可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析

摘 要：信息技术的发展，为高校档案数字化管理提供了技术支撑。学生获取信息方式的转变，也要求学校进行档案的数字化管理，档案数字化的管理以其简单、便捷的优势，深受高校档案管理人员的青睐，但高校档案数字化建设的过程中，依然存在着不少挑战，高校档案管理人员要在积极推进各项工作的同时，还要不断提升自身的水平，以便为高校档案管理工作更好的服务。本文将针对可持续发展理念下的高校档案数字化建设进行分析。

关键词：可持续发展;高校;档案管理;数字化建设

随着信息技术的进步，我国高校档案管理也与时俱进，逐渐向现代化、信息化和网络化的趋势发展。高校档案管理实现数字网络化发展已是大势所趋，是高校实现发展的不可缺少的重要一环。高校的档案管理工作，工作务量大，而且相当繁琐，若采用档案数字网络化管理，能减少学校档案管理工作的任务量，还能降低学校档案管理工作的工作难度。本文将对高校档案网络数字化建设过程中要遵循的原则，以及建设网络化管理的实施策略进行分析。

一、可持续发展理念下的高校档案数字化建设应遵循的原则

1.经济性原则。高校档案数字化建设过程中要遵循经济性原则，在能合格完成高校档案数字化建设的基础上，要尽可能节省高校经济投入，用最少的资金完成学校的档案数字化建设。学校的数字化设备主要由学校的经济基础决定，学校规格越高、资金越充足，它能投入到档案数字化建设中的资金相对越多，但是学校的资金是有限的，而且学校的很多工作开展都需要资金支撑。因此，在档案数字化建设的过程中，要坚持适应性和节约性原则，最大限度的为学校节约资金。同时，还要避免学校资源浪费。

2.重点性原则。高校管理的档案种类繁多，且数量较多，要将档案全都转化为信息资源，是一项任务量巨大的工作，而且学校档案管理人员有限，很难短时间内完成，这需要档案管理人员在档案数字化的建设中，有选择性的推进工作，先将档案加以分析、整理，将重要的档案，或者学生使用频率较高的档案率先实施数字化，确保重点档案在短时间内完成数字化和信息化建设，其余档案可在之后逐渐完成。

3.安全性原则。档案的安全是档案数字化建设中最不容忽视的一点，档案数字网络化建设会增加高校档案管理的风险。因此，学校要重视档案的安全防范工作。在档案网络数字化建设过程中，导入、储存、传输、利用等各个环节，都可能会出现档案丢失、失窃，或者被病毒入侵等危险，所以学校要加强自身的安全意识，确保档案的安全和完整性。

4.真实性原则。高校档案的数字化过程中，高校档案管理人员可以适当对档案进行加工、处理，但这一切要在建立在尊重历史事实的基础之上，但是个别档案人员，因个人素质不高或者责任心不强，可能会出现随意篡改档案的情况，导致档案与事实不符，给查阅人员造成困扰。因此，高校要加强档案管理，禁止档案人员对档案的真实性进行篡改。在档案数字化管理时代，数字档案的真实性和可加工性，也是高校档案管理中需要面对的一道难题。

二、可持续发展理念下的高校档案数字化建设措施

1.高校档案数字化建设措施

（1）用信息化的构建来实现档案的现代化管理。高校要想实现档案的数字化和信息化管理，需要加快自身信息化建设，从而实现档案的现代化管理。高校在学校档案数字网络化建设过程中，需要注意这几个问题。首先，要借助互联网技术，在校园内部建立一个信息共享平台，以此来实现学校内师生之间的信息共享，这能改善校内信息资源相对不足的现状。其次，高校要建立电子文件中心，要将档案实现数字网络化管理，还要将归档文件的实现电子化管理，这有利于学校档案数字网络化的推进和各项工作的有序开展。最后，学校还要将档案管理和高校政务途径有效连接起来，实现信息平台和档案信息资源的无缝对接，让学校的各项工作开展成为一个连贯的整体。

例如北方一知名高校，在建设学校档案数字信息化的过程中，由于工作开展的需要，部分档案资料暂时不能提供给师生查阅，学校为了弥补开展工作造成的师生信息资源的相对不足，利用互联网技术建设了学校内网，然后让工作人员或学校师生将一些信息资源传输上去，方便学校师生查阅。同时，学生还可以通过网络平台求助相关资料，从而实现师生之间的资源互享。

