浅谈基层供热企业如何做好档案工作

杜俊英

摘 要：在我国城镇化不断发展和社会不断进步的背景下，基层供热企业需要提高工作效率和质量，适应市场发展需求。加强档案管理，能够使企业在面临转型发展选择时寻求科学发展路径，使企业发展保持与时俱进。基于这种认识，本文结合基层供热企业档案工作特点及重要性，在分析企业档案工作问题的基础上对企业如何做好档案工作的问题进行了探讨。

关键词：基层供热企业;档案工作;档案管理

一、引言

在我国城镇化取得快速发展、城市规模迅速扩大的背景下，集中供热规模的配套发展促使居民生活水平得到了提升。而每个城市的大型集中供热企业都由多个基层供热企业构成，并随着公司规模扩大而不断增加，需要通过加强企业管理保证供热顺利实施。作为企业管理工作的重要组成部分，档案工作关系到企业工作质量和效率，需要结合供热生产管理需求进行档案资料收集、整理和利用，从而使企业在信息资源支撑下取得现代化发展。

二、基层供热企业档案工作特点及重要性

1.基层供热企业档案工作特点。基层供热企业档案是企業建设、运营、发展过程中形成的各种历史记录，属于民生档案范畴，能够为改善民生提供支持，同时也是维护人民群众利益的原始凭证。从企业筹建开始，将形成各种文件。因为供热工程属于复杂工程，从立项到开工建设，直至后期竣工和生产运营，将经历漫长周期，产生包含立项审批、招投标、工程建设、生产技术、环境评价、实物影像、文书文件等各种形式的档案资料，具有较强专业性和综合性，在日常供热管理中将成为工作开展、工程验收和评定的重要参考资料，保存价值较高。这些档案资料以文字、图表、电子书、影像、声像等不同载体和形式存在，对档案工作的开展提出了较高要求。

2.基层供热企业档案工作重要性。基层供热企业隶属供热总公司旗下，以热源厂为中心。作为供热分公司，基层供热企业需要开展分级的档案工作，对企业基层供热企业从筹建阶段到生产运行形成的各类档案进行管理，打好档案工作基础，使档案在企业建设和生产经营中充分发挥作用。因为档案工作的开展，关系到供热企业能否较好进行历史面貌的维护，与百姓权益息息相关，将对企业经济发展产生重要影响。作为从科技和经济领域衍生出来的重要科技信息资源，档案能够对企业生产经营各环节进行记录，能够实现各种有效、真实信息的记录，具有一定的可靠性，实现了企业工作智慧的凝聚。在集中供热运营中加强档案的运用，能够使工作的开展有据可循，同时也能为工作创新提供支持。但就目前来看，基层供热企业档案工作未能跟上企业建设和发展进度，导致档案资料价值未能充分体现。

三、基层供热企业档案工作存在的问题

1.人员配备不足。结合基层供热企业档案工作特点可知，档案管理工作内容繁杂，并且具有较高要求，需要配备足够人员开展专业工作。但从基层供热企业档案管理现状来看，普遍存在专职人员配备不到位的情况。在日常档案工作中，企业将档案管理当成是资料保管，由各部门人员兼职进行档案管理。这些人员缺乏专业档案知识，同时存在时间、精力不足的问题，造成基层供热企业档案管理处于业余水平。

2.缺乏完善标准。档案工作需要达到一定的专业要求，所以需要建立相应的标准，为实践工作的开展提供科学指导。然而目前基层供热企业并未建立完善的档案管理标准，以至于档案管理工作未能得到统一管理，工作中出现了无章可循的问题，导致人员难以准确把握各类文件归档范围、保管期限等情况，未能按照统一标准进行档案整理，给档案资料的后期利用带来了困难。面对基层供热企业分级档案管理工作好坏不一的问题，供热总公司并未适时提供指导，导致企业档案工作始终处于摸索阶段，未能取得实质性的进展。

3.岗位培训缺失。在信息化时代，档案工作逐步取得的转型发展，需要通过加强人员继续教育保证人员能够适应新时期档案工作开展需求。但目前基层供热企业档案工作存在岗位培训缺失的问题，在档案管理岗位未能得到企业认可的情况下，岗位培训工作未能得到重视。在档案馆每年一次的档案专业培训活动中，参加的档案管理人员少之又少。培训工作缺失，使得档案工作人员发展空间有限，对岗位认可不足，造成了档案管理岗位人员流动性大的问题。在人员交接过程中，由于缺乏管理规范，造成档案管理陷入混乱。

