数字档案馆的信息检索服务优化探究

【摘要】和传统档案馆一样，数字档案馆也是也给用户提供服务。所以，在数字档案馆信息服务的过程中，服务的模式和途径极为关键。本文在对数字档案馆的相关概念进行分析的基础上，概括分析了数字档案馆发展过程中存在的问题，总结了如何针对数字档案馆的信息检索服务给予改善和调整，为数字档案馆的功能完善提供相应的建议，希望能够让我国的数字档案馆取得更好地发展。

【关键词】数字档案馆;问题;优化策略

伴随计算机运用面的不断拓展，网络技术也取得了较快地发展。电子档案的数目有了大规模的增长，如何对电子档案实施管理并让其得到最大限度地运用是现代档案管理的核心要素。数字档案馆是现代信息技术在档案管理过程中的体现，其针对的对象就是各种电子档案。通过数字档案馆实施管理，不仅可以提升档案管理的有效性，而且可以改善档案服务的水准，是我国档案管理在将来的必然走向。当前，很多档案馆已经开始实施数字档案馆建设，档案信息检索的自动化程度得到明显的提升。在此背景下，档案信息使用者是不是可以及时、有效地检索出所需信息成了评估档案管理水准的主要指数。

1. 数字档案馆信息检索过程中存在的问题

1.1 信息存储能力有待提升

在数字档案馆中，信息检索的本质包含两个部分：一是信息存储，二是信息检索。虽然所有的信息都是为了最终的检索，但是所有的和数字档案馆有关的操作都是建立在信息存储的基础之上的。信息保存量大，资源丰富是数字档案馆发展的前提。所以，在构建数字档案馆的过程中，信息存储环节是非常关键的。但是，审视目前的数字档案馆建设过程中，对信息检索的建设非常关注，而对如何对信息进行存储却不够关注，其信息存储能力有待提升。关注数字档案馆的元数据收集给档案资源的全方位整理奠定了基础。拓展并优化档案信息资源构成，提升档案信息资源的有效程度。

1.2 信息检索工具相对单一

符合档案信息使用者需求的资料是他们检索的目标，而网站是供应档案资料使用的平台。所以，针对不同的使用者，数字档案馆应当提供不同的检索工具，这样检索人员就可以通过各自所需的工具进行检索。比如，检索一般信息的人员只要输入简单的检索条件就可以得到相关的档案信息，但是这类使用人员大多需要对检索速度比较看重的用户;而需要配置多个检索条件去搜集的档案信息就需要更多的检索条件，此种类型的检索适用于那些对检索精准度要求较高的用户。同时，对于一些刚开始操作检索工具的人员而言，他们需要那些给出检索程序的工具，有平台逐步给予指引，档案信息使用人员才可以通过检索工具得到想要检索的资料，而这样的人员就需要检索界面相对简洁，方便检索人员使用。

2. 数字档案馆信息检索服务优化策略

2.1 优化档案检索界面的设计

档案网站是进入数字档案馆的窗口。档案检索人员想要检索相关信息，首先需要进入档案网站。因此，在档案网站具备有醒目的档案查询的模块，进入设计必须要突出;其次，检索界面的设计必须保持简单明了，彰显检索功能的要求。而当前的档案检索网站进入端口设计太过隐蔽，且界面杂乱无章，不仅不够美观，而且會影响使用效果。因此，必须对检索的进入端口进行调整，在进行设计的时候，需要充分考察用户的使用习惯以及关注特征。依据网页设计中的“F”格局，提议把检索进入端口设计在网页左边之上的部位，彰显出网站提供检索的重要程度。而且，在首页配置指导说明，增加部分小章程，协助使用者快速找出数字档案馆的检索端口。

至于界面背景的设计，首先要确定它的颜色。通常情况下，界面的颜色不要超过三种，要尽可能采用单一的颜色，搭配一些虚化的图表。这样一来，界面就会显得十分清爽，使用者可以依据自己的爱好，进行重新设计，彰显城市的文化底蕴。至于其栏目设计，需要配置独立的检索框，将其摆放在界面的最醒目的部位，并对检索内容给予分类，删除其中一些冗余的内容，不可设置太多图片或者视频，避免影响页面的打开速度;在进行网页代码开发的时候，要尽量精简设计，多配置静态界面，将之设计为层叠式，保持其在各种浏览器中的通用，确保检索界面呈现相同的内容。

2.2 添加二次、高级检索

作为数字档案馆，必须要给可以多设计一些检索方式，让使用者可以自由组合，引导他们在最短的时间内找出需要的资料。而当前档案馆所给出的检索方式相对简单，一旦使用者有比较繁琐的需要的时候，无法实现快速检索。所以，数字档案馆必须在检索方式上做出调整：

首先，以关键词检索为依托，加入题名、档案号、责任人、时间等多个检索要素，将它们和关键词匹配，以检索出最为全面的资料。其次，要添加高级检索，协助使用者在具有多个检索要素的情况下，展开组合检索，将各种要素搭配中检索，以便得到更为精确的信息。三是要展开二次检索。让使用者在得到一部分检索结果的基础上展开二次检索，对所检索结果展开降噪处置，得到更为精准的资料。以此为前提，展开三次甚至是更多次的检索，让所得的资料更加契合使用者的需求。四是依托常用的关键词，展开分类检索，依据档案负责人、时间段等要素将之归为不同的类别，可和关键词搭配在一起，联合运用。

2.3 引入全文和跨库检索技术

首先，全文检索。当前环境下，有一部分数字档案馆可以进行全文检索，查阅档案原文，然而它检索的模式依旧是依据常见的题名、负责人等。并不能进行全文内容检索。此处所谓的全文检索，指的是将文档内的所有内容为检索对象的一种技术，它的重点在于文档索引。在不远的将来，对档案资料的精准度会提出更高的要求，全文检索是大势所趋。

其次，跨库检索技术。有不少地区构建的数字档案馆均属于地域性档案馆，在这些档案馆中，必然要用到跨库检索技术。这一技术又被称作联邦检索，是在多个分布式异构数据库的基础上构建而成的检索体系，能够给使用者设计一个统一的检索端口，把使用者的检索词转变为符合各自需求的检索表现模式，提炼出对应数据库之内的检索结果，并对之进行归纳和整合，对资料做出处理之后，通过统一的模式呈现给使用者。利用跨库检索技术能够化解由于不同档案数据库之间的结构差异而引发的各种矛盾，协助使用者在更多的数据库之内检索资料，得到更为全面的信息。

2.4 对检索结果做出调整

通过简单的检索，能够得到一些大致相关的信息。但是这些信息大多量比较大，且排列杂乱，没有一定的次序，无形之中增加了使用者的工作量，让他们无法逐个查看，很多资料就埋没于大量的资料之中，无法发挥其应有的作用。为了改变这一现状，必须对检索结果做一进步的处理，对它们进行挑选和排序，让使用者能够在最短的时间内找出所需的档案。设计文档排序，可以依据多种要素，比如，时间、负责人、下载热度等。大多档案馆都是默认依据下载热度等进行排列，而使用者可以根据自己的需求，自行调整排列顺序。

3. 总结

综上所述，在数字档案馆的信息检索方面引入多种优化技术，能够一定程度上提升它的检索速度和精准度，让使用者得到更契合其需求的文档，给使用者提供更到位的服务。

参考文献：

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作者简介：吴谋硕（1978.8-），男，汉族，湖南湘乡人，硕士，副教授，研究方向：大数据，信息检索，数字媒体。