大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究

曹川江

摘要：现在时代的科技主体是信息化时代，特别是在大数据技术开放之后，信息化技术在目前来说已经十分成熟，随着时代的进步和国家的发展，事业单位所需要的资料和建立的档案数据越来越多，在这种情况下把信息化技术运用到事业单位的文书档案管理工作中去，能够大幅度节省人力和物力并且挺高工作效率。本研究就在大数据视野下事业单位的文书档案资料信息化建设方面进行深入研究。

关键词：大数据;文书档案;信息化建设

随着科技日新月异，信息技术的不断成熟，信息技术在事业单位的运用不再是一个国家拥有先进科技技术的标志，而是事业单位的基本需要。在信息流通以及国家发展越来越发达的时代，事业单位所需要接受的资料和建立的档案与上世纪比起来要多得多，在文书档案多如牛毛的情况下，如果仅仅使用纸质资料档案保存不仅检索寻找相应资料起来会十分慢而且也占地方不容易保存这样会严重影响事业单位的工作效率，事业单位工作对象大部分都是面临着人民群众，从而就会直接影响人民群众的生活质量。目前市面上存在的办公软件的功能已经十分完善，功能多种多样，例如能够快速进行文件的检索，信息的提取以及文件信息的加密等，如果把事业单位文书档案进行信息化的话不仅能够节省大量的人力物力和空间而且因为档案和资料容易被检索和查阅，这样的话办事的工作效率就会得到大幅度增加。

1.大数据视野下视野单位文书档案信息化存在的阻碍

1.1信息化建设进程缓慢

信息化建设并不是指利用计算机和网络进行工作就是信息化建设，目前有的事业单位文书档案的信息化建设还停留在十分初步的阶段，他们只利用word和excel等进行文件的录入和管理，要知道文书档案的信息化建设不仅包括资料信息的录入还包括资料信息的管理，检索和传输。信息化进程慢的原因也在于對信息化建设的不重视，有些领导干部认为文书档案的工作是十分简单的工作，所运用的技术和设备不需要太先进，资金的投入不够，今面对如此庞大信息的涌入不更新设备和信息的化会严重影响工作效率。

1.2对于文书档案的安全保护缺乏

事业单位的文书档案等资料中保存着大量的政府资料和个人的基本信息和隐私资料，对于事业单位的文书档案资料都需要进行严密地保护。在没有信息化的时候这些资料还可以放到比较隐秘的地方防止他人偷窃，但是信息化之后这些资料存在于计算机中，容易遭到黑客组织的入侵导致计算机系统或者网络的崩溃从而导致资料的丢失和被盗取。面对这些可能存在的安全隐患，目前有些事业单位缺乏相应的保护措施，他们文书档案的保密性不强，计算机网络安全技术不够先进，系统存在的漏洞那么面都这些种种安全隐患就会给黑客组织们带来可趁之机。

1.3工作人员的专业素养缺乏

信息化技术是需要专业的人员来进行，需要专业的知识，必须要有一定专业知识才能够担任这个工作。例如正常人是不懂得如何给文件加密，面对黑客组织的侵入如何进行防护以及数据库的建立和运用。这些虽然不是科技的顶尖技术但是操作起来还是需要拥有专业素养的工作人员才能够执行。

2.如何清除事业单位信息化建设的阻碍

2.1加大对信息化的建设加快信息化的建设

事业单位的领导干部应该要明白和了解文书档案工作的重要性以及文书档案工作进行信息化建设的必要性才能重视文书档案信息化建设，还应该要加大对事业单位信息化设备的资金投入，一些陈旧的系统和计算机硬件是不足以支持最新最先进的办公软件以及数据软件的运用，我们都知道有些事业单位去处理一些信息的变更或者其他一些文书档案相关工作的时候都需要比较长的时间和工作日，这样就会给来办理业务的人民群众带来了各种不便，这些最新的软件不仅修复了以前软件的不足而且还增加了很多人性化的新功能，把这些软件运用到文书档案工作中去，能够让工作更加灵活，更有效率和更加人性化。

2.2解决文书档案信息安全隐患

因为事业单位的特殊性，它储存了大量的国家政府的信息和人民群众的个人基本资料，一旦泄漏出去对于国家以及人民群众的财产安全都会造成巨大的威胁，所以对于文书档案的安全保护工作一定要全面。为了临时应对文件的丢失，所以对于一些比较重要的档案资料应该也要进行备份。以防发生文件的丢失也能够继续进行工作。面对文件的保密性和防止黑客组织的恶意入侵，事业单位应该要把进行文书档案工作的人员小组化和专一化。不少事业单位文件档案工作都是交给其他办公室文员进行兼职的，没有专门的工作人员去跟进，那么面对文件的安全性隐患他们也不能够专门地去进行防护，所以应该要建立专门的小组成员去进行文书档案工作，要把这部分人员独立起来，他们的专职就是进行文书档案工作的，那么他们就能够随时随刻监控系统和网络的安全，面对系统的漏洞和黑客组织的恶意入侵能够第一时间进行反应和应对。

2.3提高工作人员的专业素质

提高工作人员的专业素质的重点不应该放在招聘上，而是应该放在在工作中对他进行专业素质的培训，当然招聘的条件设置也不应该过低，起码要有基本的计算机信息技术的操作和理论知识，在他们的工作过程中应该要定时定刻地给他们安排培训和考核，面对专业素养比较差的工作人员应该要派遣一些专业素养比较好的工作人员去与他一起工作，那么就能够在日常工作中提高他们的专业素养。

结束语：随着信息流通地不断加快，事业单位所要面对的信息资料呈几何倍数地增加，他们需要对于文书档案的管理工作需要采取更先进和更完善的信息技术，这样子才能够确保面对挑战的时候能够从容应对，而在信息建设中存在的问题需要国家政府给予相应的重视，对其工作进行相关地整顿。

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