浅析基于本科专业评估工作对日常教学档案的管理

摘 要：教学档案管理对高校来说，是提高教学质量，制定教学方案重要辅助工作，因此高校需要提高对日常教学档案管理的重视度，制定有效的措施，促进管理效果的提升。本文基于本科专业评估工作进行探究日常教学档案管理情况，分析了其存在的问题，然后提出了有效的管理策略。其中包括提高教学档案管理的意识，制定教学档案管理的流程和标准，完善教学档案数据库，提高管理人员的综合素质等方法，使高校教学档案管理工作的问题得到及时处理，促进管理工作效率的大幅度提升。

关键词：本科专业评估;教学档案;管理措施

教学档案管理工作是高校当中的重要工作，而且也会对评估工作产生较大的影响。在教育信息化快速发展的今天，高校教学档案资源数量明显增加，导致相关管理工作难度越来越高，以往的管理方式已经无法适应目前工作的需求，因此需要加强落实教学档案信息化管理，如从本科专业评估工作方面做好日常教学档案管理工作，最终促进管理效率的提高。

一、普通高校教学档案管理的现状

1.对教学档案管理关注度不够

在日常管理工作中，高校更加愿意将关注点放在如何提高教学质量，增加科研成果方面，却没有过多的关注教学档案管理，对教学档案管理工作，还没有深刻地认识到其重要性。甚至有些教师和档案管理人员也没有对教学档案保持较高的重视度，导致管理工作方面有许多的疏漏。如许多教学过程中的资金没有及时或者完整地收集，导致教学档案的全面性不足，影响到教学档案的质量。高校需要在教学档案管理方面投入更多的精力，才能使其管理更加符合现实的需求。

2.日常教学档案管理不够规范化

要想使教学档案管理工作可以达到预期的目标，就需要制定完善的管理制度，提高管理方法的有效性。但是目前许多高校忽略了教学档案管理工作的完善，不仅没有进行科学管理，也没有设置管理的有效评价标准。同时许多教学档案没有得到有效整理，不仅使档案分散在不同的工作部门当中，也没有依据一定的标准进行档案收集和整理。另外高校有的部门会习惯性地保存档案，有的部门却没有很好地保存，各部门参差不齐，很大程度上削弱了教学档案的真实性。而且一些保存下来的档案文件是复印件，没有很好地保存原件，这充分显示出了教学档案管理中隐藏着许多的问题急需进行解决。

3.教学档案管理信息化不够全面

由于信息技术的发展，许多高校已经引入信息技术，但是在教学档案管理工作當中，引入信息技术还比较少，导致教学档案管理信息化迟迟无法实现。另外部分高校仍然以保存纸质的档案作为唯一的方式，众多档案管理比较困难，严重影响到档案管理工作的质量[3]。另外一些高校没有配备档案管理工作所需的计算机，也没有购入或者研发所需的管理软件，导致教学档案的计算机管理效果一直得不到有效提升。而且许多高校还没有建立教学档案信息数据库，使得许多信息无法在计算机当中显示，严重影响人们寻找所需的档案，导致工作效率无法满足需求。

4.教学档案管理人员的能力有所不足

部分高校还没有安排有专门的岗位进行教学档案管理，管理工作多成为院系教学秘书的附加工作，这些人员没有专业的档案管理知识，其在开展工作的时候，容易出现混乱，导致管理效果不够明显。另外这些人员还有一些自己本职的工作，因此其较少会花大量的精力和时间进行档案管理，导致档案管理无法满足现实的要求[4]。同时，部分人员没有按照规定进行还提交教学档案，导致教学档案不够完整，不利于教学档案管理的有序进行。而且而此方面也没有完善的管理制度，导致没有上交日常教学档案或者档案不完整的情况均没有得到有效管制，最终会严重影响到档案管理工作的效果。

二、基于本科专业评估完善高校教学档案管理工作的措施

随着高校工作的开展，其不仅需要提高教学的效果，还需要提高对教学档案管理的重视度，使整个教学过程均可以得到有效监督和管理。通过以上对于目前高校教学档案管理工作存在的问题进行分析，从专业评估的角度，提出完善高校教学档案管理工作的有效措施如下。

