电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用

连朝霞

摘 要：做好电子档案管理，有助于实现档案信息化发展，切实提高档案工作效率与质量。加强档案信息化建设，是档案事业应对迅速发展信息社会的必然选择，其中做好电子档案管理是实现档案信息化发展的重要前提。本文基于此背景下分析探索如何实现电子档案管理信息化建设，并提出具体的信息化建设方案。

关键词：电子档案管理;档案工作;信息化建设

电子档案属于档案工作信息化建设中的重要内容，切实做好电子档案管理，有助于提高信息化建设可靠性和规范性，从而提高信息的处理效率。在实际生活中，各行各业的发展都离不开电子档案管理，但是工作管理方式不同，所以本文从以下几方面分析探讨如何有效实现电子档案工作信息化建设。

一、当前电子档案管理工作存在的问题

1.缺乏相应标准和规范

电子档案管理中相关的标准和规范是确保档案信息化快速有序发展的重要保障管理规范，主要包括电子档案的相关定义和移交整理、存储以及安全性保障、检索途径与利用方式等等。在当前电子档案管理工作运行的过程当中，由于工作人员缺乏一定的標准，在具体操作过程中，经常会导致业务范围以及业务流程操作不当，从而出现各种违反规范性问题。业务规范主要包括数字档案的资源描述以及术语标准、电子档案的原数据和文件格式、数据格式标准等。

2.传统载体档案数字化工作任务艰巨

电子档案来源主要有现有库存档案数字化、电子档案接收。库存档案数字化是电子档案的重要来源，庞大的库存是电子档案管理面临的重要问题。主要体现在数字化扫描必须要购买扫描设备以及计算机设备平板扫描，价格虽然便宜但是速度较慢，无法在短期内实现数字化转化。随着时代的发展和进步，有关部门在改革档案管理工作的过程中，在采购电子档案管理设备时经费不足，很难有针对性的选取。虽然快速扫描仪能够满足数字化建设需求，但是价格也十分的昂贵，支持的软件也价格不菲。对于档案管理部门而言，购买完整的快速扫描设备与软件具有较大的困难，再加之档案信息扫描工作量较大，要想在短时间内进行数字化转换，人力、物力、财力将严重影响着档案信息数字化的发展。

3.业务人员素质有待提高

信息化时代下档案管理面对的用户并不是传统意义上的真正用户，所以必须要对用户进行一定的限制，用户管理要求相对较高，管理工作需要不断的完善和实践。在信息化时代下全新的服务模式能够进一步方便客户需求，但是用户认可新服务模式必须要经过一段的适应过程，所以用户也要掌握相关技能，在此过程中加强用户培训是极为重要的问题。业务人员是电子档案管理过程当中的主力军，业务人员的综合素质会直接影响到电子档案信息管理的科学性，所以在管理档案的过程中，有关部门要充分的重视对业务人员的素质进行考核和引导，强化业务人员的专业素养。由于档案管理工作是依赖于网络与通信的全新型工作，要想实现电子化发展，必须要提高业务人员的信息化操作水平。但是根据当前的发展情况，能够看出大部分档案部门缺乏高技术人才，信息处理复合型人才以及档案管理人才奇缺，现有的档案人员信息技术操作水平偏低，甚至会存在信息技术文盲情况，尽管引入了先进的硬软件设施也难以有效发挥作用，所以无法实现档案信息电子化发展。

二、电子档案管理在推进档案信息化建设中的具体应用

1.切实加强硬软件基础设施建设，制定推行一系列标准和规范

由于电子文件是通过电脑进行数字操作以及传输处理的文件，电子档案主要是保存具有价值、已经归档的电子档案以及其他相关数据。所以要想有效实现电子档案规范化管理，必须要设置配套的硬软件设施，必须要加强硬件环境建设以及网络环境和系统软件建设。网络环境主要划分为局域网、公众网，实行双网物理隔离。基础软件主要包括网络设备以及档案数字化加工设备和服务器等等各项支持设备，必须要建设大容量的数据资源库。电子档案管理信息系统建设过程中，特别是操作系统应用建设中，必须要秉持通用、实用、可靠成熟的发展原则，选择当前最先进的操作系统。

系统选择必须要具备一定的包容性和开放性，属于可扩展的应用网络系统，能够在动态变化之中寻求发展之不变。应用系统可以是基本平台，能够提供灵活的自定义功能，可以根据档案室的实际情况，有针对性的自定义操作模块以及工作流程，确保档案管理软件具备开发潜力功能，能够涵盖档案数字化加工以及信息采集、处理归档、应用管理等全过程。电子档案信息化发展建设中应用到的许多关键技术属于当前信息技术和计算机技术、人工智能技术中最具有发展前途的科学技术。例如，数据仓库以及大量并发查询、海量数据存储与网络安全等等各项技术有效应用于电子档案管理过程中，能够大幅度提高电子档案管理系统的技术含量，进一步确保技术先进性。

