谈不动产登记档案的收集与整理

周晓凤

摘 要：现阶段， 对于不动产物权流转运行过程来讲，其包含的内容比较广泛，并且，不动产登记的范围也在随之扩大，与此同时，由于多种不动产物权流转而出现非常严重的纠纷问题。所以，加强不动产登记档案管理力度是很有必要的，其是一项良好的解决方式，主要是为了规避不动产物权流转问题的发生。

关键词：不动产登记;档案;收集整理

不动产产权登记档案具有专业性、动态性、真实性、完整性、价值性、法律性等特点，为不动产权属登记提供物权确认依据，为维护所有权人的合法权益，为促进房地产市场健康发展，为加快城市发展提供健康服务功能，为维护正常的金融秩序和社会稳定起到了不可替代的作用。

一、不动产登记档案的特点

（一）种类繁多，数量巨大

不动产登记档案范围涉及非常广泛，具体包括房产、林业、土地、矿产、农业等业务档案，尤其是在房地产登记发证方面，因为关系社会各阶层的方方面面，关系千家万户的切身利益，因此涉及面非常广泛，而且数量非常巨大，不仅涉及城镇居民，还涉及农村的每一家农户。这些材料经过整理归档，在一个县就有几万卷之多，更有甚者在人口众多的县市可达百万卷之巨，而其载体又包括文字、图像、表格、录音、磁盘、录像和信息数据等资料，可谓是多种多样。

（二）周期性长，时间跨度大

在不动产登记档案管理工作中，有些项目周期很长，最典型的就是在一些土地管理中，一些土地业务活动由于相关的法律法规不健全，相关的制度机制不完善，需要较长的时间延续进行协调，因此这些项目往往需要跨年度才能完成。在这些工作中，往往需要对土地当前的利用现状做深入调查，还要做城镇地籍调研，最后还要完成土地登记、发证工作，这些工作具体而琐碎，往往需要1～2年甚至3～4年才能完成。

（三）规范性特点

其实，不动产登记档案应当以手册的形式为主，对不动产的物权进行登记管理，在登记管理过程中，遵循标准要求进行登记，目的是体现出不动产登记档案的规范性。在当代社会不断进步的背景下，以往的登记档案模式逐渐改变成了存储性模式，然而不管是采取什么样的方式，都要规范性进行操作。当然，还需要加强不动产登记档案管理内容的准确性，在这其中，内容方式都需要根据不同种类进行划分，最后需要避免档案进行登记时出现混乱现象，更要尽量降低由于遗漏而形成的权属归属纠纷问题。

（四）公开性特点

在我国，通过对不动产登记制度的大力设计和实行不动产登记档案逐渐得到了完善。从当前阶段出发，不动产登记档案中的目标需要从两项内容入手，首先，需要在最大范围内实现不动产物权的公正性，结合物权归属的公正性来维护不动产物权各种效益和他人的合法效益。其次，需要加强对不动产物权各个方面的交易，并且要提供有效的保障。整体上来讲，不动产登记档案需要具有公开性和透明性，特别是在查找和结合方面上，需要做到公正，因为只有这样，才能带动不动产登记管理内部效益的作用。对于不动产各种数据来讲，需要确保档案内部的数据能够面向社会，更要保证当事人或者是经济效益在后期能够更好地查找档案等多种活动，最后实现不动产登记档案的初期目标。

