提升数字化环境下高校档案管理质量的策略

丛日丽

摘要：随着社会的不断进步，经济的迅速发展以及科学技术水平的不断提高，数字化已经成为社会发展的一種必然趋势.数字化环境下，高等院校逐步地将信息技术应用到了档案管理工作中，不仅有效地确保了高等院校档案管理的合理性，同时还提升了高等院校档案管理工作的效率和质量.笔者对高等院校档案管理工作的特点、存在的问题以及重要意义进行了探究与分析，并提出了数字化环境下提升高等院校档案管理质量的有效策略，希望有助于高等院校档案管理工作的进步.

关键词：高等院校；档案管理；数字化环境

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2019）03-0089-03

随着科学技术的不断发展与进步，数字化技术应用的范畴越来越广泛.数字化环境下，给高等院校档案管理工作带来了一定的便利，有助于高等院校档案管理工作质量的提升，但是与此同时，以往高等院校档案管理中存在的不足和问题随之逐渐地暴露出来，并且对高等院校的相关档案管理工作人员提出了更高的要求.数字化环境下，高等院校在开展档案管理工作的过程中，应该充分明确自身的工作职责和方向，注重提升档案管理工作的质量.

1 现阶段，高等院校档案管理工作的特点

1.1 高等院校档案管理的智能化特点

随着信息技术不断的发展，数字化背景下，传统高等院校档案管理工作模式已经很难适应现代档案管理工作的需求.新的档案管理工作党方法和技术不断地被开发和利用，这给高等院校的档案管理工作带来了很大的便捷性，同时还有效地提升了高等院校档案管理工作的效率和质量，这些都充分体现了高等院校档案管理的智能化特点.

1.2 高等院校档案管理的信息化特点

高等院校档案管理的信息化特点并非是其特有的，而是整个社会发展的一种趋势.数字化环境下，信息化是高等院校档案管理工作的一个较为明显的特点.高等院校在开展档案管理工作的过程中，可以运用一些较为先进的信息化技术对实施对档案的管理.例如：在高等院校档案管理工作中应用城市云网络技术，这项网络信息技术的应用，实现了高等院校档案管理的无纸化和集中化.

2 提升数字化环境下高等院校档案管理工作质量的重要意义

2.1 有利于提高高等院校档案管理工作的效率

在传统的高等院校档案管理工作中，通常采用手工记录的方式实施档案管理和服务工作，这种工作方式往往工作效率和工作质量相对较为不理想，并且存在着一些不足和问题.传统的档案管理方式未能够充分发挥高等院校电子档案的重要优势.传统的手工档案管理方式与数字化环境下的电子档案管理相比较，电子档案管理速度远远高于传统手工档案管理，其工作的质量也远远超过传统手工档案管理.由此可见，数字环境下，高等院校档案管理工作的创新，更加有助于高等院校档案管理工作质量与效率的提升，同时还有利于提高高等院校档案资料的利用率.

2.2 高等院校档案管理发展的必然趋势

随着信息技术的不断发展与进步，大量的先进设备被广泛地应用，这给高等院校的档案管理工作带来了很大的便利.通过先进的设备以及技术的运用，高等院校档案管理工作效率与质量得到了有效的提升.然而，这些先进的设备和技术并未能够在高等院校得到广泛的普及和应用，高等院校相关档案管理人员依然在使用传统的方法对档案资料进行收集和整理，工作效率较低，先进设备的重要优势并未能够得到有效的发挥.数字化背景下，信息网络得到了广泛的普及，数字化档案管理模式出现，人们可以利用网络检索功能对档案资料进行查阅，实现了高等院校档案管理工作的与时俱进和质量的提升.由此可见，数字化高等院校档案管理模式是其发展的必然趋势.

2.3 有助于档案资源的共享

近些年来，互联网技术不断地发展，计算机已经得到了广泛的普及，网络技术应用的范畴越来越广泛[1].数字化环境下，创新了高等院校档案管理模式.数字化环境下，信息技术在高等院校档案管理工作中的应用，不仅可以有效地搜集和整理档案资料，同时还可以将档案资料进行共享.档案资料使用者可以通过网络进行相关文件的使用，有效地突破了传统档案资料使用的局限性.需要注意的是在进行档案资源共享时，应该确保档案资源的安全性，同时还需要加强对私密性档案资源的安全管理.

3 数字化环境下高等院校档案管理中存在的问题

3.1 缺乏档案管理主动服务意识

高等院校在开展档案管理工作的过程中，在档案服务方面通常缺乏档案管理主动服务意识，处于被动的局面.如果不及时的采取相应的措施解决这一问题，任其继续发展下去，就会逐渐的拉大社会和高等院校发展需求的距离，严重影响高等院校档案管理工作质量和效率的提升.由此可见，缺乏档案管理主动服务意识是影响高等院校档案管理工作完善和质量提升的重要因素，同时也是数字化环境下，高等院校档案管理工作中的一个重要研究课题.

3.2 档案管理观念较为陈旧

高等院校相关档案管理工作人员深受传统档案管理观念的影响，在数字化环境下，未能够及时地更新观念，放开思维，摆脱陈旧档案管理观念的局限，这将严重影响数字化环境下高等院校档案管理质量的提升[2].尤其部分高等院校领导阶层缺乏对档案管理工作的重视，未能够对高等院校的档案管理进行有效的指导，并鼓励相关档案管理工作人员创新档案管理方式.在这样的形式下，高等院校的档案管理工作的质量难以得到提升.

