高校档案管理现状及信息化的几点认识

王玉慧

摘 要：高校档案工作是高等学校重要的基础性管理工作，要纳入学校整体发展规划中。随着档案种类不断增加以及门类不断的丰富，档案信息的修复、保存、容错和信息提取都非常方便。本文结合高校档案管理的现状和信息化建设的必要性，对高校档案信息化建设做出初步调查与思考，总结几点肤浅认识。

关键词：高校档案;现状;信息化;认识

高校档案指的是能够反映师生在校期间的个人学习、工作水平以及道德素养等方面的书面材料。随着我国社会经济的飞速发展，对于以人才培养为首要任务的高校而言，以档案的形式记录下学校对人才的考察、选择、培养过程及培养成果是相当必要的，这些档案不仅是高校对人才审核的重要参考资料，也是未来国家或社会选拔人才所应该考虑的客观信息。因而，高校应该认清高校档案管理信息化建设的大势所趋，以高度负责的态度完善档案管理工作。

一、高校档案管理信息化建设的必然趋势

纸质档案的形成是有历史原因的。由于其自身的特点，纸质材料在管理、磨损、保存和修复等方面存在不足。

高校档案信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开放时效和利用的广泛程度。采取现代化管理手段存储的各种信息，不仅便于利用开发，产生更广泛的社会效益，而且能减少档案工作人员的工作强度，提高服务效率。2008年9月1日，由教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》正式发布。该文件要求“高等学校应同时归档纸质档案材料和电子档案材料”，并对高校档案信息化建设提出了要求。信息爆炸增加了高校档案管理的难度。高校扩招以来，学生档案、教师人事档案、行政人员档案、辅助人员档案等都呈现出激增的现象，增加了信息收集、信息筛选、信息编辑、归档和信息利用的难度。与此同时，对高校档案信息的需求越来越大，高校档案的利用效率也越来越高。随着现代科学技术的发展，档案管理专用软件的开发、利用和升级，高校档案管理的现代化和信息化已成为不可逆转的趋势。高校要适应时代的发展，就必须加快档案信息管理的步伐。

二、档案管理的现状

1.重视程度不够。虽然高校的档案有重要的意义和作用，与建立科研成果相比，教学计划的安排和其他主要项目，学院和大学的领导人通常不注意高校档案建设，忽视各类高校档案完成后的工作。与此同时，随着自主创业政策的推行和就业方式的多样化，学生和教师往往没有意识到学籍的重要性。学生对学生成绩的意义没有一个全面的认识。他们不知道，在中国国情和制度下，学生档案正在被转化为个人档案。如果不妥善保管，会给以后的工作和生活带来很大的麻烦，导致他们的合法权益得不到法律的保护和维护。

而且，很多高校还没有现代化信息资源管理的概念，不注重高校档案建设不仅仅是管理层人员的通病，而且也体现在学校专设的档案管理人员的疏忽上。身为高校专设的档案管理人员，却不具备全局观念，不能认识到档案之于学生以及学校未来发展的重要意义。很多档案管理人员在岗位上墨守成规，不能意识到信息化的先进技术为档案管理工作带来的助益，拖慢了档案管理的更新进程。也正是由于思想观念不能与时俱进，部分工作人员依旧采用旧有的档案归纳整理形式，安于已有的较慢的归纳整理效率，不思进取。倘若一所高校从领导层到档案管理人员再到普通学生，对档案管理的认识都比较淡薄，那么档案管理信息化基本也就是空想。结合我国现今的经济社会发展趋势，这种浅薄的管理意识必须得到根本性改变。

2.相对传统的管理模式。目前，高校档案大多采用传统的存储和管理方式，但没有发挥信息共享、信息提取和数据挖掘的作用。一方面，这种滞后的档案管理模式严重制约着高校教研工作的发展和档案价值的利用。同时也使得高校的档案管理人员对工作的创新缺乏积极性，而这又进一步制约档案管理工作的发展。另一方面，传统档案的保存不利于有效地面对自然和社会灾害。面对火灾、地震等自然灾害，档案的安全极其脆弱。这些都不利于新时期经济社会的可持續协调发展。

3.服务模式相对单一。对于档案管理来说，工作环境一般比较封闭，受传统观念的影响。大多档案管理工作者的思想观念还是比较传统，工作方式也比较单一。现在的利用基本上是“登门造访式”，普通档案管理只满足档案利用的行为和数量，忽视了利用的实际效果，未能建立起有效的档案利用体系。