要想进一步加强电子档案管理工作，必须要制定科学完善的电子档案管理标准以及规范制定相关的电子文件，必须要根据国家的相关标准以及电子文件产生的实际情况，分析电子档案管理的基本规律和计算机技术的特点，制定完善的电子档案管理机制。档案管理机制中应当包括电子档案的形成、积累以及整理鉴定、归档应用与统计保护等各项内容，明确规定电子档案的归档范围以及方式、保管要求与注意应用事项等等，并且要划分具体的范围贯彻落实好责任人以及责任部门。通过明确要求电子档案的归档方式以及整理要求、归档时间、相关程序等等，制定相关业务的检验标准，明确档案的归档手续和格式目录等等。

2.切实推进数字信息资源库建设，大力加强电子档案归案工作

加强数据信息资源库建设，必须要做好以下几方面工作：第一，是对本单位的相关电子档案以及自发文件归档时，必须要将电子档案挂入新的档案管理数据库。第二，对上级以及外单位来文资料归档时，必须要对原文扫描形成电子档案，然后挂入数据库。纸质档案库存量相对较大，必须要采用数字化管理模式，所以对于原有的库存档案数字化工作，可以采用分步进行方法先甄别档案，所以这步骤需要有经验的管理人员进行操作，根据时间顺序将利用率较高，并且具有较高价值的档案进行分类挑选，将这些档案进行数字化处理，同时应当实现单位调节，可以对用户急需的档案进行优化处理，确保档案的利用效率。

由于电子档案涉及问题较为宽泛，受限制的因素相对较多，如果只依靠档案部门难以独立完成，所以在电子档案归档时，必须要对形成部门以及管理部门、计算机部门、信息管理部门进行有效结合。由于电子档案形成部门不仅要熟悉管理业务，也需要了解电子档案的历史联系和形成规律，属于电子档案归档工作主要责任者，所以在工作鉴定时最具有发言权。档案管理部门必须有效掌握管理技巧和方法，能够了解当前的全局发展情况，切实做好把关以及统筹工作。

3.加强培训力度，加大人才队伍建设步伐

目前办公现代化以及网络化的发展趋势不断推进，当前档案人员中存在某些不适应情况，所以必须要切实加强档案管理人员的教育培训力度，提高档案人员的业务素养。通过提高档案人员综合素质，采用全方位、多元化的方式，可以选用“请进来、走出去”的结合发展原则，通过专题讲解以及个别辅导有效结合的方式进行共同教育。也可以组织档案人员进行外出参观学习，能够开拓档案人员的视野，切实做到取长补短，提高档案人员的业务水平，为单位发展提供准确的数据支持以及便捷的信息服务。

在具体的工作中，档案管理人员必须有效掌握计算机操作知识以及档案管理术语，了解运行程序的相关步骤，同时要对工作人员进行面对面的具体指导，确保每一位受训者能够弄懂每一个问题。电子档案体现的是全新的技术，必须要加强新设备的支持，所以电子档案管理人员不仅要掌握档案管理知识，也需要掌握计算机网络知识。档案人员应当提高自身的知识更新速度，有效调整现有的知识结构，从而适应信息化时代的发展需求。

在此过程中，根据信息化发展建设档案部门必须要打造知识全面且一专多能、具有敏锐的信息判断能力和开拓精神的复合型人才。档案管理人员不仅要具有文书方面知识，同時也要具备综合分析以及信息技术能力，能够懂得相关技术的专业知识，切实实现文理双通、文理复合。根据当前的基层档案工作人员的发展情况，能够看出具有大专学历以上的从业人员数量相对较少，人员结构较为单一，所以严重制约着电子档案管理工作的开展，为了进一步实现信息化发展需求，必须要加强档案人才的队伍建设，可以结合公务员招录以及人才选拔机制，有效改善队伍素质结构，使档案管理人才适应新的工作发展需求。

三、结束语

当前电子档案管理工作缺乏相关的标准和规范，存在不健全或者是不适应情况，电子档案在众多方面不同于纸质记录，所以电子档案规范管理工作中也面临着众多的挑战和机遇。所以相关单位必须要切实加强用软硬件设备的建设，提高档案人员的信息技术操作水平以及综合素养，才能够有效推动电子档案管理信息化的有效建设与发展。

参考文献：

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