中国古代档案管理思想对当代档案管理的借鉴研究

卢晓地 陈东 赵荣荣

摘 要：档案是人类在各种活动过程中所形成的历史记录，也是一种重要的社会信息资源。本文分析了中国古代档案在收集、整理、鉴定保管等主要环节特征的基础上，提出了对做好当代档案管理的对策，对指导当前档案管理工作具有积极的现实意义。

关键词：古代档案;管理要求;借鉴;思想要求

档案管理模式和方法随着社会发展不断更新、进步，在档案管理制度日益完善的同时，也产生了对档案的重视程度减弱、信息化背景下安全隐患等很多新问题。通过古今档案管理的立法、分类、安全等层面对比，从古代档案管理中汲取精华、继承创新，对当代档案管理具有积极的现实意义。

一、古代档案管理思想概要

1.立法统一思想。档案作为历史的重要载体，对巩固政权、维护国家统治有着至关重要的作用。档案管理为历代王朝统治阶级所重视，在历代王朝更迭中不断得到完善，为集权统治服务的同时也保存了珍贵的史料。严密的档案管理体系需要行之有效的档案管理制度，从商代甲骨档案的形成到秦汉王朝档案管理立法开始萌芽，档案管理成为政治统治的重要一环。随着封建王朝更迭，档案管理从政治、军事扩展到户籍、地图，档案管理体系也更加严密、统一。档案管理的立法早在先秦时就开始萌芽，在西周有史记载“凡帮之大盟约，往其盟书，而登之于天府，大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之。”，对档案副本制度作出了规定;到秦汉、三国两晋南北朝，档案立法得到初步发展;在隋唐，档案立法不断丰富，得到全面发展，档案立法真正系统化是在宋元时期，这时候建立起了完备的档案管理法律法规体系，对档案的收集、编撰、保存、移交各个环节作出详细规定，明清时候，进一步成熟完善。

古代档案管理集中体现了奴隶制、封建制王朝对政权统一的要求，其统一和立法都为集权服务，体现统治阶级意志，其立法统一的自觉存在鲜明的阶级性。

2.专业分类思想。中国古代档案可谓卷帙浩繁，在信息并不发达的状况下，如何对档案进行合理编制，分类便必不可少。不同类别的档案的管理方式也有区分，簿籍的管理相对案牍管理程序要简单些，只需编号抄目，而案牍则要粘连、印缝、计数，一案一卷等，这主要因为它们类别性质有差异，这也就决定了它们需要分开保管。除了从类别性质上进行管理区分，古代档案管理以时间分类也颇具影响力，宋代周湛创立了“千文架阁法”，即以档案形成的不同时间，以千字文为号来进行编排，后来朝廷颁诸路为法”。此外，在组织机构上，档案管理也有明确分类，宋代“各房架阁，逐案异架”即文书库分设三类库房，分别保管三部档案，三部以下的机构再分架阁，不能混同。不同类别的档案的管理方式也有区分，簿籍的管理相对案牍管理程序要简单些，只需编号抄目，而案牍则要粘连、印缝、计数，一案一卷等，这主要因为它们类别性质有差异，这也就决定了它们需要分开保管。除了从类别性质上进行管理区分，古代档案管理以时间分类也颇具影响力，宋代周湛创立了“千文架阁法”，即以档案形成的不同时间，以千字文为号来进行编排，后来朝廷颁诸路为法”。此外，在组织机构上，档案管理也有明确分类，宋代“各房架阁，逐案异架”即文书库分设三类库房，分别保管三部档案，三部以下的机构再分架阁，不能混同。

3.安全保密思想。古代档案管理的安全保密工作主要在档案库房构建和对人的各项严密制度上，体现出档案管理的严酷性、权威性。为了保证档案的安全完整，统治者们建立了专门的档案库房，库房的牢固安全成了档案管理的重要环节。古代档案库房多为砖石结构，这样的建构工艺可有效防火、防虫、防鼠、防热、防盗，造就了中国古代最古老最完整的档案库。古代档案的保密贯穿于档案管理的各个环节，从档案的起草，到档案的传递、公布、保存，均有细致的制度规定。在隋唐时期设有“四禁”：“一曰漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误，所以重王命也”明确了对档案起草者的要求;而对传递、公布档案者设置了严苛禁令，汉代的律法对档案传递、公布的泄密者给予严惩，有腰斩、弃世等。对于档案管理的保密，秦代专门设有禁室，擅闯禁室偷看档案者死罪;明清时法度更加严苛，明朝的后湖黃册库所在的后湖被称作“禁湖”，擅越湖者重治。

二、当代档案管理现状与问题探究

1.当代档案管理现状掠影。当今社会高速发展，档案更加繁多丰富，档案管理面临更多的问题。档案类别不断增加，档案管理部门更加细化，而档案管理制度不再一以贯之，不同的管理单位和管理主体开始针对各自所管理档案的类别性质和实际操作应用制定具体的管理制度，而国家制定的档案管理的法律法规对不同单位的约束也存在差异，这种档案管理的多样性造成档案管理问题的复杂性。当今社会物质丰厚、科技进步，信息化的社会环境为档案的收集、编制、保存提供了便利，极大节省了人力物力，尤其是电子档案的产生，极大提高了档案的社会性和广泛性。与此同时，档案类别不断增加，档案管理部门更加细化，而档案管理制度不再一以贯之，不同的管理单位和管理主体开始针对各自所管理档案的类别性质和实际操作应用制定具体的管理制度，而国家制定的档案管理的法律法规对不同单位的约束也存在差异，这种档案管理的多样性造成档案管理问题的复杂性。当今档案管理在面对复杂局面的同时，也有着巨大优势，当今物质的丰厚、科技的进步，信息化的社会大环境为档案的收集、编制、保存提供了便利，极大节省了人力物力，尤其是电子档案的产生，极大提高了档案的社会性和广泛性。