（2）学校档案建设要优先服务学校的重点工作。学校的档案资源建设，是为学校的各项工作服务的，但在实际的建设过程中，由于档案种类多，数量庞大，短时间内无法全部完成建设。因此，要根据档案的用途，將档案进行整理分类，优先将服务学校重点工作的档案实现数字化和信息化。学校在进行档案数字网络化建设的过程中，先要制定档案馆的归档单位和归档时间，同时将档案的数字网络化建设与学校的重点工作结合起来，如学校的重要会议、一些重要的项目和主要的而科研项目，都是学校的重点工作，学校在档案数字网络化建设过程中，首先要考虑重点档案的建设工作，重点工作档案资料进行归档时，工作人员不但要高度重视，还要在完成归档工作后，进行检查和核对，确保档案资料的完整性和价值性。对于学校的一些特别重大项目，档案人员可以提前介入，对整个项目过程进行跟踪和了解。例如北方一985高校，有一个重大的科研项目，深受师生关注，但由于项目进行时间较长，学校档案人员担心科研工作完成后，可能会造成项目推进过程中的一些资料丢失。因此，学校档案管理人员提前介入，随时了解科研的进程和部分情况，为之后的归档工作提供了便利，也为师生建立了一个完善的项目档案资料库。

（3）挖掘高校文化资源为档案管理工作服务

在学校的档案数字网络化建设过程中，要积极挖掘高校的文化资源，并通过高校丰富的文化资源，推进学校档案工作的服务创新。高校不但要加快学校档案的网络数字化建设，以便更好的为师生服务，还要在档案数字化建设过程中，不断挖掘和引入新的文化资源，并通过挖掘、引入弘扬学校优秀文化。高校要加强校园文化建设，形成自己的文化特色和文化内涵，在校史馆和档案馆之间建立联系平台，实现二者的资源互通，更好的为师生服务，同时也能起到弘扬学校优秀文化的目的。

现在很多学校，都特别重视学校的文化建设，经常开展一些文化活动，或者校史、校庆纪念活动，目的是提升学校的文化内涵，增强学校的文化氛围，学校文化是学校经过几十年，甚至上百年的发展历史慢慢积淀下来的，学校的文化史和学校的校史有很大的重合度，它是学校校史中的重要一部分，也是学校的重要档案资源。因此，学校在建设数字化档案的时候，要积极挖掘学校的文化资源，将学校文化用于到学校的档案数字化建设中，有助于学校优良文化的传承和发扬，也能推进学校档案管理工作的服务创新。

（4）建设高素质的档案管理队伍

高校档案管理团队的整体素质，会影响学校档案的数字网络化推进，但一般而言，学校的档案管理人员的整体素质都比较高，不过即便如此，还要不断的加强和提升学校档案管理人员的整体素质。学校的档案管理人员，虽然总体文化水平较高，但一些是非专业出生人员，对档案管理工作的一些具体专业知识不太熟悉，这可能会影响他们具体业务的开展，而且高校的档案管理是不断发展进的。因此，高校档案管理人员要不断学习档案管理知识，提升自己的业务水平，以便更好的为高校师生服务。学校档案管理工作是一项复杂的工作，而且随着档案管理工作的不断创新和发展，需要档案管理人员掌握的技能不断增多。将来高校的档案管理工作需要高水平、复合型人才。高校可以通过培训、吸引更多优秀人才加入等多种方式，提升高校档案管理人员的整体素质，以培养高素质、复合型人才为目标，不断优化队伍结构，力求建设一支高知识、高素質、懂技术的创新性档案管理团队，高水平的档案管理团队，不但能更好的推进学校的档案馆管理工作，还能为高校档案管理工作的发展和创新奠定人才基础。

2.高校应对档案数字化挑战的重要举措

（1）对学校的档案管理部门进行科学改造。高校的档案管理部门，要先改变自己的档案管理思路和管理方式，要变被动为主动，先将学校的档案利用率展开全面调查，了解各类档案的学生利用情况，同时也要了解学生所需要的各项信息资源，将它们收集起来提供给学生查阅，还要公开学校的馆藏资源，让学生对档案馆资源有个基本了解，以便学生能更好的利用档案馆的数字资源。

（2）完善档案管理制度。档案数字网络化的建设，改变了学校的档案管理方式，这需要学校在档案管理制度上有所创新，以便适应新的档案管理方式。学校在档案信息化的过程中，要重视档案资源信息化和网络化的特点，对数字档案进行高效的制度化管理，如档案的保密制度、一体化制度、归档制度等，能使高校的档案管理工作更加稳定、安全、高效，提升高校档案管理服务水平，这一系列制度的制定和施行，也能避免高校数字档案的损坏。

三、总结

在当今时代，人们的信息获取主要来源于网络。因此，高校的档案管理也应采用数字化管理，而且也是一种大势所趋，档案数字化管理具有方便、快捷、高效的特点，能给师生提供更好的服务，但是同时数字化管理，也给学校的档案管理工作带来了一些挑战，尤其是档案的安全性和真实性，需要高校档案管理人员加以重视，加强安全方法意识，制定一系列的管理制度，将高校的档案数字化管理制度化，同时高校档案管理人员还要不断的提升自身水平，以便为高校档案管理工作更好的服务。

参考文献：

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作者简介：尹小莉（1982-），女，四川宜宾人，在读研究生，西安翻译学院，研究方向：档案学，职务：档案馆馆长。