加强小城市城建档案管理工作的有效路径

于跃　于运鹏

摘 要：加强小城市城建档案管理工作需要管理部门和一线工作人员共同努力，寻找到提升档案管理效率的有效途径。本文从阐述加强小城市城建档案管理工作的必要性入手，对于加强小城市城建档案管理工作的有效路径进行了分析。

关键词：城建档案;管理工作;有效路径

随着我国城市建设工程的发展，城建档案管理工作在整个建设工程中发挥着越来越重要的作用，在一定程度上成了影响工程管理效率的重要因素。通过这几年的档案管理工作实践，工作人员认识到工程档案管理的重要性，对进一步做好档案管理工作也有了更清晰的思路。

一、加强小城市城建档案管理工作的必要性

加强小城市城建档案管理工作的必要性很高，以下从真实反映建设成果、增强城建工作规范性、提升城建工程安全水平等方面出发，对于加强小城市城建档案管理工作的必要性进行了分析。

（一）真实反映建设成果

加强小城市城建档案管理工作有助于真实反映城市建设的真实成果。建设工程档案，是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录的总称，包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。建设工程档案是对项目准备、规划、勘察、设计、施工过程以及所用材料、产品、设备、技术的真实记录，是建设成果的真实反映，是责任主体的真实记载，是住房城乡建设档案的核心内容。

（二）增强城建工作规范性

加强小城市城建档案管理工作还有助于增强城建工作的规范性。做好建设工程档案归集管理工作，可以为实施城乡规划、组织工程建设、进行维修改造、调处社会纠纷提供重要依据，能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件，更好地服务于城乡建设和经济社会发展。明确归集建设工程档案的范围、步骤和要求。为深化落实"两书一证"制度，全省县城以上城市规划区内所有新建、改建、扩建的房屋建筑和市政工程项目，村镇规划区内执行工程建设程序的建设项目，奠定坚实基层。

（三）提升城建工程安全水平

加强小城市城建档案管理工作能够有效提升城建工作的安全水平。对涉及地下管线的建设项目，规划部门核发建设工程规划许可证时，还应要求建设单位报送管线现状资料并提供城建档案管理机构（或当地政府指定的管线信息管理机构）出具的管线查询证明;对涉及挖掘道路的建设项目特别是地下管线工程，建设部门或城管（市政公用）部门在核发施工许可证时，还应要求建设单位提交既有地下管线的安全监护方案。建设部门办理建设工程竣工验收备案手续，而建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案管理机构进行工程档案预验收。城建档案管理机构要本着既保证重要审批文件和技术资料不缺失、又方便行政相对人的原则，在接到申请后5个工作日内完成预验收，如果验收不合格的，必须将整改意见一次性明确告知建设单位，限期补充完善相关资料。

二、加强小城市城建档案管理工作的有效路径

加强小城市城建档案管理工作的有效路径应当具有灵活性，以下从确保档案归档质量、强化档案整理工作、做好档案统计工作、优化档案服务方式等方面出发，对于加强小城市城建档案管理工作的有效路径进行了分析。

（一）确保档案归档质量

加强小城市城建档案管理工作的第一步是确保档案的整体归档质量。严格管理，保证档案归档质量，一是把好“收集归档关”。对工程竣工档案归档首先明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并要求工作人员及时移交。平时集中力量对库藏全部档案逐卷逐条地进行检查和对照，将原有不规范的案卷进行重新整理、分类、组卷、编目和装订，做到及时发现及时整理。

（二）强化档案整理工作

加強小城市城建档案管理工作还需要进一步强化档案管理工作效率。二是把好“档案整理关”。在档案整理过程中，工作人员严格按照有关规定要求，对各种门类和载体的档案进行了科学分类。加强档案的保密性。认真填写专题目录索引、全引目录等较为齐全的编研资料，做到组卷合理，排列有序，编目规范，实现了档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。其次，把好“档案保管关”，对档案及时入库，对档案摆放整齐有序，入库档案保管齐全完整，未出现丢失和损毁等现象。并且对档案的摆放作大体规划，让检索利用更快捷方便，把档案入库区分成相应小区，一般预留出相同类别的区来，作到心中有数。

（三）做好档案统计工作

加强小城市城建档案管理工作应当做好档案数据的统计工作。四是把好“统一录入关”。定期对入库档案进行统一录入，作到纸质登记目录与计算机录入同步，实现计算机查询，对所有的各类档案的分类号、主题词、形成时间等输入了微机，形成了一个有序的整体。初步形成了计算机辅助的档案管理系统，初步建成了数字化档案室，真正做到档案信息开发利用和资源共享。狠抓实效，不断优化档案开发利用 搞好档案管理工作的目的就是更好地为各界咨询利用提供优质高效服务，服务是档案工作的出发点和归宿，这既是档案工作的基本要求，也是档案工作的价值所在。

（四）优化档案服务方式

加强小城市城建档案管理工作需要进一步优化档案服务方式。工作人员不断拓宽服务领域，优化服务方式，让档案工作焕发出了新的活力。一是档案检索工具编制基本齐全。工作人员编制了案卷目录、全引目录等各种齐全配套的检索工具索引，对库藏档案进行了分类编号，能够方便快捷地检索到相关档案。二是档案利用效果丰富。做好了查询登记和利用效果登记，实行借阅登记，对借出的档案及时催回，严格执行借阅程序，通过提供利用档案，取得了明显的社会效益和经济效益。

结语

小城市城建档案管理工作的优化对于提升城建工作整体水平有效很大帮助。在这一过程中档案管理部门和档案管理人员应当仔细探索出加强小城市城建档案管理工作的具体措施，才能够在此基础上真正做到加强小城市城建档案管理工作的整体水平。

参考文献

[1]李娟.加强小城市城建档案管理工作的措施[J].山东档案.2016，5（12）：71-73.

[2]连宗祺.加强小城市城建档案管理工作的措施[J].城建档案.2015，6（18）：88-90.