3.3 缺乏对档案管理工作的创新

现阶段，影响高等院校档案管理完善和质量提升的重要因素之一便是缺乏对档案管理工作的创新.缺乏创新的这一问题，不仅仅存在于高等院校的档案管理汇中，在其他领域中也普遍存在着这一问题[3].高等院校档案管理工作中存在的缺乏创新性的这一问题，致使高等院校档案管理模式较为单一，这不仅阻碍着高等院校档案管理质量的提升，同时还阻碍着高等院校档案资源的充分利用.

4 数字化环境下提升高等院校档案管理质量的有效策略

數字化环境下，高等院校在开展档案管理工作的过程中，应该结合以上存在的问题，积极地采取相应的措施解决这些问题，并注重高等院校档案管理工作质量的提升，以此提高高等院校档案管理水平.

4.1 更新观念，树立现代化档案管理观念

现阶段，数字化环境下，高等院校档案管理工作面临着新的挑战.高等院校在开展档案管理工作的过程中，应该做到与时俱进，积极的更新档案管理观念，树立现代化的档案管理观念.同时高等院校的领导阶层应该全面的认识到档案管理工作的重要性，充分发挥数字化环境的重要优势，紧跟时代的发展步伐，以此提升高等院校档案管理质量[4].例如：高等院校可以组织学校领导阶层以及相关档案管理工作人员进行培训，以此提高其对档案管理工作以及数字化环境的认识，协助他们转变陈旧的档案管理观念.另外，高等院校还可以组织需要领导阶层以及相关档案管理工作人员前往其他高等院校进行交流与学习，从中吸取其他高等院校档案管理工作中存在的优势，并及时发展自身工作中存在的不足，以此加快其档案管理观念的转变，从而不断地完善档案管理工作，提升档案管理工作质量.在对相关人员进行档案管理培训时，还应该加强对其的信息技术的培训，以此帮助相关人员树立现代化的档案管理观念.

4.2 加大数字化档案管理技术应用的力度

高等院校在开展档案管理工作时，通常受各种主管和客观因素的影响，档案管理方式较为落后，致使工作效率低，档案资源利用率低[5].高等院校档案管理的主要内容通常包括：第一，档案的记录工作；第二，档案的保存工作；第三，档案的检索工作.在传统的高等院校档案管理工作中，通常采用的是纸质的档案资料，在对这些档案资料进行分类、整理以及归纳时，往往需要消耗较多的人力和物力，不仅档案工作效率低，同时还极容易因为疏忽出现错误，从而严重影响高等院校档案管理工作的质量.数字化环境下，高等院校应该加大数字化档案管理技术应用的力度.高等院校应该加强数字化电子档案库的建立，并根据需要，有针对性地进行开放，同时还需要定期的完善档案资料.在完善档案资料的过程中，高等院校可以将电子档案库向广大学生进行开放，并鼓励学生自主的完善档案资料，通过指导员审核的档案资料，便可以交由相关档案管理工作人员进行统一的管理与储存，这样不仅分散了相关档案管理工作人员的工作任务，同时还缓解了档案管理工作的压力，有助于数字化环境下高等院校档案管理质量的提升.

4.3 创新高等院校档案管理模式

高等院校档案管理工作较为复杂，再加之高等院校档案管理模式较为单一，因此，数字化环境下，高等院校档案管理质量很难得到有效的提升[6].因此，高等院校应该加强档案管理模式的创新，全面的认识数字信息化技术在高等院校档案管理工作中的重要优势，深化数字信息技术在档案管理中的应用.另外，在创新高等院校档案管理模式的同时，还应该合理的建立起高等院校档案管理机制，在建立档案管理机制时，应该坚持实事求是的基本原则，并结合高等院校档案管理工作中存在的不同问题，对档案管理机制进行完善，以此提升数字环境下高等院校档案管理的质量和效率.

5 结束语

综上所述，数字环境对高等院校的档案管理工作具有重要的意义，然而实际中，高等院校的档案管理工作还存在着一些问题，高等院校应该提高对档案管理工作的重视，积极地采取相应的策略解决这些问题，以此不断地完善数字环境下的高等院校档案管理工作，并实现档案管理工作质量的提升.

参考文献：

〔1〕高元昕.安徽省一本院校档案工作规范管理评价指标体系研究[D].安徽大学，2017.

〔2〕郑彩云，向少华.“互联网+”环境下高等院校档案管理有效模式探讨[J].办公室业务，2016（15）：64+66.

〔3〕刘思思.高等院校档案管理规范化和档案信息现状的调查和分析[J].办公室业务，2016（13）：41-42.

〔4〕朱进.高校档案管理工作存在的问题及对策探析[J].河北工程大学学报（社会科学版），2015，32（04）：49-50.

〔5〕邱进文.高等院校档案管理体系建设中绩效管理理论的应用探讨[J].黑龙江史志，2015（13）：138.

〔6〕杨剑云.高等院校基建档案现代化管理探析[J].沈阳农业大学学报（社会科学版），2014，16（02）：162-165.