强与相关企业的合作,实现资金、人力、物力等优质资源的高度融入,进一步挖掘和利用学生数字档案资源作用,为系列教学活动开展提供导向支持之余,创新企业聘任服务。除此之外,如上分析所述,高校档案管理涉及到很多私密信息,一旦泄露可能会给师生造成不必要的困扰,甚至是经济、名誉等损失。正是由于高校档案丰富的价值,加之高度开放的互联网环境,使之日渐成为信息犯罪的高发地。新时期,高校档案管理必须重视和加强信息安全方面的建设,定期更新防火墙、病毒查杀等软件,并设置用户身份认证系统,实现“平安校园建设”目标。

4.提升服务水平

大数据时代,高校档案管理不应仅局限于记录保存,其关键和要点则在于应用,只有如此才能最大限度地释放该项工作价值,从而获得相关参与要素的支持和帮助。信息化时代,网络最突出的特点是资源共享。对此,高校应进一步完善档案管理工作平台建设,实现线上线下服务一体化发展,在充分确保安全的环境下,促进海量档案信息共享,提高其利用率。在此过程中,要着力加强对访问权的分配及把控,避免保密信息泄露,给校园安全造成不必要的影响。除此之外,基于大数据分析技术,高校档案实施分类管理,通过对各类电子数据资源的收集和整合,确保系列工作及时到位,并提升信息的准确定和专业性,帮助用户更加精准、快速地查找所需信息。例如,区别各个学科的优劣所在,可通过制图表的方式一目了然。某种维度上讲,高校档案管理作为一项系统化服务工程,除了共享建设之外,相关管理人员还需全方位考察收录信息的准确性、实用性以及真实性、及时性等,针对性地查找不足予以改善,并主动提供服务,提高档案资源利用率。

5.重视人才队伍建设

知识经济时代,人才是推动社会发展的恒动力,亦是高校档案管理有效应对新时期挑战的核心资本。信息化时代,先进科技在高校档案管理中的植入,形成了新的工作模式格局,同时多重方面的挑战,亦对相关从业人员提出诸多要求。事实上,人才业务素质方面的挑战是高校档案管理工作发展的关键,包括知识结构、能力组成、实践经验等。因此,新时期,高校必须提高对人才战略地位的重视,了解现代档案管理工作挑战的本质与核心,重视专业化人才发展,充分发挥自身人才培育主阵地优势的同时,适度加大该方面的建设投入。基于此,高校定期或不定期组织多样化的培训教研活动,及时更新档案管理工作人员思想理念,强化其服务意识,宣导先进科技,广泛邀请学术大家、行业领袖参与,共享行业发展经验,提高他们的综合能力素质,从而为高校档案管理发展提供必要的智力支持。同时,对于高校档案管理工作人员个体而言,其本身亦需关注新时期所面临的挑战,不断加强自主学习,了解大数据科技发展,关注档案管理最新发展动态,充实自身学识涵养,更好地应用于工作实践中。

三、结语

总而言之,新时期,高校档案管理面临着诸多挑战,要实现最大效益产出,应重视先进科技导入,依托大数据技术支持,不断创新工作模式,同时注重转变思想认知,提高重视程度,加强管理建设、服务建设以及人才建设。综合来讲,高校档案管理作为一项系统化工程,其在未来的发展还有很长一段路,希望学术界大家持续关注此课题研究,结合实际情况,全方位解析高校档案管理所面临着的各项挑战,并依托现代科技,针对性地提出更多有效发展策略,不断优化其服务结构,最大限度地实现其价值产出,从而推动高等教育持续发展。

参考文献:

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作者简介:杨柳(1983-),女,山西寿阳,本科,晋中师范高等专科学校馆员,研究方向:档案管理。

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