“企业档案”的情感披露

杨素珍

摘 要：档案管理工作要解决的问题，是把企业有价值的文件收归企业公有，提供给企业不同时期的所有人员共享信息资源，档案的凭证作用和法律作用尤为重要，在企业里档案发挥最多的作用是参考作用，别人是怎么做事情的，你不用自己亲自做一遍，拿来结果直接用即可，节省下来的时间、人力、物力是无法估量的，为企业做出的贡献是不能用具体数字所能体现的。

关键词：企业档案;情感披露;参考作用;凭证作用

央企档案的重要性，似乎人人都知道。但要踏踏实实地为档案做点事情，似乎人人都不乐于去做。大家都这么想，“档案仅是档案室的事情，与我无关，我只需要利用档案，我要利用档案的时候，檔案室就应该什么都有”。甚至于企业的领导人都认为：“我设置档案室，就是让你们做档案的，怎么还需要别人参与，那我要你们干什么？”     殊不知，档案人员守护的档案，并非档案人员产生的，档案理论中，有一个最基本的常识就是“谁形成，谁归档”。谁都无法代替文件形成者的功能，不是亲历人是无法说清楚文件的来龙去脉的，每份文件的关联关系、逻辑关系，只有经办人最清楚，只有他才能分类组卷出来。文件具有全员性和全过程性的特点，档案的生命周期中，自它形成的那一天起，对其所有的操作，都将决定它的质量，而非在既成事实以后所能“做”出来的。只有形成者对自己的档案有鉴定、解释、整理的能力，别的任何人，只要没有参与这件事情就没有这种能力。档案管理人员只能解决档案的外包装、存放位置固定、标识、检索目录的建立和如何安全有效地保管和利用等后续工作。如果说，“档案”是众多生产流水线上的产品，那么形成者就是生产者，档案管理员就是成品包装车间和销售车间。该产品质量好坏的关键在于生产质量而非包装质量，档案管理员的包装能给产品的是更好的辨识度和利用上的便利条件。

档案管理工作要解决的问题，是把企业有价值的文件收归企业公有，提供给企业不同时期的所有人员共享信息资源，不致使其沦落为某一人或某一部门的私有物品，以至企业信息资源无法共享，不能发挥其最大效用。如果说，企业的浪费行为，包括人力资源浪费、财力资源浪费、物资资源浪费，那么档案解决的就是信息资源的浪费，信息资源的浪费最终会影响到企业经营成本的上升，甚至使企业出现决策性失误，错失企业发展的最佳时机。马云曾感慨地说过：“打败企业的不是技术，是文件。”当然这里的文件应该主要指政府的批文。我们寻常百姓，不也是经常被自己的人事档案、户籍档案、缴费档案等各种掌握在别人手里的证明所打败吗？为此所费的周折，打掉牙往肚里咽的事，相信中国人都知道，说到底，是这些主管部门档案工作的失职，“你能证明你是你自己吗？”这不是笑话，档案就是这种能证明你是你自己的证据，而且大家都相信。这就是档案的凭证作用和法律作用，在企业里档案发挥最多的作用是参考作用，别人是怎么做事情的，你不用自己亲自做一遍，拿来结果直接用即可，节省下来的时间、人力、物力是无法估量的，为企业做出的贡献是不能用具体数字所能体现的。

整理档案的过程，是文件建立有机联系的过程，是标识、固化档案存放位置的过程。做档案的最终目的，是要做到在浩如烟波的文件当中找到你要的那一个，不仅存放该文件的档案管理人员能找到它的位置，任何一个人依据存放方法都能找到它，而且若干年以后，它依然如形成之初一样，安然无恙地呆在那里，存放的档案要能经得起时间的考验。

档案的质量可以反映出一个企业的管理状况。它是一项基础性管理工作，企业领导人是否将企业管理的井井有条、责权清晰，都可以在文件的质量中体现出来。在企业里，人人都是形成企业档案的一份子，都需要在企业的档案上，做到自己应尽的义务。所谓前人栽树，后人乘凉。如果谁都不想种树，那么谁都将无凉可乘。

那么为什么企业的档案会形成这种“事不关已，高高挂起”的局面呢？究其原因，大概无非有以下几个原因：第一，企业的管理者，不是企业的拥有者，没有把企业做成百年企业的冲动，不想在不能直接见效益的事情上花费时间、人力和物力;第二，上级对企业的考核中未涉及档案管理工作，下级的着力点亦不会将精力放在“吃力不讨好”的事情上;第三，档案管理的要求和规范是否有不符合实际或自相矛盾的地方，导致企业认为不完全按要求去做，也不会影响档案的利用。造成了企业领导的这种心理：“档案专业的要求是吹毛求疵、小题大做”，严格按照档案的要求去做，会感觉得不偿失、白耽误功夫;第四，档案管理是否和企业实际业务脱节，造成了档案管理自说自话，企业并没有将档案的要求设计到业务流程中，导致业务工作做完之后，需额外考虑按档案的要求再加工。导致如下结果，其一，加大了无谓的工作量;其二，事件已结束，没有做好档案的动力;其三，留下的资料不全，对未来的参考价值不大，可参考价值不高。倘若在工作流程中，能将归档工作作为每个部门、每个事件、每个业务的工作结点，将档案的要求嵌入到工作发生开始的时刻，业务工作里蕴含了档案的要求，归档工作能随着业务的结束，同时归档工作也能结束，档案工作就不会变成额外的负担，而如此遭人厌烦了。

