加强干部人事档案信息化管理的策略

刘涛

摘 要 在当前社会经济快速发展的背景下，人力资源管理成为市场建设的一个重要内容，而其中一个重要项目就是干部人事档案管理，再加上信息技术的快速发展，加强對干部人事档案信息化管理显得极为重要。基于此，本文在分析加强干部人事档案信息化管理重要性的基础上阐述相关管理策略。

关键词 干部人事档案；信息化管理；重要性；策略

干部人事档案主要是对干部个人信息的详细记载，如个人资料、工作业绩、工作水平、工作经历等等。通过干部人事档案，可以全面了解相关干部的有关情况，为干部的选拔任用和日常管理工作奠定基础。因此，如何实现干部人事档案信息化的高效管理成为新时代人力资源部门亟需思考和解决的一个问题。

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）有利于档案查询

信息化管理的基础就是以人事档案数据为处理对象，借助现代信息技术将档案信息全部录入或以图片、视频载入到计算机，用电子文档替换传统的纸质档案。不断改革传统的人事档案管理模式，有效地提高人事档案信息资源的收集、档案信息化管理可以方便相关人员查询资料，并进行动态增补信息与存档。特别是在存档人员基数庞大的情况下，信息化管理可以节约大量的查询时间，查询效率更高。

（二）规范了档案管理

与传统纸质档案相比，信息化档案管理方式具有一个显著的优势就是：在输入人员资料的时候，内容、字体、格式、大小等都是按照相关规定所完成的，所有资料都十分规范整齐。另外，在迁移干部人事档案的时候，纸质档案容易发生丢失的情况，而信息化档案则可以直接进行数据共享或迁移，档案信息的利用率得到进一步提高。

（三）档案保存更安全

在以往纸质档案保存中，由于受到纸张与笔墨的影响，时间一长就十分容易出现字迹模糊、纸张泛黄等问题，在查阅的时候就会造成信息不准确、阅览不方便等情况发生。而信息化档案，其属于电子档案，它主要是通过大数据或者硬盘记载档案，即便档案是很长一段时间的保存，也不会轻易出现档案字迹模糊等的情况。另外，在信息化的档案管理中，还可以对档案的数据进行安全加密，保证了档案的信息安全性的同时也大大提高了对档案信息化保存的效率和长久性。

二、干部人事档案信息化管理的策略

（一）加强干部人事档案管理的制度建设

在对干部人事资料档案管理中，一个重要的内容就是信息的完整性与其真实性，而档案的管理制度就是规范和确保信息完整性与其真实性的关键。因此，要规范和加强对干部人事资料档案管理规章制度的规范和建设，确保人事档案信息的完整性与其真实性。在规范和加强对干部人事档案管理规章制度的建设时，可以从以下几个方面着手，首先，对人事信息输入制度进行完善；其次，制定完善的信息采集要求；最后，针对管理环境、管理人员、信息输入输出、数据安全等方面建立安全管理制度。

（二）加强对档案管理信息化人才的培养

档案信息化管理人员需要具备一定的计算机专业能力与操作能力，为此，要加大培养信息化管理人才的力度。首先，积极聘请高素质的信息化人才，提高档案管理人员的整体素质；其次，定期开展培训活动，不断增强现有管理人员的信息知识基础与信息操作能力；最后，在个人绩效考核中纳入档案信息化管理建设成效，给予管理人员较多职业晋升通道的机会，从而进一步提高他们的工作积极性。

（三）创新工作模式

在档案管理中，随着不同时期的发展，管理模式与方法也发生了较多改变，并起到了一定的积极作用，但是在当前信息化时代下，以往的管理模式与方法已经不适应发展要求，不得不进行创新，其中主要包含档案管理工作六个环节与操作手段的创新。最重要的就是创新立卷制度，改进工作手段，对档案部门所实行的步骤繁琐、呆板的流程进行简化，如组卷的形式与装订手段，其要如何做到即快速完成档案输入与归档程序，又不影响后期的调动利用。针对该问题，首先要取消一些不必要的环节与步骤，缩短归档周期，加快立卷速度；其次，相关工作人员在日常工作中，要多动脑，结合工作实际在各个管理环节中积极创新，为归档立卷工作提供便利，这样，档案管理工作也会事半功倍。现阶段很多档案部门都应用计算机完成档案管理工作，但是仅限于档案的输入、输出与查阅，在其他方面很少应用到计算机。再者，通过详细观察我们可以发现，现代技术还可以应用到档案管理各个方面，如档案号用条码代替，这样不仅安全，还十分便捷，在查询档案的时候所用时间也比较少。另外，现代技术还可以应用到档案管理其他方面，如信息交流、业务工作等方面，从而快速解决具体问题，提高管理效率。

三、结语

总的来说，在当前干部人事档案信息化建设中，虽然取得了一定进展和成效，但是由于信息技术的不断更新换代，干部人事档案信息化管理还需要进行革新，因此，在具体工作中，相关部门要加强对技术与设备更新的重视度，积极培养信息化人才，充分发挥信息技术的优势，从而进一步提高干部人事档案信息管理的效率与水平。

参考文献：

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[2]于尼.加强干部人事档案信息化管理的策略[J].办公室业务，2019（17）.

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