大数据时代加强人事档案管理工作的探索

孙杏林

摘要：所谓大数据就是指利用先进的互联网技术来集中管理巨量的数据信息。而当前，在企事业单位中人员众多，涉及的信息众多，这些大量的人事信息，归档和管理起来将会十分困难和复杂。当前我国事业单位一般以收集、整理和保存人事档案为主要工作内容，这不能满足当前大数据时代的数据要求。因此，当前运用大数据的方法和理念对人事档案进行统一的管理，这是我们需要面临的重要问题。

关键词：大数据时代;人事档案管理;措施

一、人事档案大数据平台的特性

第一，处理档案资源的高效性。根据2017年国际数据公司的统计与检测，大数据技术处理档案资源的速度已经基本达到EB级别，有些甚至已经达到了ZB级别。在人事档案大数据平台当中，无论是档案管理主体，还是档案使用主体都可以在海量的档案资源中进行检索，迅速的找出具有价值的档案。相比其他信息技术，大数据技术在处理数据和档案资源上的速度更快，能力更强。第二，能够显著节约单位开支。大数据处理技术能够将大量的档案资源进行压缩处理，缩减数字档案占据的硬盘空间，节约单位在购置硬盘设施上的开支。除此之外，大数据技术能够代替大多数人工操作，推动人事档案管理的自动化和科学化，节约单位人力消耗。第三，人事档案服务的便捷化。在大数据平台当中，单位可以建立档案服务平台，推动人事档案流动与服务的便捷化。档案需求主体只需要在平台，上提交相关的申请后，由档案管理主体直接通过有关渠道进行数据传输，简便档案服务的过程。第四，人事档案服务的智能化。在大数据平台当中，单位可以利用大数据技术实现档案管理的自动化。单位可以利用大数据技术代替部分手工劳动，将档案管理人员从管理工作中解放出来，进一步加大檔案服务工作的人力投入。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）保密性原则导致档案所有人无法及时完整地核对、补充个人信息

作为事业单位的重要机密信息之一，人事档案需要专门的人员和部门进行管理。人事档案管理部门的工作人员要对人事档案信息进行统一的归档、整理、审查和保存。档案不是事业单位的所有人都可以申请查看的，特别是对于一些保密级别高的个人人事资料，更应该注意保密。这种过度的保密措施，也带来了一些弊端，导致事业单位人员不能及时了解自己的档案信息，也就谈不上对档案进行及时的补充完善。

（二）档案所有人的个人重视程度不够

当前在一些事业单位中，特别是一些私营事业单位，事业单位的人事档案管理存在一些重视不足的问题。由于人事档案涉及了事业单位员工的学习和工作经历，同时也包括个人的成长历程和所取得的成绩等，这是十分有用的信息。但是，许多的事业单位在人事档案管理上流于形式，不重视实质，为了节约成本，雇佣非专业的档案管理人员对企事业单位的人事档案进行记录和管理。这些非专业的管理人员管理水平和专业素养方面存在一定的欠缺，当然也很容易忽视在档案记录环节需要特别关注的地方和需要特别重视的信息。这主要是由于事业单位的管理层的偏见导致的，事业单位的大部分资金都投入市场和科研环节，在人事档案的工作中投入的资金和重视程度不足。

（三）人事档案收集频率过低，导致归档信息有所丢失

当前，我国的许多企事业单位中，对于事业单位员工个人档案的总结和更新一般是以年为周期的。这种以年为周期的档案更新频率太低，导致对于职工的个人总结和成果更新较为缓慢。这导致在较长的时间中，很多重要资料失去了重要价值，同时由于保管不当，还会出现资料丢失的情况，这些问题都直接导致人事档案信息的丢失。

三、大数据背景下事业单位人事档案管理的创新举措分析

（一）提升大数据档案管理意识

 应增强事业单位的大数据档案管理意识，通过多样化的宣传手段和方式，使相关人员充分认识到人事档案的价值和作用，全面树立大数据档案意识和观念，密切关注事业单位人事档案变化情况，与其他部门之间进行及时的交流、沟通和信息反馈，增进对事业单位人事档案管理的深度认知，为档案管理的科学化、信息化建设奠定坚实的思想基础。

（二）加强事业单位人事档案的保密安全管理

对重要人才数据进行安全采集、整理、存储和利用，加强对人事档案的监督和审查，充分利用现代化计算机信息技术，实现事业单位人事档案的便捷、安全管理，如：个人情况、专利证书、科学研究成果等信息，确保事业单位人事档案机密的安全。同时，还应加强事业单位人事档案信息的加密处理、防火墙设置措施，确保人事档案信息的安全和完整。

（三）打造优质人才队伍

信息技术时代，单位只有拥有一支优质人才队伍，才能为构建人事档案大数据平台打下坚实的基础。首先，单位可以与本区域内的高校进行合作，签订人才共同培养协议。通过共同培养的方式，单位可以立足于自身未来发展规划，有针对性的设计培养计划，为人事档案服务工作注入新鲜的活力。其次，单位要优化内部培养方案，系统性的搭建培训体系。单位应当提升大数据技术、云计算技术、物联网技术实操训练在培养方案中所占的比重，增强档案管理人员的综合素质。最后，随着信息技术的发展，大量的档案服务机构开始运用大数据技术，单位之间只有加强沟通，互相借鉴，才能真正互相进步。因此，单位必须加强与其他单位的沟通与联系。一方面，单位可以定期承办相应的交流论坛项目，为本单位档案管理人员提供交流平台。另一方面，单位可以通过签订合作协议的方式，与异地单位签订员工交流协议，派遣员工到异地单位进行轮岗学习，汲取其他单位运用大数据技术的经验。

四、结束语

综上所述，当前经济技术的不断发展和社会的进步，相关的档案管理事务呈现不断增加的趋势，这使得档案管理工作面临的挑战越来越大。当前的档案管理模式已经严重阻碍了档案管理工作的发展，为了进一步提升相关企事业单位人员的专业水平，进一步提升档案资源管理的现代化水平。当前档案管理工作要及时抓住大数据时代带来的机遇，建立一套新型、完善的档案管理方式，来提高档案的使用率和管理率。

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