干部人事档案整理与装订的改革研究

胡艳芬

摘 要：干部人事档案是对干部的个人履历、思想品德、工作表现和政绩能力等多方面的记录，是组织和人事部门根据国家制定的干部政策法规，记录的干部培养选拔过程的资料。干部人事档案整理和装订工作，就是对这些资料进行搜集、归类、装订加工等，并且在后续的时间里对其不断的完善。传统的干部人事档案管理中的整理和装订工作不利于档案原貌的维护和档案资源的利用开发，并且工作效率不高，劳动量大，基于此本文研究了干部人事档案整理与装订的改革策略。

关键词：干部人事档案；整理与装订；改革策略

一、现行的干部人事档案整理与装订的弊端

第一、当前档案管理中，常常存在重复的整理和装订过程，大量的浪费了工作人员的精力和时间，对档案资源的开发和应用造成了影响。干部人事档案管理为干部的工作管理和调动奠定了重要的基础，多数单位的干部人事档案管理人员不够充足，管理档案众多，除了干部的档案还有员工和理退休人员的档案，同时档案材料逐渐增加，数量巨大，这就导致工作人员将大量的精力和时间用在档案的整理和装订上，缺乏档案资源的深层次开发，没有时间进行自我提升。第二、当前应用的案卷整理和装订成册的方式不利于对档案材料原貌的维护。档案整理和装订过程中的，裁剪、折叠、查找、内容增加、重新装订都会对档案造成磨损，甚至是毁坏，破坏档案的原貌。第三、当前的档案整理和保存方法不便于插卷、保密和利用。干部人事档案材料涉及面广、来源多，并且经常需要将档案拆开之后进行资料的插入，形成大量的人力、物力的消耗，很容易造成档案材料损坏。同时在拆装的过程中，也不利于档案内容的保密。第四、国家相关的干部档案管理规则规定，统一用16开的办公用纸，但是多数单位形成的材料纸张以A4纸为主，造成了一个卷册两种规格的情况。

二、干部人事档案整理和装订的改革研究

1、按件对干部人事档案进行整理

我国干部人事档案一直以来采用的都是案卷整理，打孔装订成册的方法，这种方法有很大的弊端，新时期的档案整理可以选用按件整理的方式，以此来节省人力物力，提高档案整理工作的效率。让工作人员从繁琐的工作中解脱出来，进行自我学习和提升，学习现代化档案管理技能。按件整理档案的方法也为档案的插卷提供了便捷，不需要将整卷拆开便可以插入新的材料，单件也比整卷的材料复印更加方便清晰。按件整理的档案可以按件将资料提供给档案利用者，为利用者和管理者都带来了方便，提高了档案管理的工作效率和服务质量。利用者可以快速的查阅档案，不用在因为查阅谋一份资料而拆开翻阅其他的资料，造成档案信息泄露。

2、采用不装订的方式代替传统的打孔装订

干部人事档案工作目标管理要求规定，每两年要进行人事档案的装订，这样的工作程序繁琐，需要大量的人力和时间，造成档案管理人员常年处于档案材料拆、装、订的重复劳动中，而在装订中为了追求整齐和美观，难以避免的会造成档案材料的损坏。新时期的档案管理中，可以借鉴文书档案管理的形式，不进行装订，按照姓名拼音首字母的顺序进行排列，既不用装订，又方便档案管理。在需要档案资料查阅时，不用在提供整卷档案，只有拿出需要的件即可。为了保护档案材料的完整性，可以采用活页文件夹装放档案，需要查阅时可以拿出文件夹中的资料，查阅之后在放回去即可。将档案存放到带夹的活页式档案盒中，可以避免进行打孔装订，保护了档案的原始性。干部人事档案改变以往装订的形式保存，是的档案整理工作大大简化，让档案归档整理变得简单容易操作，新收集的档案在插卷时，也无需以往的繁琐工序，只需要对新档案进行分类、编目、排序、插入和归档，简化档案人员的工作，让其有更多的时间进行新档案知识的学习和技能提升，更好的进行档案资源的开发。

3、档案材料规格应适应新时期发展的需要

除了档案整理方式和档案装订方式需要进行改革外，档案材料用纸应该进行规格的统一，严格的按照国家干部人事档案工作管理规定中的A4纸标准，与国际的档案规格接轨。当前的国际公文用纸幅面统一标准为A4型，新时期办公逐渐向自动化发展，档案人事材料用纸应该逐渐进行统一。统一规格的用纸可以为档案的采取和加工提供便利，满足新时期档案管理内容多样化的发展趋势。如果各个组织机构和部门均采用A4纸进行档案记录，在后续的管理和装订中，不需要进行加工，就可以让档案更加整齐美观，保持档案的完整性和原始性。

结束语：

干部人事档案整理和装订工作，是档案保存的基础，而改变传统的档案整理和装订的繁琐，解放档案工作劳动力，还需要档案管理工作人员不断的创新和改革，提高档案整理和装订的效率和质量。同时还应该不断地学习和借鉴新的檔案管理工作方式，提高自己的工作能力，实现档案管理的现代化发展。

参考文献：

[1]邢玉莉.干部人事档案整理工作存在的问题及对策[J].湖北职业技术学院学报，2010（04）：103-105.

[2]李慧权.试论干部人事档案整理方法的改革[J].城建档案，2014（03）：72-73.