单位档案管理的现代化与信息化管理

摘 要：传统的单位档案管理因为其管理模式上存在一定的弊端，导致工作效率低下，逐渐不适应于当下对档案管理的要求。在新形势下，各单位对于档案的管理提出了更高的要求。在此背景下，本文主要分析了单位档案管理中存在的一些问题，并针对档案管理提出了优化建议。

关键词：单位档案;档案工作;信息化管理

档案管理是单位工作中的一项重要管理性工作。目前的档案管理已经在很大程度上完成了信息技术和传统档案管理模式的结合，但要全面的发挥和体现档案管理系统的功能，就需要将传统的单位档案管理模式完美的融合进入信息技术中。在当下新时代背景下，单位档案管理系统的创新能够有效提高档案管理的质量和效率。在更新单位档案管理系统时，需要制定相应的管理计划来保证档案管理系统的正常运行，同时依据单位档案管理模式中信息技术的应用，可以降低在单位档案管理过程中造成的人力物力资源浪费。

一、现代化单位档案管理的特点

21世纪，数字化信息的不断发展为档案管理带来了不断地革新，在这种新形势下，档案管理的环境、资源类型以及用户群体等都发生了很大的变化。传统的档案管理是基于实体档案为基本服务类型的档案服務方式，而随着档案管理数字化和信息化的不断变革，传统的档案管理方式对于档案的整合以及分配的效率越来越低，因此，研究大数据环境下单位档案的数字资源整合是很有必要的。新形势下的档案管理主要依靠先进的信息技术以及现代化的管理理念来实现档案管理模式的更新，并在综合的应用中实现档案管理的信息化目标。在这个过程中，实现档案管理信息化的基础是先进的信息技术。

首先，单位档案管理信息化的特征体现在多个方面，有效实现网络化档案管理的基础是现代化管理技术在档案管理信息化当中的应用。现代化管理技术的应用能够将档案信息的远程处理目标得到有效的实现，同时提高档案管理的整体效率。在单位庞大的档案资源中，不同用户的档案服务需求更加趋向于微观化和个性化，这使得单位在现代化的档案管理创新中必须针对于不同用户的个性做出特色性的档案服务创新。为了适应于不同方向的用户群体，单位必须紧紧围绕其档案需要，针对于不同用户进行个性化和特色化的档案管理。

其次，集成化特征作为档案管理信息化的另一个特征也是较为突出的。单位档案管理信息化能够将档案管理中的前后端信息进行有效的交互，在档案的统一化管理上起着重要作用。单位档案管理系统的创新在单位的发展过程中属于一个系统工程，同时在整个单位管理系统的创新中属于子系统，这意味着单位档案管理的创新是无法一蹴而就的，是需要在不断地探索和改革中一步一步去进行的漫长的过程。在单位档案管理的创新之中，要不断的调查不同用户的需求，对于单位档案管理的各角度创新进行不断地探索。

再者单位档案管理信息化的特征还体现在能够全面的管理人力资源。这些特征使得在人力资源管理中，信息数据能够统一有效的处理，对档案管理有着积极作用。单位档案管理系统的创新是单位管理系统内不同因素互相作用的结果，其创新内涵包括观念创新、服务创新、技术创新、人员素质创新以及管理体制创新等。各个创新要素是相互作用和共同发展的，所以在新形势下单位档案管理的改革中，要不断平衡各个因素，为其共同发展打下基础。

二、我国目前档案管理信息化中存在的问题

在新的社会经济形势下，信息技术对于人们的生活水平以及单位管理中的业务流程影响越来越大，已经成为人们工作生活中不可缺少的一部分。随着我国档案的规模不断扩大，复杂程度不断变高，传统的档案管理模式暴露出了工作效率较低，人力物力成本较高的缺点，导致档案管理质量降低，管理成本增加。

我国单位档案管理过程中还有很多问题需要解决，比如资金的投入问题等。单位档案管理模式的改革是伴随着不断增加的档案内容而出现的，此时如果没有较强的资金支持，那么在单位档案管理模式上的改革就容易失效。在当前的一些单位档案管理的过程中，其对档案管理模式改革的重视不足，受到太多的传统发展思想的限制，使得单位档案管理的改革失效。同时，单位档案管理中还存在一定的管理缺失问题。目前大多数单位档案管理的管理模式还是传统模式，还没有实现较为精细化的管理。这会使得单位档案管理的过程中管理内容不够详细，使得在档案管理的过程中容易出现疏漏。除此之外，随着档案管理中的信息复杂程度变高，传统单位档案模式要进行信息的详细管理，就必须投入大量人力物力进行管理过程，这会造成单位档案的管理成本上升。

