企业文书档案管理工作存在的问题与对策

张洪

摘要：对于一家企业来说，日常的工作过程中需要面对大量的文书档案进行统一的管理，在以往的档案管理中一般都是采取纸质文档管理的方式较多，但是随着企业的进一步发展，企业内部需要储存的数据和材料越来越多，需要利用互联网技术进行文档的线上管理，既节省了人力物力，也使得文档的查找更加地方便快捷。因此，本文将重点论述当前企业中文档管理工作中面临的问题，以及企业优化文档管理工作的具体措施。

关键词：企业;文书档案;管理工作;问题;对策

文档管理就是要求工作人员对于企业发展所需要的一些文字性的资料进行分类、整理保存，在企业要用到一些文档的时候能快速地找出相应的文档。文档还是对于企业重要资料的保存和企业日常工作的记录，因此文档管理工作非常重要，在进行文档管理的过程中工作者需要做到细心和谨慎，对于管理中遇到的问题应及时解决，避免文档的损坏和丢失，以此造成不必要的麻烦

一、当前企业中文档管理工作中面临的问题

（一）文档管理模式落后，难以适应信息化时代

企业的资料等文件一般都是由纸质版和电子版两份的文档进行管理，在进行纸质文档保存的过程中，工作者往往面临巨大的工作量需要在短时间内完成，对于文档管理者来说是一项压力很大的工作任务。尤其是进入信息时代以来，有许多的文档资料都可以用电脑硬盘进行保存和整理，企业的文档管理模式若还是要经过大量的人工工作难免会加大管理的难度。在信息技术高速发展的现在，一些企业的文档管理工作已经落后于时代的发展，在进行日常工作时，不能进一步提高工作效率，利用信息化手段实现方面快捷的工作流程[1]。

（二）忽视文档管理工作的重要性，管理制度不完善

一些企业在日常工作的各个环节中，对于企业的生产、经营等工作的重视度很高，但是对于文档管理工作的重视程度却不高，企业认为文档管理是一项很轻松的工作，实则不然。文档管理看似只需要对于这些资料进行保存、整理，但是在此过程中也需要耗费大量的人力物力，工作人员在进行管理的过程中常常面临一些难题，例如对于文档的分类，文档保存的安全性，查找的便捷性都需要人为进行管理。此外，企业对于文档管理工作的工作制度制定并不完善，一些工作者容易在工作中消极怠慢，对于文档管理持有不严谨、敷衍了事的态度，一旦造成文档管理中出现问题，对于企业则是不可挽回的损失。

（三）文档管理人员的能力不足，工作协作水平较低

企业的一些文档管理人员可能并没有受过专业的培训，可能是其他岗位调过来的工作者，他们对于文档管理的流程还很陌生，对于工作环节和注意事项还不太了解，在管理文档的过程中往往面临能力不足的问题。虽然文档管理工作难度不算大，但是却需要工作者异常的仔细、认真，对于工作人员的要求很高。尤其是一些其他专业或部门调过来的工作者，对于业务不熟悉，就容易与其他工作者缺乏一定的默契，在工作中很难快速融入岗位，与其他人进行良好的工作协作，一些需要对接的工作不能顺利地完成。

二、企业优化文档管理工作的具体措施

（一）建立信息化文档库，方便资料储存和查找

企业应该在文档管理工作中聘请一些具有高技术手段的工作者，在文档管理的过程中建立起一个企业内部的文档库，工作者可以将文档保存在信息库中，在其中进行整理，企业其他部门想要搜索文档时，可以登录文档信息库就可以找到自己所需要的文件，这样的操作模式节省了大量的人力物力，文档管理者只需要日常对于信息库进行管理和维护就好，不需要细化到每一个储存和查找的细节。文档信息库精简了文档管理工作部门以及内部工作者的工作环节，使他们能够精力放在更加具有难度和需要人為操作的工作中，将他们从一些简单繁琐的工作中解放出来。

（二）加强对于文档管理工作的监督，完善相关制度

企业要对文档管理部门进行不定期的抽查和监督，对内部的管理工作进行考察，提出相关的工作意见，确保文档管理工作能够顺利地运行。企业应该制定完善的文档管理制度，对于工作者的行为进行一定的约束，监督他们的日常工作，对于那些不良的工作风气要进行及时地纠正，对于在工作中造成失误的人员，应该根据管理制度进行相应的处罚措施。同时，对于在工作中表现优秀的工作者要提出表扬，在部门内部形成奖罚分明的制度要求，能够对工作者形成最基本的约束和激励作用，使他们能够将精力放在工作中，进一步提高文档管理工作的效率fzl

（三）定期对管理人员进行专业培训，提高工作协作能力

企业要对文档管理人员进行定期的培训工作，尤其是进入信息化时代，企业的文档管理面临着技术上的更新，一些工作者对于这些技术或设备的使用还不太熟练，在工作中很难提高效率。因此，企业就要派专业人士对于工作者进行专业的培训，帮助他们掌握技术设备的使用方法，熟悉工作流程，对于一些非专业的工作者进行工作上的指导。工作者之间也要形成良好的合作能力，增强彼此之间的默契程度，在工作中能够更好更快地完成任务。

三、结束语

总之，通过以上对于企业中文档管理工作的探讨可以看出，文档管理工作在企业日常工作流程中的重要性。对于文档管理当前所面临的一些问题，如文档管理模式与当前的管理模式不符，企业对文档管理工作的不重视等，企业应该及时进行工作改进。在信息化的背景下主动使用科技进行文档工作改革，在对文档工作进行监督的过程中不断地提升内部工作者的管理能力和水平，有助于企业实现长足的发展。

参考文献：

[1]哈丽布努尔·毛达汗.浅谈企业人事档案管理工作中存在的问题与解决对策[J].办公室业务，2017（4）：152-152.

[2]余洁萍.试论企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].经贸实践，2018，No.231（13）：253.