档案管理信息化是档案管理的发展趋势

赵东辉

摘要：随着计算机技术的快速发展，使人们步人了一个信息化的时代，信息化是当今世界经济和社会发展的主流。从政治、经济、文化到人类生活的各个角落，信息技衍不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。同时档案的电子化管理，档案信息数字化也面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率。

关键词：档案管理;信息化

一、档案信息化管理的必要性

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解：首先要实现档案信息的数字化和网络化;其次，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;再次，要实现档案信息高度共享;第四，要引发档案管理模式的变革。

档案信息化管理的必要性主要表现在：由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会發展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、影响档案信息化建设的几点重要因素

（一）档案信息化建设的水平因素

在档案管理信息化建设中，由于受到传统档案管理及技术的影响，就会导致在档案管理过程中，虽然档案管理部门配备全面的计算机及相关的设计，但是，工作人员很难将其与档案管理工作有效的结合在一起，只将这些机械设备运用在日常的工作中。所以，档案管理人员如何通过利用计算机提升自己的工作能力，对档案数据进行数据化管理，有效的提高档案管理效率及管理水平，己成为制约档案信息化建设的一个至关重要的因素。随着我国计算机技术及互联网技术的快速发展，用户对档案信息的要求不断的提高，在这种情况下，如何对传统思维进行有效的改变，开发出有效的档案管理新技术，已经成为我国现阶段档案信息化建设的一个重要问题。

（二）档案信息化建设的认知因素

在档案信息化建设过程中，档案管理部门的领导对档案信息管理的不够重视，主要体现在档案管理部门没有一套完整的档案信息管理体系，对档案信息建设的认识及管理严重不到位，在档案管理过程中，档案工作人员受传统管理理念的影响，只对档案信息进行了收集，没有对其进行充分的分析与利用，没有发挥出档案应有的价值，严重的浪费档案的存在价值。

（三）档案信息化建设的观念因素

在传统的档案管理过程中，档案管理人员只将档案信息收集、保管就没有任何任务了。但是，随着城市人民群众对信息资料的不断提升，对存储的档案信息利用已经远远超过了信息本身的价值。所以，档案管理工作人员应该摒弃传统的管理理念，重视档案信息化建设，学会如何利用档案的价值。但是，到目前为止，大部门档案管理人员仍然没有意识到档案信息化建设的重要性，对档案管理难以达到要求。

三、档案管理信息化发展的策略

（一）注重资源整合，加大整合力度

档案资源整合是新形势下档案信息化建设集中统一管理的需要，也是实现这种统一管理的有效途径。现阶段建立档案管理制度，要将档案业务与信息技术紧密结合，达到资源共享、来源多元、统一管理的目的。对于大型企业、设计公司而言，档案信息资源是基础性资源，它的资源整合程度、统一管理水平是衡量档案信息化水平的一个重要标志。现阶段的档案信息化建设，信息化整合方式是对档案资源展开相应的分组、整理、编制，使原本离散的、多元的、异构的、分布的信息资源组织为一个整体，有利于管理、利用和服务。因此，各企业单位的档案管理者首先要根据各自档案实际，完成相应的整合、加工和编纂，把零散档案内容属性加以有效的处理，将无序的资源变为有序，将分散的资源整合统一，使档案内容得到更好地利用。

（二）提升档案管理工作人员的责任意识，强化责任担当

档案管理的根本目的是为了给利用者提供更好的需求保障，作为档案管理人员，要树立强烈的责任意识，增强档案管理人员的自身素质，这是做好档案管理等工作的原动力。档案管理人员要持续加强学习，打好业务知识基础，熟练应用主流的档案管理软件，始终做到与时俱进。档案管理人员还要端正档案利用态度，坚定立场。档案管理是为档案利用者服务，在企业单位中，档案主要供该单位人员研究使用，未经主要负责同志批准，不能向外部人员提供，更不能用于其他非法目的。档案管理人员要结合岗位实际积累经验，不断提升自身技能，树立起正确的档案服务理念，才能更好地实现档案管理信息化。

（三）改革传统管理方式，加大创新力度

企业档案管理只有实现创新发展才能适应信息化需求，发挥档案有效作用，提升档案管理水平，进而推动该单位事业发展进步。各企业要更加重视信息化档案管理，发挥档案管理决策作用，档案管理部门要不断更新管理观念，推动档案管理从传统模式尽快转变到信息化管理模式。要不断完善档案管理的规范化制度，统一管理标准，为档案创新发展提供规范依据。同时，在档案管理安全性得以确保的情况下，要加快实现档案资源外部共享和利用，提升档案信息的利用率。

四、结语

档案信息化的发展是信息时代发展的必然趋势，通过采用信息化的档案管理方式，使得我国的档案管理工作的效率、质量、安全得到进一步提升。越来越多的企业生产发展都需要借助信息化的管理方式进行促进，信息化档案管理的发展与发展为我国经济的发展提供了良好的信息服务支撑。

参考文献：

[1]刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势档案管理的信息化[J]价值工程，2017，22（4）

[2]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]山西青年，2017，8（1）