金融企业档案管理的现状与对策探究

张杰

摘要：如今，随着我国社会经济的快速发展和社会主义市场经济体制的不断完善，各行各业呈现出高速的发展态势，银行、证券、保险等金融企业迎来了前所未有的发展机遇，并且取得了显著的发展成就，在国家经济结构中占据着重要的地位，在一定程度上推动着国民经济的增长。档案是金融企业经营管理活动的直接历史记录，是金融企业的有形资产和无形资产，同时还是核心的信息资产，可以说金融企业的档案管理直接影响着其发展成效。基于此，本文将在分析金融企业档案管理现状的基础上，探讨加强金融企业档案管理的策略，希望为相关工作者提供有价值的参考和建议。

关键词：金融企业;档案管理;经济发展

在我国经济发展跃上新台阶和国家相关政策的支持下，金融企业在国家经济结构中所占的比重有所增加，档案作为金融企业最为重要的信息资产，在很大程度上决定着金融企业的各项经营管理活动，是金融企业内部管理的基础所在，加强档案管理工作，对于提升金融企业管理的科学性有着很大的积极作用，同时还可以提升金融企业抵御风险的能力。但是，长期以来，由于多种因素的影响，金融企业的管理类档案和业务类档案往往是分开管理，甚至一些金融企业不重视档案管理工作，档案丢失和利用档案办理假业务的现象时有发生，同时也导致了档案资源不同程度流失的后果，对金融企业的发展带来了一定的消极影响，准确把握金融企业档案管理的现状，并采取切实有效的对策给予解决，对其金融企业的发展至关重要。

一、金融企业档案管理的现状

档案管理是金融企业制定发展策略与创新管理模式的基础，从现阶段的情况来看，金融企业的档案管理还存在着诸多不足，尤其是小型的金融企业，工作人员有限，再加上工作机构设置不完善，档案管理制度不健全，导致相关工作人员很难专心地投入到档案管理工作中，但是随着金融企业的发展不断壮大，档案管理水平和企业发展能力之间的不协调性就会日益凸显，直接制约着金融企业的经营和发展。笔者认为金融企业档案管理的现状主要表现在以下两个方面：其一：部分金融企业档案管理的意识薄弱。一些金融企业非常重视自身业务的发展，却忽视了档案的收集，再加上一些档案管理人员的专业素质不高，工作内容和行为与档案管理规范有着一定的差异性，甚至一些金融单位让工作人员以兼职的形式来收集资料，这样就会很容易出现档案遗漏、缺失或者整理规范不一致的问题，在很大程度上降低了档案管理的有效性;其二，档案管理模式较为落后。随着社会经济的快速发展，尤其是在网络技术突飞猛进的背景下，各种新兴的信息技术逐步被应用到企业管理中，就目前的情况而言，大部分金融企业在档案管理信息化方面做得不够，尚未形成电子档案，同时也没有配备相应的档案管理软件，再加上办公环境的限制，导致档案库房、办公室和阅卷时难以分开，这样就会导致金融企业无法有效地挖掘出有价值的档案，失去了档案管理的价值，不利于金融企业的健康可持续发展。

二、加强金融企业档案管理的策略探讨

1. 增强工作人员的档案管理意识

针对档案管理意识薄弱的问题，金融企业要不断加大宣传力度，宣传档案管理的价值，促使相关工作人员认识到档案管理在金融企业发展中的重要价值，不断增强管理层与普通员工的档案意识，为更好地开展档案管理工作和提升档案管理质量奠定良好的基础。如金融企业可以通过开展宣传活动、创设宣传板报的形式来宣传档案管理的价值，而且在宣传内容方面，尽可能地选择新时期的专题教育或者其他金融单位的档案管理成果，促使金融企业内的上下级员工都能够深刻地理解档案管理的重要性作用，从心理上认同档案信息的价值，主动地提升自身的档案管理技术水平，不断增强金融企业的档案管理意识。与此同时，档案管理工作者也要重视自身的工作内容，努力做好档案的收集整理工作，以此来提升档案管理的质量，充分发挥出档案管理的价值，为金融企业的管理和发展提供有价值的参考信息。

2. 建立健全档案管理制度

完善的档案管理制度是保证金融企业档案管理工作顺利进行的保障，同时也是提升档案管理质量的基石，为了更好地规范档案管理工作，切实发挥出档案管理的潜在价值，相关管理者可以根据《中华人民共和国档案法》《金融企业业务管理规定》等档案管理的有关规定，并结合金融企业的自身情况，制定出符合企业发展情况的《档案管理办法》，进一步明确档案管理的原则、管理方法、档案编号和档案装具等等，保证金融企业档案管理工作有章可循，同时还需要建立全宗卷，把档案管理过程中的全部资料和组织机构沿革、大事记等一系列材料来集中保管。与此同时，金融企业还要进一步强化档案管理分级负责制，让档案管理工作纳入到监督和考核的范畴，结合单位开展的精细化管理与内控活动，针对档案管理部门、档案管理人员的岗位职责进一步明确，并且要确定考核维度，针对档案管理工作的质量对相关工作者给予一定的奖惩，以此来实现对档案工作的有效监督，全方位地提升金融企业的档案管理质量。

3. 加强档案管理的基础设施建设

注重档案管理的基础设施建设，才能跟上时代发展的步伐。金融企业要注重加强档案管理的基础设施建设，可以从以下两个方面着手：其一，加大信息技術在档案管理中的应用力度，信息技术在档案管理中的应用，不仅仅直接提升了档案管理的效率和质量，而且相对于纸质保存档案而言，信息技术可以很好地保障档案资源的安全性与有效性，尤其要重视档案管理软件的应用，方便相关人员快速、便捷地查找档案信息;其二，金融企业要积极地购置档案防护装具和设备，保障档案的安全性，尽最大程度来延长档案的保存时间，如档案装具可以采用安装铁皮柜或者密封架的方式，同时密封架还可以起到最大化利用空间的目的，档案盒需要采用正规的无酸纸档案盒，并且要实现档案室防水、防潮、防火等要求，保证档案管理的安全性，这样才能有效地发挥出档案管理的最大价值。

三、结论

在市场经济体制日趋完善和金融市场竞争日益激烈的环境下，金融企业更应该重视自身的内部管理，意识到档案管理在金融企业经营发展中的重要性作用，准确把握金融企业档案管理的现状，不断增强工作人员的档案管理意识，建立健全档案管理制度，加强档案管理的基础设施建设，切实提升档案管理水平，推动金融企业健康发展。

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