浅谈档案数字化发展的重要性

刘承玲 龙菲

摘  要：在当前的信息数字化时代，数字化档案已渐渐取代了传统的纸质档案，这使得档案数字化建设已提上了日程。本文对档案数字化管理的重要性进行了深入分析，总结了档案数字化发展的重要作用，以期为档案数字化建设提供重要的理论支持。

关键词：档案管理; 数字化; 重要性

档案是一种“独一无二”的信息资源，其作为人们日常活动中直接形成的历史记录，能够真实的反映人类社会在政治、经济、科学技术等方面的发展演变过程。随着我国社会经济水平的不断提高，档案的种类及数量越来越多，这增加了档案资料管理与利用的的难度性，为了更好的开发和利用好档案，增加档案管理的实效性，档案的数字化发展必定是未来发展的主要趋势，这样可以使得档案工作逐渐从传统的封闭、神秘的管理模式走向开放、公正的现代管理模式。

1 档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术手段等将纸质、光盘等各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息进行存储，并利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，可及时为人们提供各项利用，促进了档案信息收集整理、检索利用等的网络化，充分实现了资源共享。

2 当前基层档案室数字化建设存在的主要不足

2.1 基层档案室管理人员素质不高

相对于其他业务部门，档案室常常会受到忽视，很多基层档案室欠缺档案管理和信息化处理的复合型人才，管理人员也往往以劳务派遣的临时工为主，欠缺现代化的高科技技能，无法完全熟练的掌握计算机技术，不能及时的获悉档案管理工作的最新信息与技能。同时基层档案室缺乏对管理人员的考核机制，无法激励管理人员参与基层档案室的建设和管理工作，也是造成基层档案室人才队伍建设普遍落后的一大原因。在基层档案室管理的过程中，大多数的管理人员由于思想意识不到位，认为基层档案室管理只是对整个基层档案室进行管理与维护，忽略了基层档案室的全方面管理，造成基层档案室的各种设备仪器经常会出现故障，最终导致基层档案室的应用效果不理想。

2.2 基层档案室数字化建设应用水平不高

在基层档案室数字化建设过程中，由于信息数据共享水平不高、缺乏整体化智能化的管理系统，造成基层档案室数字化建设技术应用效果并不理想，受到人员素质和管理机制影响，最终使得整个的数字化管理依然停留在传统模式下，无法快速地转变为基层档案室数字化建设。在开展数字化建设的过程中，由于忽视了实际应用，很容易造成基层档案室数字化建设的使用效率并不高的问题。

2.3 数字化处理过程中标准不统一

档案信息管理数字化的前提条件就是档案基础工作的标准化、规范化。因为各档案的性质、形式、格式等的不同及其他方面的原因可能导致在档案著录等数字化方面标准不统一、缺乏规范性、从而一定程度上影响到了档案数字化的发展。

2.4 资料更新不及时

在基层档案室数字化建设开展过程中，还存在更新速度慢、缺乏后期更新维护意识等问题，造成网络资源过于陈旧，没有与时俱进，不符合实际需求。在基层档案室数字化建设开展的过程中，由于许多基层档案室数字化建设在建设的过程中缺乏必要的网络因素，无法真正投入到正常的活动中，甚至还存在资料丢失的问题，导致基层档案室数字化建设的开展效果并不理想。

3 档案数字化发展的重要作用

3.1 确保对历史资料档案得到妥善

档案数字化建设能够有效地增强档案历史资料保管的质量水平。随着社会经济的快速发展，各种现代化的资料保存技术不断涌现，对传统的历史珍贵资料也能够进行无损保存。例如，历史悠久具有丰富文化价值的档案资料，主要采用磁盘、光盘、录像带、纸质材料管理，但是由于这些材料非常容易受潮变质，甚至还会被老鼠等啃食，导致资料信息不够完整，造成档案管理失去意义。因此，必须要利用计算机扫描技术，对各种纸质档案、录像带档案进行数字化处理，形成数字化信息文件不仅可以在互联网上快速传播，而且还能够对原件进行妥善保管，而且数字资料所占的空间比较小，一般只需要一个普通的安全移动硬盘，就能够随时随地地存储，使整个历史档案资料管理的效果得到大幅度提升。

3.2 为档案编研工作提供充足的依据

在档案管理的过程中，管理人员能够利用数字化管理手段，对数据资料进行整理，不用再对立卷工作进行重复劳动，这样就能够极大地减轻工作人员的负担，确保档案管理人员能够有充足的时间和精力对档案信息资源进行开发利用，提高档案资源管理的整体质量，确保文献汇编、数据汇编等工作有效开展。此外，在开展档案管理工作时，也能够有效解决利用方式、利用方法与社会利用需求之间存在的矛盾，提高档案资源利用的效率。充分运用计算机技术，能够保证档案管理的总体质量和管理效果，确保档案发挥出应有的价值。

3.3 档案管理数字化具有非常多的优点

对珍贵的历史文献资料进行自动扫描、自动收集、自动处理，能够形成全新的档案信息形态，能够将各种载体的档案资料转变为数字化档案管理信息，而且还能够上传至互联网形成计算机档案数据库，可以方便人们及时地对数据资源进行处理，为人们的社会发展作出重要的贡献。

档案数字化建设，能够将档案数据资料起草、修改和研发都集中在计算机上进行，使档案管理更加方便快捷，还能够使档案资料更加开放，帮助更多人查阅档案资料，能够提高档案管理的局域网和广域网的发展，促使数据信息群快速形成，为更多的人士提供档案服务，满足社会对档案资料的实际需求。

4 基层档案室数字化途径

4.1 加强基层档案室数字化管理，确保基层档案室信息共享

基层档案室建设，必须要积极加强数字化管理的宣传与推广，让广大基层档案室管理人员能够正确认识数字化建设的必要性;同时，还要提高基层档案室数字化建设的标准，确保基层档案室共享机制顺利实现，提高基层档案室数字化利用的整体效率。

4.2 加大资金投入力度，确保数字化建设水平

切实有效地宣传，能够帮助部门领导和工作人员正确认识数字化管理的重要性，从而积极加强对管理工作的有效支持，确保管理工作顺利开展;加强数字化建设的资金投入力度，吸引社会资金参与基层档案室数字化建设，能够确保资金充足。

4.3 培养档案管理数字化人才，加强管理人员的思想教育

在加强数字化建设的同时，还应该加强管理人员的专业培训，让这些管理人员既能够掌握专业的管理知识，又能够拥有现代化的计算机操作技术。

4.4 统一管理软件，加强软件的维护与管理

为了尽可能减少软件包容性不足问题的出现，基层档案室数字化建设必须要建立统一的管理软件，确保资料能够实现共享;在软件维护和数据备份的过程中，也要對软件进行定期维护，确保管理软件安全稳定运行。

结束语：

本文对档案数字化发展的重要作用进行了深入分析，总结了三个方面的重要意义;利用计算机技术、扫描技术和数字摄影技术将各种文献资料进行数字化保管，可以形成丰富的档案管理信息库。档案数字化建设，不仅可以更好地保存历史资料，而且也能够提高档案管理人员的工作效率，能够为档案的编研工作提供充足的数据支持，满足社会发展的需求。

参考文献

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