新时期高校档案管理面临的挑战研究

摘 要：新时期，信息化革命为进一步优化高校档案管理模式，有效提升其工作效率及质量带来了莫大机遇，但同时其本身的创新性，亦对高校档案管理工作开展提出了诸多挑战，有效应对挑战是当下高校档案管理必须深度思考的问题。在这样的环境背景下，有关高校档案管理方面的研究备受关注和热议。基于对新时期高校档案管理面临挑战的概述分析，着重探究其发展相关问题。

关键词：高校;档案管理;挑战;发展

大数据时代，信息数据已然成为人类生产资料和社会资源中的重要构成部分，并为人类各项活动的开展提供了广泛的信息支持。在这样的环境生态下，我国档案局专门成立了领导小组，负责数字化档案管理工作。对此，高校档案管理亦需紧跟时代发展潮流，实时动态关注现代科技创新，主动迎接挑战，砥砺前行，推进档案管理工作的深化变革，从而提升工作效率及质量。事实上，很多高校已逐步推广信息化技术在档案管理体系中的植入，并取得了显著成效，但某些方面仍有不足，面临着诸多挑战。

一、新时期高校档案管理面临的挑战

档案本身作为高校重要的资源承载，包括人事档案、学生档案、教学档案等多种类型，为高校系列活动开展提供了必要的信息支持，同时亦是高校管理工作体系的有机构成部分，历来受到高度重视，事实上也取得了显著成效。但是，在新时期，受多重因素影响，现阶段的高校档案管理面临着重重挑战，其发展由此迈入了一个新的征程。具体而言，近年来，随着高等教育的普及化、大众化，在国家扩招政策的导向下，高校办学规模不断扩张，生源数量亦是同步增长，加之各项配套的逐步完善，聚集了海量信息资源，使得高校档案管理面临着空前压力。在这样的环境生态下，信息化技术在高校档案管理中的应用植入，为之带来了巨大发展机遇，但同时亦提出了二重挑战。具体而言，大数据时代，高校档案的应用价值不断被挖掘，相关信息构成更是趋于多样化、复杂化，传统管理模式下，其功能定位局限于被动提供查阅服务，并且纸质承载方式，导致其服务效率大大降低，无法满足师生实际需求。虽然部分高校档案管理信息化建设已取得一定成效，但整体水平不高，利用率偏低，该方面的挑战仍旧客观存在。同时，在高度开放、自由化的互联网空间内，高校档案管理逐渐信息化，实现了部分信息资源共享，方便了师生使用，但亦暴露在相对复杂的安全环境下，信息安全问题日益突出，严重损害高校及全体师生利益的问题。除此之外，在宏观信息化建设趋势下，人依旧是高校档案管理的主体，其本身业务能力及职业素养亦面临着严峻挑战。

二、高校档案管理发展建议

面对高等教育发展新趋势，加之信息化变革导向，高校档案管理应主动迎接挑战，提高综合工作水平。因此，基于上述分析，结合实际情况，针对性地提出了以下几种高校档案管理发展建议，以供参考和借鉴。

1.强化思想认知

思想认知是行为实践的根源，該方面的建设对高校档案管理工作发展至关重要。新时期，高校档案管理工作的完美蜕变，始终离不开校领导及相关管理人员的支持。在以往的工作模式下，高校档案管理的价值未充分体现出来，导致其存在感不断降低，人们的重视程度亦然逐步削弱。对此，高校及全体工作人员应从充分重视档案管理工作开始，无论从思想建设还是行动上都要做出适时的转变。与此同时，信息化变革环境下，还需树立高度的大数据意识，充分借助网络推动档案管理工作理念及方向的转变，主动提升服务水平。基于此，高校档案管理信息化建设，还需物力、财力以及技术的多重支持，如此才能最大限度地发挥其应有价值。对此，高校需结合自身实际情况，协调好各项建设投入，适度加大对档案管理工作的资源投入，改善其运行环境，并紧密关注相关行业发展动态，及时导入先进科技，加强与其他院校的互动交流，共享有效实践经验，构建自身完善的档案管理运行机制体系，为后续系列活动开展奠定扎实的基础。

2.构建大数据库

传统高校档案管理模式，以纸质记载为主，信息丢失现象尤为普遍，并且服务效率极低，很大程度上降低了档案信息的利用率。随着高等教育普及化，办学规模、生源数量、师资力量、教学研究等诸多方面的发展，汇聚了庞大的档案信息数据，一定程度上加大了档案管理难度。而信息化技术在高校档案管理中的应用植入，则使得上述问题迎刃而解。对此，高校应加紧大数据库建设与开发，根据档案管理工作需求，合理设定相关功能板块，在实际践行过程中，还需严格执行国家相关标准，保证足够的人力、物力投入，依托现代科技，生成不同层级的数据库。在此基础之上，明确档案管理的核心价值及任务目标，制定科学的运行机制，引导相关工作人员紧密关注学校各项活动发展，并做好相关记录工作，生成真实、可靠的数据信息，及时录入到档案数据管理系统中，同时注重做好分类、整理等工作，以便于更好地服务师生需求，提高工作效率及质量。前期来看，档案大数据库建设可能需要较大的资源、人力投入，但长远上却效益非凡。