二、不动产登记档案的收集质量要求

（一）登记材料内容要完整

登记材料中各种要件应具有成套性，要把图表及账册收集齐全，使档案材料内容丰富、翔实、完整，使之成为有应用价值和长久保存价值的档案。

（二）登记材料内容要真实准确

应与实际情况相符，不论是法律上起凭证作用，还是反映历史情况的都要真实准确。收集的材料不准确的要退回，不要盲目收集造成错卷。

（三）登记材料形式要标准规范

（1）归档用纸标准化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印纸打印，不能利用废弃纸张的背面打印，造成误导。窗口工作人员在受理业务时，附申请人的各种原始材料应具有严格要求，包括各种原件的复印件都应复印在标准规格的A4纸上并绝对不能剪裁、拼接。（2）各种表格标准化。收集的材料应是统一格式的合同文本、评估报告、认证单、完税证明。（3）文字书写标准化。文件在书写或打印时，应留出天头、地脚、翻口、订口。要求申请人及各级审核人员手写签字、数据、日期、符号必须规范、工整、清晰，要用碳素笔或蓝黑墨水笔书写，盖章时要用印泥。其中应由申请人亲笔签署的约定书或笔录一定要本人亲自书写不能由他人代替。

三、构建不动产登记档案管理新模式的思考

（一）完善管理机制，优化操作流程

不动产档案管理的高效运行，需要完善传统的管理机制、优化固定的操作流程。这就需要在具体的工作实践中，我国要整合登记档案管理机构、整合档案管理資源，构建统一协调、分工明确的管理机制，从而使不动产登记档案管理机制得到完善，为这项工作的顺利开展打好基础。同时，相关部门还要优化档案管理的操作流程，结合现有的工作经验，借鉴国外先进的管理理念和管理方法，从申请受理、调查审核、核对审批到最后的验证发证以及整理归档，建立一整套科学而有序的操作流程，使这方面的业务办理和不动产档案归档环节形成有机结合，从而提高工作效率，体现工作的实效性和科学性。

（二）制定目标，逐步实施

不动产登记档案管理工作，要根据上级相关部门的部署，制订详细而科学的工作计划，在构建新型管理模式、积极开展新型管理工作的过程中，要按照计划把工作分为3个步骤来实施。第一步，要通过调查研究，具体摸清分散档案的相关情况，理顺它们之间的关系，然后在此基础上整理这些档案资料，为这些分散档案资料的整合归档打好基础。第二步，要整合、完善现有的档案形式，对这些档案数据进行信息化处理，以形成规范的电子档案，建立一定规模的档案数据库，然后对一些档案做到逐步移交，以实现统一管理。第三步，要对现有的档案进行全面的规范化管理，要构建完备的数据库，要对不动产档案管理实现以数据化管理为主、以传统管理为辅的积极转变，从而为开展不动产登记档案管理工作提供技术支持和资源保障，使不动产档案管理工作迈上新的台阶，产生更好的社会效应。

（三）加强人才队伍建设

不动产档案登记是不动产档案动态管理的基础，而高效的档案管理需要一支既熟练掌握登记业务，又具备档案管理系统知识的专业人才队伍。基于此，档案管理部门要在人才队伍建设方面下大力气。首先，要加强思想政治教育工作，以提高这些专业人才的理论思想水平和职业素养。其次，档案管理部门要积极开展各种学习活动，为相关人员创设学习条件和学习机会。通过各种培训、讲座、观摩学习等形式，培养这些人才掌握系统的理论知识，并以创新意识拓展工作路径和工作方法，从而提高他们的专业能力和管理水平，以实现打造一支既具有丰富的专业知识和系统的理论知识，又具有较强的职业素养的高质量人才队伍的目标。

四、结语

整合现有不动产登记档案资源，进行集约化、信息化管理，是当前新时代背景下构建不动产登记档案管理新模式的主要途径。档案管理部门和相关人员要努力学习，与时俱进，要以创新意识积极拓展档案管理工作的路径与方法，从而构建不动产登记档案管理新模式，以提高工作效率，实现更好的社会效益。

参考文献：

[1]黄艳玲.建立不动产登记档案管理新模式的探索[J].科技风，2019（9）.

[2]李宝国.新时期对不动产登记档案管理的分析与思考[J].华北国土资源，2018（5）.

[3]滕玉波.试论建立不动产登记档案管理新模式的几点思考[J].科技创新导报，2018（23）.