依托数字平台 打造智慧档案室

刘静

近年来，丰县城管档案工作紧紧抓住“智慧城市”建设契机，以创建智慧档案室为抓手，有机嵌入“智慧城管”运转体系，主动介入“智慧城管”核心管理，为全面提升城市管理水平贡献了档案力量。2018年1月，內嵌智慧城管档案管理流程的丰县城管执法应急可视化指挥平台，在北京第二届新型智慧城市论坛上获得“中国新型智慧城市优秀创新案例奖”，同年7月获得国家版权计算机软件著作权。

从无到有，全面建构智慧档案室

2015年1月，丰县智慧城市管理监督指挥中心建成运行，网格管理、现场执法、实时记录等信息化工作全面铺开，因之形成的各种即时原始数据成几何级增长。如何将在线的数据有效引流、规范管理、科学归档，形成具有保存利用价值的电子档案？显然，新的难题已不是传统的档案室可以解决，创建与之相匹配的智慧档案室迫在眉睫。2015年下半年，丰县城管局在充分调研的基础上，出台《关于智慧档案管理的若干建议》，启动智慧城管档案室的创建工作。

一是建章立制，配强配齐工作队伍。丰县城管局将智慧档案室创建工作列为“一把手”工程，成立以“一把手”局长为组长，分管副局长为副组长的档案管理改革工作领导小组，以局机关办公室主任为主，由两名具有专业档案管理知识的在编人员从事日常档案管理维护工作。同时，颁布了《丰县城管局电子文件管理规章》，在全局范围内对档案管理流程进行宣传推广，增进全局职工对档案工作的理解与认知，为后期使用在线档案管理系统辅助执法工作打下坚实基础。

二是重点扶持，配套先进系统设备。为档案室拨配专项工作资金，专款专用，配备完善的智能安防系统，对所有在存档案资源进行有效源头保护。档案室配有3台i7系统计算机，均装有最新sql数据库软件，每台计算机实时连接县智慧城市管理监督指挥中心。

三是有效介入，委托研发相融平台。结合城管执法工作需求，档案室委托定制研发了“丰县城管执法应急可视化指挥平台”，可连接至县城管局每位执法人员的智能执法记录仪，实现行政执法和档案管理“双流程”有效对接和数据共享存储，形成智慧档案室中枢核心。

从后到前，灵活创设智慧档案管理模式

在“智慧城管”的建设框架下，传统的档案归集管理模式变得滞后掣肘，丰县城管档案人积极探索，初步创设了与“智慧城管”相适应的智慧档案管理模式。

一是从分散走向集中，打破信息“孤岛”。实施“一张网”工程，以局机关档案室为基点，将丰县城市管理行政执法大队、丰县环境卫生管理处、丰县智慧城市管理监督指挥中心等多个下属部门档案管理工作整合统一，形成档案库互联、信息集成、一键共享的档案管理新局面，为促进构成“大城管”格局提供了坚实基础。

二是由事后变为事中，予以超前控制。传统意义上的整理归档一般要延续到次年，其间受时间、人员等主客观因素影响，有时难免会造成材料缺失或收集不准不全，留有遗憾。“智慧档案室”实现实时在线信息收集，前移业务流程环节，打破以往被动局面，进行超前控制，牢牢把握关键节点主动权，保证了后续归档信息的准确性、系统性和完整性。

三是借“智能”解放“人工”，实现高效管理。档案信息收集、整理、归档的全自动化智能处理，不仅提高了档案管理工作的效率，更重要的是，把档案人员从原本细碎烦琐的具体事务中解放出来，把更多的精力投向更高层次的管理领域。一要强化学习，跟上当前形势，掌握最新信息技术，做合格的“智慧档案室”掌舵人。二要科学规划“智慧档案室”，合理统筹不同信息资源部门，分类管理不同载体档案，完成存量纸质档案数字化，无缝对接新平台。三要依托“智慧城管”平台，有效集成管理档案信息资源，深层开发并提供利用，为全县城管运转、管理和决策提供可靠的档案信息服务。

从收到用，有效提升智慧城市管理水平

“智慧档案室”的创建不仅仅是为了城管档案管理本身的提档升级，其核心宗旨更是为了助力提升智慧城市管理水平。丰县城管执法应急可视化指挥平台自2015年运行至2019年7月，共在线存档21万余件，海量的电子档案数据，以“智慧档案室”为传送枢纽，奠定了“活用档案，助力执法”新格局。

一是以联通共享的平台，营造多部门齐抓共管新气象。目前，智慧城市管理监督指挥中心已与公安、园林等部门5879处视频监控对接，实现了视频资源共享。在县智慧城市管理监督指挥中心，工作人员通过视频综合管理平台及应急可视化平台进行实时监控、抓拍，及时记录损坏公共设施、损毁绿化、城区车辆违停、商户占道经营、流动摊点等不文明现象，相关数据第一时间存入机关档案室系统，由机关档案室发起资源共享，通过指挥中心二级平台及联合执法工作群发布执法信息，不但及时遏制了不文明现象，而且有效减少了部门之间的权责不清、推诿扯皮，同时也获得了群众好评。

二是以丰富真实的案例，大幅提高城管执法准确度和执法效率。“智慧档案室”作为连接丰县智慧城市管理监督指挥中心和基层一线执法人员的纽带，以其自身丰富的电子文档存储量为基础，辅以高端数字传输技术，支持即时查库、即时查例。一线执法人员进行现场执法时，可实时通过智能执法记录仪联通“智慧档案室”访问档案数据库，通过案例对比描述，迅速查找有关案例，从而进行有效现场执法，大大缩短执法时间，提高执法效率。

三是以即时有效的数据，保障执法对象和执法人员双方合法权益。传统执法环境下，一旦发生执法纠纷，靠事后各方口述还原场景总有偏差，同时还会出现人为干扰。在应用可视系统监控下，执法人员当天的执法轨迹及执法行为被全程动态记录，并即时传回数据中心，分别形成执法人员档案和执法案件档案，无论是事中还是事后，均事实清楚，有据可查，保障了执法对象和执法人员双方的合法权益，大大减少了执法纠纷，净化了执法环境。

四年来，基于“智慧档案室”和“智慧城管监督指挥中心”的城市管理系统，在城区市容秩序、环境卫生、违法建设、市政设施、公共照明、道路桥梁、应急管理和安全防范等方面的防控处置能力大幅提高，帮助市民处理解决各种难题和纠纷，尤其多次寻找到走失老人、帮助公安部门破获案件……赢得市民广泛好评，为打造共建、共治、共享的良好城市环境，持续提升群众的满意度和获得感，建设美丽丰县做出了重要贡献。