新时期事业单位档案管理创新思路的探讨

王月明

摘要：在改革开放的新时期，我国的国民经济在快速的发展，新时期事业单位作为公益事业的重要组成部分，对档案管理工作提出了比較高层次的要求，传统的档案管理工作局限性较为突出，不能满足新时期的要求。本文立足于事业单位档案管理工作的原则及意义，对目前事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析，基于此探讨新时期事业单位档案管理的创新思路。

关键词：事业单位;档案管理;创新

引言

加强对事业单位档案的管理，可对档案中的信息资源进行分析，利用分析结果对事业单位未来的工作进行指导。同时，对档案资源进行积极地开发，可以实现档案价值的最大化，对于事业单位未来的发展有重要的意义。因此，事业单位应不断的对档案管理进行创新。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 事业单位档案管理手段相对落后

事业单位档案管理手段问题一直是影响其发展的原因之一。目前来讲，国内大多数事业单位档案管理中存在着软件和硬件设施投入不一致的问题，所以对于实际档案管理工作存在着极为明显的影响，难以达到国家要求的标准。另外，在事业单位档案管理工作中，资金的投入力度是十分有限的，使档案存放没有固定的房间，甚至有些单位将档案与易燃物品存放在一起，很容易因意外造成档案的损毁。另外，档案在管理过程中手段较为落后，现代化建设中，计算机科技发展十分迅速，但许多事业单位在档案管理中仍采用传统的管理方式，使档案管理无论从思维管理模式还是技术管理模式方面都无法满足新时期的需求。

1.2管理工作不到位

1.2.1档案收集难

很多事业单位档案管理工作不够规范，在材料收集过程中管理制度不能发挥其实际作用，没有严格的档案材料收集考核，不交档案、材料缺漏、不完整的情况常有发生，很多部门都是各司其职，缺乏沟通，导致档案管理收集工作难以进行。

1.2.2管理人员责任意识薄弱

近几年，事业单位的发展比较迅速，单位很少具备专业的档案管理人员，兼职的档案管理人员也没有及时进行学习、培训，致使单位的档案管理不规范，出现很多错误与纰漏。缺乏基础的档案管理常识，存在档案胡乱涂抹标注的情况。

1.2.3档案管理的设备落后

落后单一的档案管理工作致使档案开发利用率较低，参考价值和服务资源未能得到有效发挥，档案处于被动的状态。库房设备不达标，档案材料出现了发霉、发潮、虫蛀等现象，受到严重损毁，完整性没有保障。

1.3缺乏专业的档案管理人员

在档案管理工作中专业的档案管理人员对提高档案管理工作效率有非常重要的作用。纵观现在的事业单位档案管理队伍中很多档案管理人员并非专职，而是身兼多职，在频繁的工作变动中，难以应付档案管理工作，缺乏专业的理论知识和责任心，不利于档案管理工作的开展。档案管理人员在兼职的情况下没有及时开展档案学习、培训，不了解档案的具体规程，对档案简单地贴上标签，装进档案盒，放进档案柜，导致档案材料在划分、归类、整理等环节中出现错误，移交过程也难以顺利进行，工作效率低。

2 新时期事业单位档案管理创新思路

2.1 制定完善的档案管理制度

许多事业单位缺乏完善的档案管理制度，主要是因为事业单位不重视档案管理制度。所以，要提高档案管理效率，首先就要让事业单位意识到档案管理工作的重要性，转变事业单位的档案管理理念，制定完善的档案管理制度。比如，将档案管理工作作为单位的日常管理工作之一，使全体职工意识对档案管理工作有更全面的认识，从而主动的参与档案管理工作，在减轻管理人员工作负担的同时，提高档案管理工作效率。定期将员工组织起来，对档案管理工作进行宣传，强化员工的档案管理意识。另一方面，在档案管理制度方面，应明确各档案管理人员在档案管理工作中的职责，使其能够加强对档案的管理，实现档案资源价值的最大化。档案管理人员不能只是简单的将档案信息收集、储存起来，还应该对其中的内容进行全面的检查、核对、分析，将分析结果传递给相关部门及领导，为事业单位制定未来的发展战略提供依据。

2.2提高档案信息的利用效率

要提高事业单位档案管理效率，实现档案信息价值的最大化，就应提高档案管理工作的现代化水平。所以，在事业单位的档案管理工作中，要将信息化技术利用起来，提高档案管理工作效率，促使事业单位档案管理工作的顺利开展。比如，采用专业的档案管理软件，制定完善的档案目录，并按照目录对档案进行分类，输入到计算机中，利用软件对所输入的内容进行统一管理。同时，将纸质文档转换为电子文档，可以使检索工作更加方便。如建立规范化的数据库，利用多媒体技术，将文字档案、图片档案、音频档案等进行统一管理，并刻录成光盘备份，以免出现从数据丢失的情况。

2.3提高档案管理人员素质

在事业单位的档案管理工作中，管理人员的素质决定着管理工作效率。所以，事业单位应加强对档案管理人才队伍的建设，提高档案管理人员的素质。比如，在招聘档案管理人员时，应要求其具备一定的档案管理经验，能够灵活的运用各种现代化的管理手段对档案进行管理。在合理运用ERP管理信息系统的基础上，事业单位新进的档案管理人员，应对其进行系统性的内部培训，使其了解本单位的档案管理情况，熟悉各类档案的存档方式及位置，以及各种档案的价值等，这样才能使新进人员更快的独立上岗工作。而对于在岗档案管理人员，则要定期对其进行培训，或者为其提供到专业机构学习的机会，使其能够掌握先进的档案管理里面和方法，从而提高事业单位档案管理工作效率。

结语

综上所述，新时期事业单位的档案管理工作重点应在创新发展，只有从档案管理人才、管理模式、服务手段以及设备等方面进行创新完善，方能改善目前事业单位档案管理中存在的导致档案管理工作效率低下的诸多问题，促进事业单位档案管理更好发展。

参考文献

[1]张利萍.新时期事业单位档案管理创新思路的分析[J]办公室业务，2018（4）： 114.

[2]孙薇.新时期事业单位档案管理的创新思路分析[J]才智，2017（20）：250.