1.树立正确的教学档案管理意识，提高管理的效果

在高校本科专业评估当中各个工作人员需要需要意识到教学档案对高校教学工作开展的重要性，而且高校领导也需要看到教学档案管理对学校内部管理的作用。因此需要做好相关管理工作的准备。第一，在高校内部需要确定每个部门人员在教学档案管理工作当中需要承担的责任。比如可以把学校领导确定为第一责任人，全面掌控教学档案管理工作;而部门领导则确定为第二责任人，负责本部门的教学档案管理工作;各个部门的人员则是第三负责人，主要承担教学档案的收集和整理工作。经过确定每个层级人员的工作责任之后，可以使教学档案的管理和监督工作得到有效完善，满足教学档案管理的需求。第二，每个部门的人员都需要以本科专业评估为基础，做好相关的宣传工作，使师生均可以了解到教学档案管理对教学工作的作用，从而使其在工作和学习中做好相关的管理工作，加强档案的整理，为管理工作提高有效的支持。第三，需要使教学档案管理人员明确其工作的重要性，在管理工作投入更多的精力和时间，使管理工作可以得到完善。

2.制定有效的教学档案管理标准化，促进管理的规范

高校需要按照教育局提出的要求，在融入自身的工作情况当中，进行建设具有现实意义的工作标准，然后进行规范化管理，提高管理工作的有效性。同时也需要制定合理的工作流程，使每个工作细节可以得到有效管控，以达到教学档案管理的目标。第一需要确定高校教学档案信息化管理的制度，尤其是进行对档案的格式、数据的处理方式等均需要进行详细规定，使教学档案可以顺利收集和整理，并且将工作效果和绩效考核进行联系，有助于提高管理人员的工作积极性，完成教学档案管理工作的要求。第二，需要加强档案的分类，如可以按照功能分成日常教学、实训、学生学籍、教师个人信息等方面的档案，经过合理应用信息技术，使分类做好档案的整理，并且保障信息的准确度，使教学档案可以完整收集和整理，提高教学档案管理工作的效率。第三，需要使纸质文件和电子文件在信息上保持一致，做好档案保存工作，方便高校人员进行取用。

3.建设教学档案信息数据库系统，加强档案的管理

就本科专业评估工作来说，需要涉及多种指标，如果需要辅助评估工作的进行，就需要进行寻找历史的档案，找到自己所需的资料，此项工作具有一定的难度，因此其工作效率一直比较低。对于这种情况，高校各院系需要完善教学档案管理机制，做好档案的分类，然后进行建设专业的教学档案数据库，需要调用数据的时候，很快从数据库当中获得所需的档案信息。其次，高校需要设立电子数据库之后，及时将纸质档案的信息输入到数据库当中，并且合理应用信息软件，完整记录档案的情况，确定档案的动态，有助于人们更快地进行寻找档案资料。最后，高校之间可以就一些教学方案的信息进行共享，建设高校可以互相应用的数据库系统，不仅可以有效扩大教学评估工作的效率，也可以使教学档案管理更加有效的发展。

4.积极进行教学档案管理人员的培训，提高其能力

高校教学档案管理工作具有一定的难度，而且细节方面的工作比较多，因此高校各相关部门需要按照具体需求安排专业的管理人员。进行教学档案整理需要花费大量精力和时间，而且在归档的时候也需要按照不同的要求进行整理，这对管理人员来说是一个不小的挑战。因此高校不仅需要安排专业的档案管理人员，还需要做好相关的监督工作，使管理人员可以按照要求进行操作，使教学档案管理可以更加有序。同时高校需要鼓励管理人员进行自我提升，多学习专业的档案管理知识，使自身的能力可以满足工作的需求。另外高校也需要给管理人员进行培训，使其了解如何在教学档案管理工作当中应用信息技术，然后将信息技术应用于实际档案管理工作当中，使教学档案可以顺利输入到数据库当中，并且做好相关的维护工作，使教学档案的作用得到充分发挥。

三、結语

本科专业评估可以为高校进行建设完善教学档案管理系统提供有效的不足，经过针对性本科专业评估，高校可以意识到教学档案的作用，并且加强对档案的管理，促进教学工作的完善。所以高校领导需要积极吸取先进的建议，了解目前教学档案管理当中存在的问题，确定有效的工作计划，完善管理工作。同时在实际工作中，需要树立良好的管理工作意识，做好规范化管理的准备，建设档案的数据库，提高管理人员的能力等，使高校教学档案管理工作的质量得以有效提升。

参考文献：

[1]呼俊迪.浅谈大学教务档案管理对本科教学工作水平评估的影响[J].赤子，2017，14（21）：251-252.

[2]张永进.基于本科教学工作审核评估的教学档案建设研究[J].办公室业务，2017，22（13）：80-81.

[3]张仙玉，李 鹏.本科教学评估视域下高校教学档案信息化管理探析[J].佳木斯职业学院学报，2016，12（9）：162-163.

[4]高宇静.本科教学工作水平评估对高校教务档案管理的新思考[J].才智，2014，9（28）：184.

作者简介：麦惠芳（1975-），女，海南海口人，大学本科学历，海南医学院助理馆员，长期从事档案管理工作。