高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及其对策

林荣

摘 要：高校人事档案是院校相关部门进行人事管理的载体，主要由人事、组织和劳资等部门所组成的管理人员，用于记录和反映个人基本情况、学习工作经历、社会关系、思想品德以及奖励处罚经历等原始凭证。对高校来说，在国家对教育事业深化改革和信息技术高速发展的背景下，人事档案管理信息化建设能够提升高校的管理水平，更好地服务于学校师生。本文以高校人事档案管理信息化建设中存在的问题为主要探讨内容，分析信息化技术应用于高校人事档案管理的有效对策。

关键词：人事档案管理;信息化建设;困境与对策

人事档案管理是高校人力资源管理的重要组成部分，为高校内每个教职工的工作成长历程进行了记录。通过对该教职工的基本信息、工作表现、业务能力、奖励处分等关键数据信息的评判，从而决定教职工的薪酬分配、职称评审、干部任免考察等内容。据调查发现当前我国很多高校对人事档案管理工作并不够重视，即便大部分高校都已经建立有效的人事工作组织机构，但“重人才引进、轻事后管理”的问题仍旧存在于高校的运营管理中。

一、高校人事档案管理信息化建设的价值

在我国人事档案建设是单位组织内对人力资源管理的一项重要特色，与个人的工资薪酬、社会劳动保障等内容直接挂钩，具有一定的法律效用。对高校来说，高校人事档案管理工作在实际操作中主要以教师团队为主体，是教师工资待遇、干部选拔以及工作评价的依据，也同样影响着高校的教学工作和科研工作。人事档案管理主要记载教职工的职业成长轨迹，因此也关系到教职工的切身利益。高校开展人事档案管理和审核工作，保证人事档案数据信息的准确性，既是落实中央政府的相关规定，也进一步规范高校人事档案管理工作，及时发现问题并解决问题，切实维护教职工的权益。

高校人事档案信息化建设的意义主要体现在以下几个方面：其一，人事档案信息化建设满足了人事工作发展的基础需求。由于人事档案管理是人力資源管理工作的重要组成部分，在人事档案中对教职工的信息、能力和专长等具有详细且真实的记载，高校加强对人事档案的管理也能更好地实现内部岗位调配和资源优化配置工作，提高教职工的工作效率;其二，人事档案管理信息化建设能够满足人事档案管理工作发展的需求。随着社会经济的发展以及大数据时代的来临，传统的纸质档案管理存在着易损坏丢失、人为涂改效率低的问题。这种档案归纳管理的方式也不再适应于信息化时代的发展需求，推动人事档案信息化管理能够提升高校的信息化建设程度，推进高校尽快完成现代化管理转型。

二、当前我国高校人事档案管理存在的问题

1.人事档案未实现专人专管

高校的本质是由国家财政拨款建设的事业单位，其人事档案应包括教职工的工作履历、考评结果、思想道德、入党入团、奖励处罚、职位任免以及工资现状等内容，且必须具备人事档案管理的全面性、真实性和动态性等基本特点。当前很多高校的人事档案管理都是由学校管理层组织、人事部门负责，高校内的人事档案管理工作也并不是人事部门的主要工作，一般情况下让部门内的某个职员兼任，即使达到了专职人员管理，也不能达到管理1000卷配备一名专职管理人员的标准。但人事档案管理所涉及的信息资料十分繁杂，相关部门不配合、档案管理不及时、重要材料遗失的问题频频发生。再加上人事档案管理本身存在保密要求，当事人无权查阅，使重要资料遗失后，查找无果，无法补充的现象时有发生，从而造成档案管理混乱、教职工日常工作受阻。

2.管理模式不够科学

高校人事档案管理是一项专业化程度高的工作，涉及到高等院校的人才队伍建设、教学资源建设、信息化管理与制度建设等，与其他门类的档案管理工作相比，高校人事档案管理呈现出更复杂、更保密的特征。人才流动问题在当前社会经济发展中属于职场新常态问题，很多高校为了提高教学质量大力引进高素质人才，但“人档分离”的隐患依旧存在于高校内部，档案与人事关系调转不及时，造成人员管理与人事档案管理工作脱节，给高校的正常运转带来了很多不必要的麻烦。

3.人事档案管理人员素质不高

人事档案管理工作本身存在涉及部门多、管理内容复杂、数据信息动态化较强以及档案内容的保密性问题，需要管理人员具备一定的专业知识，还要熟悉人事业务工作。同时，人事档案管理人员也要满足高校信息化建设的需求，具备基础的互联网思维，掌握一定的计算机操作方法。但当前高校内并未全部达到对人事档案工作派遣有能力的人员进行专职管理，也没有对相关管理人员进行定期培训，档案管理工作缺乏设计性和创新性，无法保证档案数据材料的真实性。