四、基层供热企业如何做好档案工作

1.重视档案工作。给予档案工作足够的重视，是解决一切档案工作问题的基础。基层供热企业应当以全面发展眼光看待档案工作，认识到在社会经济转型发展阶段档案资料是企业宝贵财富，需要通过加强档案工作推动企业创新发展，从而应对企业发展面临的各种挑战。在此基础上，企业才能加强档案管理专职人员配备，调动人员工作的积极性，使人员主动在工作中发挥能动性和创造性，在加强本职工作的同时，体现档案利用价值。作为档案管理人员，需要端正自身态度，肩负其发挥档案作用的工作使命，在较好开展日常档案工作的基础上，参与到档案编研工作中，实现供热文件汇编，开展制作单位大事记和基础数字统计表等工作，体现档案工作的亮点。创造能够引起领导重视的工作成绩，可以使领导重新认识档案工作的价值，加大档案工作投入，形成档案管理的良性循环。面对企业内部档案管理传统观念，档案工作人员应当认清新形势，提出新的档案工作思路和办法，敢于打破传统条条框框下形成的档案管理局面，推动档案业务创新发展。树立工作责任意识，形成岗位荣誉感和使命感，能够使档案工作人员工作积极性和自觉性得到提高，为档案事业发展做出贡献。在国有企业改制工作不断落实的过程中，基层供热企业档案人员应当肩负其档案工作职责，能够从讲大局、讲政治角度出发发挥档案资料作用，制定切合实际的档案工作方案，促使档案工作与机构改革同时进行，避免企业档案因改制工作的开展出现缺位问题，影响档案资料的完整性和延续性。

2.完善管理标准。运营中，将不断产生档案资料。为有序开展档案收集、整理和利用工作，需要完善企业档案管理标准。在实践工作中，需要建立健全档案归档制度，确保档案资料能够得到全面收集，确保档案的完整性。结合以往存在的工作问题，需要提出切实可行的档案归档办法和规范，使相关制度得到细化与完善。在制度建立过程中，还应将档案知识与供热行业特色结合在一起，根据实际情况进行供热站各类文件材料归档范围的确定，并完成保管期限表的编制，针对不同档案制定不同的管理办法。根据制度标准，基层供热企业档案管理人员能够明确自身责任，严格按照标准确定档案收集和管理范围，加强档案归档管理，确保档案信息价值能够得到充分体现。为确保各项制度能够落实，企业还应遵循“统一领导”、“分级管理”和“各自负责”的原则，由供热总公司进行档案工作的统一领导，对各项规章制度进行建立健全，在加强基层档案工作监督的同时负责对基层档案人员进行培训和指导。按照统一标准，基层供热企业可以分别开展档案工作，承担各自的档案管理责任。根据基层供热企业现实条件，按照档案资料形成、收集、分类汇总和移交的顺序，基层供热企业需要对档案工作流程进行建立和完善，针对各管理环节提出规范化的要求，由档案工作岗位人员负责进行各部门工作任务的协调，明确部门人员职责和义务，使档案工作开展的规范性得到保证。在档案交接方面，需要建立相应制度明确档案流向，要求人员完成档案移交目录的编制，严格履行档案交接程序，完成相应文据的签署。通过建立可靠、可行的制度环境，能够对基层供热企业档案工作进行整合，加强工作的同步管理。

3.注重人员培训。档案工作质量，直接受档案管理人员业务水平和职业素质的影响。作为基层供热企业档案工作人员，需要由总公司进行统一培训，完成人员网络队伍的建立，为人员提供业务交流平台，开展长效化的业务指导工作。在实践工作中，基层供热企业档案工作人员需要按照总公司要求定期参加档案馆举办的继续教育培训班以及总公司组织的上岗培训和业务培训，在牢固掌握相关制度和标准的坚持上，负责将相关制度传达到基层供热企业内部，为各部门进行档案收集、整理提供有针对性的讲解，并负责答疑，确保档案资料的准确性和完整性。为此，基层供热企业需要将档案宣传工作和人员教育培训工作纳入到重要议事日程中，要求人员具备档案管理的基本技能，同时得到良好职业道德的培养，以便在档案工作中保持高度的责任感，体现出细心办事的工作态度和乐于风险的工作精神，从而使档案工作的专业性得到保证。档案工作的开展，应当遵循“学用结合”、“按需施教”、“重视实效”的方针，积极安排档案人员参加各种业务交流、集训和实习活动，结合岗位需求通过多渠道开展各种形式的档案教育培训和实习活动，保证培训工作的实效性。在供热企业现代化发展的过程中，档案管理人员应当具备现代化管理技能，加强信息文化和计算机操作技能的学习和运用，成为综合型档案管理人才，提高企业档案工作效率和水平。针对档案工作岗位，应避免轻易调动相关人员，同时加强对各部门兼职档案管理人员的培训，确保人员能够按照企业管理标准进行各类档案的分类收集和规范整理，同时加强企业档案人员储备，确保企业档案工作能够得到可持续开展。

五、结论

加强对档案工作重要性的认识，基层供热企业能够运用开拓思想完善企业档案管理工作，建立科学档案管理制度，并通过配备专业人才提高企业档案管理水平，推动企业的规范化发展。在此基础上，基层供热企业才能取得高效率和合理化的发展，应对社会进步发展的一系列改变，推动企业各项工作的科学化发展，继而为企业长久发展提供保障。

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