4.人员专业化程度低。目前，我国的大部分高校已经逐渐增加对档案管理信息化的重视程度，但是档案管理工作人员专业化程度低这一基本现状短时间内还难以根除，部分新从事档案管理工作的人员缺乏档案管理工作经验，而资历比较老的档案管理人员则面临由传统管理模式向新型的信息化管理模式的转型，所以总体来说我国高校目前的档案信息化管理还有较大的提升空间。很多高校没有素质优良、具备专业化的档案管理水平的档案管理团队坐阵，缺乏能够同时具有专业知识和信息技术的档案管理人员。而且，档案管理人员专业化程度低的另一个具体表现是人员在从业前没有经过专业的信息化技术培训，专业本就不对口，还不具备将计算机技术熟练运用到档案工作中的能力，为他们日后的档案处理工作埋下了严重隐患。当然，在实际工作中，专业对口的档案管理人员数目居多，但是这些人员的年龄、学历抑或是知识储存是否对口就又是另外一个需要考虑的问题了。

三、当前高校档案信息化建设的对策

针对当前高校档案管理信息化建设发展现状和存在的问题，笔者就如何加强高校档案信息化建设谈几点肤浅的认识。

1.加强档案信息基础设施建设。要把档案信息化建设纳入高校的总体规划，就必须加强档案信息化建设的基础设施建设。促进整个管理工作的过程中，有必要提高计算机网络技术水平在高校的档案，让每个档案空间存储信息充分发挥它的功能，然后加强校园内部局域网的建设，以促进学生和教师查阅档案和其他信息资源。此外，我们应该与网络连接从而实现远程利用档案的单位通过校园局域网，实现档案的数字化管理。

在这方面，西北师范大学档案馆已经走在了前列。学校领导大力支持档案管理工作，划拨充裕的专项资金，用于档案信息化建设和打造高科技新档案馆;档案馆领导有前瞻意识和超前眼光，依托西北师大校园网的“信息门户”，打造先进的档案管理系统。档案管理人员与各处室工作人员多次沟通，对学校资料做好统一安排，科学合理地分类。各个单位所产生的档案可直接上传至新系统，便于所需之人在授权后即可在校园网直接查询，力争“让信息多跑路，让人少跑腿”。通过档案管理平台，为师生提供更便捷的服务。

2.建立健全档案信息化规章制度。加强高校档案信息化建设，首先，制定相应的管理系统，档案信息化的工作过程，操作平台管理系统的软件和硬件，和档案安全保密系统应该建立，这样才能真正做到有章可循，有章必依。其次，建立岗位责任制和管理人员安全管理措施。要规范数字化文件、电子文件的制作者，避免在搜索时含糊不清、文不对题以及识别不清等问题。此外，应该对用户的行为进行有效的监控，避免一些非法操作造成不必要的损失。同时，对电子档案的借阅、归还还应制定统一制度。档案部门作为“把关人”，可以在一定的职权范围内对传播的信息内容与形式做出自己的决定，从而影响档案信息的组织、加工和传输，发挥其“把关”的职能。

为科学有效地实施管理，在档案信息化建设之初，西北师范大学档案馆领导就依托国家法律，制定和完善了《西北师范大学档案管理制度汇编》《西北师范大学档案电子签名法》《西北师范大学档案馆电子档案管理办法》《西北师范大学档案馆信息化建设实施纲要》等规章制度，以使档案信息化建设顺利有序地开展下去。

3.强化档案信息管理工作中的组织协作。档案信息化建设，就是借用光电信号对档案进行保存、管理。因此，需要高校的相关部门建立统一的信息管理系统，将各部门之间的信息管理整合起来，根据信息化建设的总体要求，做好沟通和管理工作。加强软硬件建设和管理;加强对档案管理系统硬件操作平台和软件系统环境的可靠性、安全性和可用性的评价;加强档案管理的基金投资，依靠高校的学科能力强，确保档案管理的连续性和备份、存储私有云端的数据避免自然灾害造成损失。

4.提升档案工作人员的综合素质。档案信息管理的对象是看不见的无形客户，服务模式要求公开、透明、全面，所以要求相关人员更新服务理念，不断拓展服务领域，提高服务质量。因此，档案信息化需要大量的档案工作者的思想和专业技能。对于一些特殊的档案材料，对其写作水平和综合素质提出了更高的要求。所以这就要求相关人员具备熟练的计算机技能和一定的获取判断和使用信息的能力，在档案业务知识方面也要有一定的了解，既要对档案的管理，又要对計算机的操作和管理方向有所了解。高校应该增强对档案管理人员的培训机制，定期聘请档案管理方面的专业人员进行培训讲座。此外，高校应该针对管理人员制定严格的绩效考核制度以及胜者生存的竞争制度，根据档案管理工作人员的工作水平对其工资进行层次划分，激励其提高自身的职业素养。

档案信息化建设是一项积累长、投入大、见效慢的工程，因此学校需要不断加大信息化建设所需的人力、物力投入，完善档案基础设施，推进档案数字转化，加快档案信息建设，让档案发挥最大的社会效益。

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