3.优化管理平台

综合来讲，高校档案管理所辐射到的工作内容极其宽泛，既包括学生档案管理，又有教师档案管理等，对于不同目标人群而言，其性质亦存在较大的差异。为了进一步提升高校档案信息的利用价值，在当下的信息化环境下，应结合实际情况具体分析，制定一套满足目标用户需求的大数据分析工具。以学生档案管理为例，高校在充分发挥自身人才培育主阵地优势的同时，加强与相关企业的合作，实现资金、人力、物力等优质资源的高度融入，进一步挖掘和利用学生数字档案资源作用，为系列教学活动开展提供导向支持之余，创新企业聘任服务。除此之外，如上分析所述，高校档案管理涉及到很多私密信息，一旦泄露可能会给师生造成不必要的困扰，甚至是经济、名誉等损失。正是由于高校档案丰富的价值，加之高度开放的互联网环境，使之日渐成为信息犯罪的高发地。新时期，高校档案管理必须重视和加强信息安全方面的建设，定期更新防火墙、病毒查杀等软件，并设置用户身份认证系统，实现“平安校园建设”目标。

4.提升服务水平

大数据时代，高校档案管理不应仅局限于记录保存，其关键和要点则在于应用，只有如此才能最大限度地释放该项工作价值，从而获得相关参与要素的支持和帮助。信息化时代，网络最突出的特点是资源共享。对此，高校应进一步完善档案管理工作平台建设，实现线上线下服务一体化发展，在充分确保安全的环境下，促进海量档案信息共享，提高其利用率。在此过程中，要着力加强对访问权的分配及把控，避免保密信息泄露，给校园安全造成不必要的影响。除此之外，基于大数据分析技术，高校档案实施分类管理，通过对各类电子数据资源的收集和整合，确保系列工作及时到位，并提升信息的准确定和专业性，帮助用户更加精准、快速地查找所需信息。例如，区别各个学科的优劣所在，可通过制图表的方式一目了然。某种维度上讲，高校档案管理作为一项系统化服务工程，除了共享建设之外，相关管理人员还需全方位考察收录信息的准确性、实用性以及真实性、及时性等，针对性地查找不足予以改善，并主动提供服务，提高档案资源利用率。

5.重视人才队伍建设

知识经济时代，人才是推动社会发展的恒动力，亦是高校档案管理有效应对新时期挑战的核心资本。信息化时代，先进科技在高校档案管理中的植入，形成了新的工作模式格局，同时多重方面的挑战，亦对相关从业人员提出诸多要求。事实上，人才业务素质方面的挑战是高校档案管理工作发展的关键，包括知识结构、能力组成、实践经验等。因此，新时期，高校必须提高对人才战略地位的重视，了解现代档案管理工作挑战的本质与核心，重视专业化人才发展，充分发挥自身人才培育主阵地优势的同时，适度加大该方面的建设投入。基于此，高校定期或不定期组织多样化的培训教研活动，及时更新档案管理工作人员思想理念，强化其服务意识，宣导先进科技，广泛邀请学术大家、行业领袖参与，共享行业发展经验，提高他们的综合能力素质，从而为高校档案管理发展提供必要的智力支持。同时，对于高校档案管理工作人员个体而言，其本身亦需关注新时期所面临的挑战，不断加强自主学习，了解大数据科技发展，关注档案管理最新发展动态，充实自身学识涵养，更好地应用于工作实践中。

三、结语

总而言之，新时期，高校档案管理面临着诸多挑战，要实现最大效益产出，应重视先进科技导入，依托大数据技术支持，不断创新工作模式，同时注重转变思想认知，提高重视程度，加强管理建设、服务建设以及人才建设。综合来讲，高校档案管理作为一项系统化工程，其在未来的发展还有很长一段路，希望学术界大家持续关注此课题研究，结合实际情况，全方位解析高校档案管理所面临着的各项挑战，并依托现代科技，针对性地提出更多有效发展策略，不断优化其服务结构，最大限度地实现其价值产出，从而推动高等教育持续发展。

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作者简介：杨柳（1983-），女，山西寿阳，本科，晋中师范高等专科学校馆员，研究方向：档案管理。