浅谈档案的收集

李建宁

【摘 要】档案是见证单位成长发展的一个缩影。它记录了单位的历年管理活动、文化生活、经营管理、生产技术等活动，可以说它是单位历史的显照，对今后的管理奠定了良好的基础，为单位的领导者管理提供了有力的参考依据。借助档案，我们能够很好地了解过去，把握现在和预见未来。

【关键词】档案收集;对策与建议;利用

作为档案管理工作者，要对档案及时收集、整理整编、做好保管、利用工作。严格按照档案管理工作制度、文件材料归档制度执行档案管理。对于我们单位目前来说， 在单位领导和档案员的积极配合努力下，相继通过了一二期的组织验收工作，档案管理取得了间断性成果。一是，把分散在办公室、各部门的档案都集中起来进行了统一分类、整理、编目、上架。二是，由内设的业务组织部门分别整理各自形成的归档文件。按照本单位文件材料归档范围进行不同门类文件材料的归档。现将文书、科技、会计及非纸质文件材料的归档范围做一说明。文书文件材料的归档范围主要有A类党群管理类、B类行政管理类、C类经营管理类、D类生产技术类;科技文件材料的归档范围包括基本建设、设备仪器、科学技术研究、产品;会计文件材料的归档范围包括会计凭证、账簿、财务报告、其他会计文件;音像材料及实物的归档范围主要包括照片、录音、录像、唱片、影片、奖品、赠品、印章、字画、产品;电子文件以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体 。

作为档案管理工作者，加强档案收集工作的对策与建议。收集信息、合理归档 ，常规性档案，按期限采集、整理、归档;特殊资料的收集与保管，将采取不定期采集、整理、归档;临时性重点资料档案，有针对性的采集与整理，充分发挥重要资料的时效性。档案的采集需要通过纸质与电子化采集相结合的方式，使档案信息的真实性、时效性、有价值性充分发挥出来。做好收集信息的交接及保管工作。定期将单位的档案送交档案管理部门收集、保管，保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性，进行纸介质立卷，电子档案做好储备。电子档案整理、保管过程中需注意以下几个问题：

（1）要保持存储介质的防磁、防潮。

（2）整理、录入电脑的安全性，做好用机的杀毒工作;

（3）防止档案的病毒侵害，资料防篡改、毁损;

（4）防止电子档案的信息外泄，做好保密工作。

（5）做好档案信息收集人员的素质、能力、责任感的培养

作为档案管理工作者，我们应该不断地用知识武装自己，通過多渠道与实践经验丰富档案管理水平，能够有效地保管好档案，为单位的可持续发展奠定有力的基石。我们不仅要学好科学文化知识、专业知识、历史知识、还要在实践中总结经验、教训，为更好的服务于管理者利用档案而努力。加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键 一是加强档案收集整理工作，力争档案的门类、载体齐全完整。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全。同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。 二是加大对档案的审查、编排力度。随着档案现代化管理力度的不断加强，需要我们对接收的各类档案进行重新编排。由于许多接收的档案或多或少地存在案卷号混乱、与卷号不相符，或者页码不齐全、装订不齐全、卷内文件目录未编写等问题，因此，在接收时应严格审查，加大编排力度，及时解决存在的各种问题。 三是完善档案检索工具能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。 作为档案工作者，应该熟悉档案内容。先熟悉经常用到的档案，后熟悉不常用的档案，先熟悉形成时间近的档案，后熟悉形成时间远的档案，结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。

在档案工作中既要搞好基础工作注意做好档案的收集、整理、鉴定、保管、检查等工作的建设，又要提高档案的利用价值。全面提高档案工作人员的素质，更好地为档案利用工作服务。档案工作人员对档案工作要认真负责、扎实、细致，要做到一丝不苟，来不得半点马虎，在长期的工作实践中养成一种自觉的工作作风，必须具备为利用者服务的思想，既要积极热情又能任劳任怨。严格执行各项档案制度，耐心解答利用者提出的问题并认真听取利用者对档案工作的意见和建议。在实践中不断提高工作效率和个人素质。作为新时代的档案工作者，要不忘初心、牢记使命做新时代档案工作的不懈奋斗者。

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