建设项目原材料质量证明文件的编制与整理应注意的几个问题

郭剑锋

摘 要：建设项目档案管理是以项目建设为中心，为项目建设提供文件、资料保障服务的一项工作。而建设项目工程创优则是一个精细化管理的过程，项目档案就是精细化管理的具体表现。项目档案的系统化管理，是档案保管和利用的基础，虽说比较琐碎，但是完整、准确、系统的项目档案最能体现项目管理的细节，最能体现工程创优中选优的原则。因此，从项目管理抓起，将收集、整理、归档工作落实到项目管理程序的细微处，充分发挥项目档案的作用，为项目建设服务。

关键词：建设项目;原材料质量证明文件编制与整理

根据国家档案管理法律、法规的规定，建设项目档案管理应坚持统一领导、分级管理的原则。根据国家行业的有关规定，项目档案工作要实行“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”，并纳入项目管理程序。建设项目主管部门要按照建设项目档案工作的基本要求，建立健全项目档案管理体制，制定适合项目实行的档案管理制度，采取有效措施对项目档案实行全过程管理。同时，项目档案管理部门应充分利用现代化管理手段，加强项目文件的形成与收集、整理与归档等各环节工作，以提高工作效率，保证项目档案与项目建设同步管理，保证档案的完整、准确、系统。

建设项目档案是国家档案的重要组成部分，是科学技术档案的重要内容，它既具有科学技术档案的共性，又有其鲜明的个性。建设项目档案管理是以项目建设为中心，为项目建设提供文件、资料保障服务的一项工作。

建设项目不同于一般建设项目，它投资大、建设周期长、专业要求高，整个工程形成的档案种类多、数量大、特点突出，所以，在机组达标投产考核、工程创优咨询及评审工作中，会发现许多有关项目档案管理的问题。本文结合建设项目档案整理的实践经验，谈谈项目建设原材料质量证明文件的编制与整理过程中应该注意的问题。

建设项目所使用的原材料（建筑材料、成品、半成品、构配件等），应有出厂质量证明文件（产品合格证、质量合格证、检验报告、试验报告、产品质量保证书等）。这些文件应反映进场原材料质量和性能指标，反映原材料的品种、规格、数量、性能指标等，应与进场的原材料实物相符。

在竣工档案编制过程中，原材料质量证明文件的整理存在问题最为突出，是一个难点。对原材料质量文件的整理，应注意四个方面的问题，一是原件归档问题，二是组卷方法问题，三是原材料质量跟踪记录的编制，四是原材料复试报告的有效性问题。

1、原材料出厂质量证明文件的原件归档问题。根据归档文件的质量要求，归档的项目文件应为原件。但是，由于项目物资管理部门在购买钢材、水泥等原材料时，是向原材料厂家设在各地的供货商或代理商购买，不是从厂家直接进货。而供货商（代理商）在购入同一批次货物时，厂家只提供一份出厂质量证明文件原件，所以供货商（代理商）提供给物资购买者（项目物资部门）的原材料出厂质量证明文件为复印件。为了保证原材料质量的可追溯性，项目物资部门应按文件归档要求，要求供应商应在其提供的出厂质量证明复印件上盖章确认责任，同时在原材料入库时，加盖物资部门入库检验章。因此，供应商提供的原材料出厂质量证明复印件上，应盖有供货商（代理商）章、项目物资部门入库检验章二个章，作为有凭证作用的复印件归档。

2、注意原材料质量文件的编制要求。常见问题有两个：一是部分项目建设（法人）单位和施工单位片面地理解的原材料编制要求，把报监理单位的材料进场材料报验单与原材料质量证明文件（出厂质量文件、材料复试报告等）作为两种类型文件分开组卷，割裂了材料报验单与材料质量证明文件之间的有机联系，形成监理单位的审核（报验）文件与原材料报审文件两层皮现象。二是部分参建单位未按文件形成规律编制原材料质量文件，而是按文种编制。如把进场材料报验单组一卷，出厂质量文件组一卷，材料复试报告组成一卷，破坏了文件的内在联系，割裂了文件之间的有机联系，不符合档案的系统性规范要求。

3、注意原材料的组卷方法。常见的原材料组卷方法有两种，一种是按单位工程组卷，就是将原材料质量文件多次复印归入相应的单位工程，并在案卷备考中注明原件存放卷册的档号。另一种是按专业、原材料品种、型号集中单独组卷。由于在项目建设中，原材料一般由建设单位统一采购提供，同一型号、同一批次材料的出厂质量文件和进场报验形成的复试报告都只有一份，由施工单位在施工中领用使用在不同单位工程的各个部位，在组卷时无法分开，因此多数单位选择按原材料品种、型号集中单独组卷的方式。

4、注意原材料质量跟踪记录的编制。由于原材料质量跟踪记录没有统一制表，各施工单位一般根据自身质量管理要求和习惯编制质量跟踪记录。然而，在优质工程评审中，原材料质量跟踪记录作为建筑工程强制性条文规定的重要工程质量文件，是评审专家核查重点，因此原材料跟踪记录的编制非常重要。根据建设工程质量管理规定，水泥质量跟踪记录应包含出厂合格证、生产日期、数量、批号、等级及施工单位取样送检试验报告和进场检验报告、所在单位工程和使用部位、每批水泥的三天强度报告等内容。钢筋质量跟踪记录应包含出厂合格证、规格型号、数量等，钢筋的抽样复验报告，领用单位、数量、使用部位等内容。（中电建协目前有给定的台账表式）

总之，原材料跟踪记录应能反映原材料质量的基本情况，做到质量的可追溯性，满足工程质量管理的要求。原材料跟踪记录的编制，应按原材料的品种分门别类，具体内容应包括品种、编号、厂家名称、到货日期、规格、数量、出厂合格证编号、报验单和复试报号编号、领用单位、数量、使用部位等。

5、注意进场原材料送检复试报告的有效性。进场原材料见证取样和送检管理是近几年在施工文件管理中新增加的内容。根据国家院《建设工程质量管理条例》及国家正在强制性推行的“计量认证”制度，要求进场原材料必须送有资质试验室检验复试，同时需经第三方检测机构对检测报告进行确认。因此，一份原材料（复试）检测报告应盖有检测单位专用章和CMA计量认证章两個章，否则检测报告将不被技术质量监督部门认可，不具备有关法律效力。此外，CMA计量认证章应盖在检测报告的左角上（这是创优工程审查必须具备的要求）。

建设项目工程创优是一个精细化管理的过程，而项目档案就是精细化管理的具体表现。项目档案的系统化管理，是档案保管和利用的基础，虽说比较琐碎，但是完整、准确、系统的项目档案最能体现项目管理的细节，最能体现工程创优中选优的原则。项目档案作为建设项目工程精细化管理的一部分，应从项目管理抓起，将收集、整理、归档工作落实到项目管理程序的细微处，充分发挥项目档案的作用，为项目建设服务。