2.当代档案管理问题探究。随着手段、渠道的日益丰富，当代档案收集的领域拓宽，收集范围扩大、速度提升，使得档案收集的数量大增;档案收集机构、人员的多元化，使得档案收集缺少统一标准，质量稂莠不齐，档案信息收集的断层为档案管理的后续工作制造了一定麻烦。以上这些问题的根源在于政治体系、经济模式、社会环境的变迁。封建制度的瓦解造成档案管理的下移，档案不再只为统治阶级服务，而成为整个社会有效运转的组成部分，不同社会单元也具备了档案管理的部分权限。以人事档案为例，部分企业同样拥有档案管理权限，企业档案为不同企业制定管理，整个档案管理体系不再是下级对上级负责，作为上级分支的模式，而出现平行序列、点状分布等。档案整理阶段需要对前期收集的档案进行鉴别，确保档案的真实性、连续性，信息的共享性为档案整理提供便利，这便对档案管理人员的专业素质提出了更高要求。随着经济科技发展，档案保管的硬件得到显著提升，相比古代档案保管模式更为灵活机动，程序设置得到优化，这在节省人力的同时易出现疏漏，容易被人钻空子。社会环境日益开放，档案的社会性增强，档案的借用、调动也日益频繁，档案对人口流动的限制相对减弱，社会上甚至出现了“弃档族”，更有甚者根本无档案可查，这些人群在当今开放的社会环境下仍可求生存，这就为社会发展埋下了诸多隐患。在这些客观因素的另一面是人们对档案管理思想认识的转变，档案不再是人生“烙印”、社会“烙印”，而成为整个高速运转的社会的“浮标”，人们轻视、弱化档案的存在。如何通过先进科学的手段让人们从思想上重新认识、重视档案，促进档案管理的法制化、科学化，迫在眉睫。

三、古代档案管理思想借鉴

1.古今档案管理异同 。当今档案管理借鉴继承了古代档案管理立法统一、专门分类、安全保密等很多思想。当今档案管理的法律法规更为人性化，没有古代律法的严酷性。例如《企业职工档案管理工作规定》第十九条规定：转递档案应通过机要交通、或派专人送取，不准通过邮寄或交本人自带。但仍存在档案由个人自带邮寄现象，且并没有法律惩治措施，这就容易造成档案管理的漏洞。与古代档案管理分类依附于政府组织机构设置不同，当代档案管理分类更加专业，它根据不同领域、不同行业，有了更多的分类、层次以适应社会发展需要。以电子档案为例，从网络管理角度分析，它有物理层、链路层、网络层、传输层，每个层次都面临不同安全风险，需要逐层分析解决。所以当代档案管理分类在更加专业化、精细化的同时，也存在更多隐患。同样是安全保密，借助现代科技，当代档案管理很容易规避蛇虫鼠蚁、火灾等自然因素的破坏，因此人们很容易掉以轻心，对风险预估的降低也相应降低了人们重视防灾的程度。从主观层面讲，当代档案管理的安全保密性不见得比古人做得更到位。而电子档案等产生，一定程度上弱化了人们对纸质档案的管理，而电子档案因依托于计算机技术，存在更为高级的安全隐患，一旦遭到破坏很难追回，所以对纸质档案的管理不可轻视。

2.古代档案管理思想借鉴与出新。通过古今档案管理的分析比照，古代档案管理思想的优长可见一斑。中国古代档案管理思想是根植于古代社会体系、主流思想的，它朴素实用蕴含着中国古代先人的智慧。首先，我们要学习古人对档案的重视，增强历史感、责任感。只有认识它的重要性，才能真正将档案管理的各项制度、措施落实到位，这需要我们以史为鉴，从档案管理历史中汲取经验教训，才能传承精华。其次，规避档案管理的严酷性，实现档案管理的法治。需要对档案管理的法律制度有全新的认识，要提升档案管理人员的法律素养，明确档案管理的法律禁令，完善档案管理系统，要有切实有效的监督。严格按照法律法规办事，以消除档案管理过程中的漏洞和弊端。 最后，学习古人精细化制档管档的态度，追求档案管理先进性。学习他们对档案管理精益求精的态度，并运用现代科技实现档案管理的科学化、专业化。从思想上解决问题，才能在行动中落实执行。以上是对中国古代档案管理和当代档案管理的粗浅认识，从档案管理的立法、分类、安全等层面，对古代档案管理思想进行了概括，并结合当今档案管理事例，做了比较探究，以求解读当代档案管理困境的根源，并从古代档案管理思想中汲取精华、剔除糟粕、继承创新，从思想上认同档案管理的法制化、科学化、专业化。时代在高速发展，档案管理如何适应时代的步伐，需要我们不断探求、不懈努力。

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