4.人事档案内容建设没有与时俱进

随着事业单位体制改革以及我国人事制度革新，对高校内教职工的评价不再拘泥于个人绩效评价。当前高校对教师的评价一般都是依据人力资源管理、组织绩效和团队绩效建立考核评价，人事档案的信息也更加全面。如果相关人员没有对人事档案管理材料信息及时更新，就会影响到后期业绩评价的客观性。其次，高校人事档案往往是对评价主体的历史经验记载，其内容并没有反映出教职工近期在教学科研工作方面的表现，特别是教职工自身的品德、能力等考核指标无法通过材料语言证明。另外，由于人事档案与教职工的切身利益紧密联系，因此高校内不乏存在着人事档案造假等现象，从而影响人事档案的有效性。

5.人事档案信息化建设滞后

“大数据”时代的到来对各行各业工作都产生了一定的影响，尤其是对单位组织的管理方式更是意义深远。但很多高校本身对人事档案管理工作不够重视，且投入人力和财力较少，只提供了基本的扫描仪和计算机这样的基础性设备。因此，高校普遍存在人事档案信息化建设滞后的问题，使纸质档案数据化建设还难以实现。现有的人事档案信息也只是满足日常管理所需的信息统计和查询服务，整体的运行水平较低、信息集成度不足，严重影响高校人力资源管理、人才招聘以及绩效考核等工作。

三、高校人事档案信息化建设的具体对策

1.建设人事信息档案管理的环境基础

在大数据时代下，信息化的管理手段是提高单位组织管理效率的必要手段。首先，高校要加大对人事档案信息化建设的资金投入力度，配备基础的设备硬件设施，按照相关规定将人事档案管理所投入的资金费用纳入到高校总体建设与财务预算中，并加大人才投入，制定严格的管理规章制度;其次，针对高校人事档案管理意识淡薄的问题，要重视思想观念的建设问题，通过宣传培训等方式转变内部职工的档案管理意识，同时对人事档案信息化建设工作给予一定的政策和经费上的支持，创造良好的基础环境;最后，基于人事档案管理工作专业性和机密性较强的特征，高校要针对这一岗位配备责任心强、作风严谨的管理人员，要求相关工作人员要熟悉人力资源管理和档案管理的相关法规政策，并对信息化建设和计算机操作有一定的了解。通过高校的培训教育能够最大限度减少人为失误的发生，提高人事档案管理的质量。

2.完善人事档案信息化建设的具体筹划

（1）人事档案材料科学分类

依据每个教职工的工作历史阶段、各地区的要求和规范，对每个人所对应的档案信息化进行分类。其中包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位职称学术培训材料、政审材料、党團材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国会议材料以及其他材料这几类。

（2）人事档案信息化管理系统建构

高校可以充分利用信息技术将数据采集、加工和利用融为一体，通过信息统一采集和计算机技术的加工处理，以提供数据接口的形式为不同的人群提供服务。尤其在数据管理和利用环节为了方便使用，管理系统主要的功能设计包括档案自动审核、档案业务管理、零星材料审核、档案在线查阅、纸质档案数字化、个人信息采集这六个部分。人事档案系统的搭建也可以采用自建和购买等方式，但购买形式优于自建形式，将硬件设备投入、系统开发以及后期对系统的维护工作全权交给第三方机构完成，建立符合高校自身发展的管理系统，满足不同的定制需求。

（3）人事档案信息化管理系统数据集成

高校人事档案管理系统不应是孤立存在的，高校应遵循数据共享原则，将人事档案管理系统集成在高校的信息化建设平台中;同时，人事档案信息化系统应对与教学管理系统、科研成果系统、人事管理系统、组织管理系统、财务管理系统和工会管理系统对接，实现各个系统的数据共享，提高高校的管理水平。

3.搭建安全高效的人事档案信息管理服务平台

在加大人事档案信息化建设经费投入的基础上，高校也要做好信息系统的安全维护工作。一方面，高校要保证新旧软件系统相互兼容，降低人事档案管理数据库数据崩溃的风险;另一方面，在管理系统内设置文件编号、模板应用、分类、统计、检索利用等功能模块。同时，做好涉密与不涉密人事档案信息的公开与保密工作，尤其要加强系统登录权限管理问题，防止因信息泄露或被非法篡改而引起的管理风险，保证人事档案信息管理服务系统的安全性。

四、结束语

综上所述，在当前的大数据背景下，面对国家政策改革导向，我国高校要重视人事档案管理中存在的问题，加强人事档案管理信息化建设，提高数据信息资源的使用效率，创新自身管理模式。做好人事档案信息系统建设的具体筹划工作，将该系统与其他管理系统衔接，并为高校人力资源管理干部管理提供有效的数据保障，从而促进高校健康发展。

参考文献：

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[2]杨 蓉.高校档案资源管理信息化建设的困境及其对策[J].环球市场信息导报， 2017（25）：122-123.

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