在档案管理人员的安排上，现实中企业是这样的心理：“兼职做就足够应付这件事情了。”或者在安排人员时遵循这样的原则：“这个人别的都干不了，就让他干档案吧！”档案室人员的待遇往往很低，与库房管理员等同视之。殊不知，档案的性质，要求档案工作者必须具备强烈的责任心、细致的工作态度、严谨、专业的科学精神，较强的逻辑性和条理性以及不断的学习精神。每一份文件，在未来的时间长河里，会起到什么作用，有时候很难预测。档案工作者对文件的鉴定、整理和处置上的一个疏忽，或者意识上的错误都可能影响这份文件的终身命运，文件难见天日也是极有可能的事情，更谈不上利用效果了。因为档案管理员的管理不善会造成很多人的智慧结晶，因为“随便”的工作态度而消失的无影无踪，档案在关键时刻的凭证作用，往往因为管理者急功近利的驱动，难以发挥其应有的作用。企业的固定资产、资金、人才、档案都是企业的宝贵资产，固定资产、资金的管理会引起管理者充分的重视，可以花费人财物的投入。档案作为企业的无形资产，大多企业并没有得到很好的保护。对于管理档案人才的选择上，采取的往往是无所谓的态度。

在企业层级的管理上，更是体现出了档案专业在企业中的可有可无的作用。在档案管理理论及企业实际操作中，档案管理体制里，会设置一位主管领导，作为企业档案管理工作的最终决策者，由于档案工作的专业性，该决策者对档案专业是知之甚少的，档案室通常会挂靠到办公室、综合管理部等部门名下，该部门的负责人因为管理的工作种类会很多，对档案专业亦是知之甚少的，档案业务同时也会涉及到该部门的日常工作，怎么管理該部门的档案业务，是听档案室专业人员的，还是听管理办公室的上级领导的，大概是所有档案管理专业人员难言的尴尬，最终只能不了了之。档案的要求既不会落实到部门身上，也不会落实到各部门负责人身上，最后更落不到各部门兼职档案员身上，档案的要求最终只会落到一个人——档案室专业管理人员的身上。在管理的权利上，档案室与其他部门在企业中的地位不等同，专业档案管理人员与企业各部门负责人地位不等同的关系，造成了下级要求上级，管理权限的倒置，几乎成为档案工作无法跨越的障碍。档案管理理论上的体制设置形同虚设，根本无法达到档案管理的目的。

企业中的档案管理，更像是库房管理，档案室工作人员几乎是企业各部门的兼职档案员，归档管理不如说是档案室工作人员对档案库房的归档行为，在企业中归档的主体实际是档案室工作人员，与公司其他员工无任何关系，档案室专业工作人员依据自己对企业各专业的熟悉程度，猜测并严格、细致地做着档案整理工作，效率及其低下，结果错误百出。这样的局面无疑是对档案管理理论的一个莫大的讽刺，象牙塔里的想象，宏伟靓丽，现实中的实际，猥琐而又渺小。档案管理人员的全部精力都在用于替企业所有人做归档工作，哪里还能有时间和精力做档案编研利用工作，档案越不利于利用，企业就越没有动力在档案上花费时间，档案专业的要求就会被束之高阁，档案管理的不规范化，最后又造成档案利用上的不便，企业档案就陷于这样的恶性循环当中，循环往复。在企业的现实当中，无一例外，档案管理工作在企业管理中都处于十分尴尬的地位。

档案理论研究的学者，能否在档案管理体制上，重新做一下思考，因为你们的理论指导，对于实际的档案运行，具有“失之毫厘，谬之千里”的作用，企业的档案室是否一定要挂靠在某一个部门之下？如果说，一个企业的管理分为：财务管理、人力资源管理、生产技术管理、工程管理、销售管理、安全管理、开发管理，能否加一个职能管理部门——文件管理或是信息中心？是否能够真正将文件管理的功能蕴含在每一个部门的工作当中？档案管理在企业中的重要性是否应与其他管理职能等同起来？这是企业管理者需要思考的问题。文件管理类似于企业的安全管理、财务管理，人人都会参与，人人都会用到，人人都要做贡献。我们试想一下，如果企业是你个人的，因为某一人的离职或者职位变动，重要文件被有意或无意地遗失，这个损失，你如何能够估量？你要如何才能够弥补？一些规范化、精细化管理的企业，从员工入职的第一天起，就要教会员工怎么管理文件，从个体的生成文件、登记文件、积累文件、保管文件、移交文件到企业文件的整体生成体系、登记体系、积累和保管体系，没有自选动作，只有规定动作，只有这样做，才能构建一个高效率、精细化管理的企业。

要想搞好一个企业的档案工作，有人想，靠培训就可以了。单靠培训档案专业工作人员，能搞好企业的档案工作吗？那无异于将事情简单化了，业务工作可以靠培训档案管理员来实现档案标准化管理，但是还远远不够，在一个企业里，档案专业人员有多大的话语权和决定权，才是促成这件事的关键因素，企业领导人有多认可这件事情才是促成这件事的决定因素。

如果说，谁能挽救企业档案的命运，大概只有寄希望于企业有做成百年企业的目标;寄希望于企业信息化建设和大数据的应用，做到最大限度的自动化操作，降低工作人员的劳动量，将人们从过去整理纸质档案的繁杂、耗时、耗力的细节工作中解放出来;寄希望于让企业领导人看见档案的存在对企业运行产生的价值。也许这时档案才能拨云见日、发挥其应有的作用。