其次是单位对于档案管理信息化的认识不足。主要体现在相关从业人员的思想还较为老旧，没有充分认识到档案管理信息化的作用价值。同时因为我国目前还没有档案管理信息化的相关规章制度，使得从业人员没有法律法规可以参考，进一步的降低了他们对于档案管理改革的重视。另外，新时代下档案管理中应用到了先进的计算机技术以及专有的管理软件，这对档案管理人员也提出了一定的要求，因此，为了满足现代化档案管理系统的要求，管理人员也应当提高自己的专业技能水准。

三、加强现代化和信息化档案管理的措施

新时代下单位档案管理和文化建设工作管理主要依靠先进的现代化管理技术以及管理理念来实现文档和文化建设工作管理模式的更新，并在综合的应用中实现单位发展的创新。现代化管理技术与传统文档管理工作经验的融合能够将单位文档管理工作的内容质量提高，并且在具体的工作流程中实现高效率以及高质量运行，从而为单位总体的管理过程提供指导思路，最终加强单位文化建设。

1.完善单位档案数据库

传统的单位档案工作管理系统中相关信息的存储与提取都是通过人力去计算和规划档案来保证的。但是在新经济时代下，随着单位档案管理信息的复杂化和规模扩大化，传统的单位档案工作管理模式的工作效率逐渐显得不足，并且在实际管理工作中还造成了极大的人力物力浪费，使得单位档案工作管理成本增加。

现代化管理技术能够为单位档案管理系统建立完善的数据库以及网络管理平台。档案专有数据库能够促使单位内档案信息传输和保存的完整性和准确性。同时档案数据库还能完成单位档案工作相关信息的自动录取以及自动计算分析，在一定程度上提高了单位的档案工作管理效率，降低了人力物力消耗。另一方面，单位数据库和网络管理平台提高了单位总体的管理效率，使得管理者能够轻松的掌握单位一线的各种信息，增加其决策的正确性和时效性。

大数据环境下单位的档案管理内容是极为复杂的，因此在单位档案的管理中，要合理使用數字化技术，建立单位档案数据库。档案数据库能将不同类型的档案进行统一的存储和管理，从而在档案的分配和整理上能够更加具有全面性，同时在档案资源整合的过程中也能为用户提供完善的网络单位档案调用流程。除此之外，档案资源数据库还能在一定程度上完成档案的自动分类，不同档案可以根据其档案属性存储在不同的数据库类型中，使得档案整合人员能够迅速的查找到其所需要的数字档案资源。

2.提高单位档案管理人员素质

档案管理单位应当发挥其自身优势，深度参与信息化技术与档案管理系统合作。档案管理员工是单位档案系统建设的重要推动力之一。档案管理员工对于文档管理技术的实用水平直接影响单位的档案系统建设质量。现代化文档管理工作对于人才的要求也是相对较高的，所以达成单位档案现代管理化目标的首要任务是加强对档案管理员工的文档管理技术培训，经过一定程度的培训，档案管理员工就能熟练的适应以及掌握基础的文档现代化管理工作流程。

3.单位档案管理模式更新

我国现代化管理技术支持下的单位档案管理模式还处在初级阶段，为了有效提高单位档案管理系统的运行效率和管理水平，相关单位和研究人员应当全面分析影响单位档案管理系统的各种因素，综合考虑各种因素所引发的不同问题并提出相关解决方案，最终设立完整的单位档案工作管理制度。在新经济时代的背景下，对于单位档案系统中的信息处理系统的管理应当注重其关联性，实现联动管理，从而达到较优的运行管理效果。

传统的单位档案管理一般是通过人力进行单位档案的查找、分类以及整合，但是基于大数据环境下的单位档案管理过程中，可以使用计算机技术支持下的单位档案管理平台进行单位档案的管理。单位档案管理平台在单位档案数据库中构建了搜索功能，管理人员可以通过不同索引的搜索将档案管理库中不同的档案进行分类，其分类方式根据管理人员的分类条目为准。在档案库中，不同类型的单位档案是存放在不同类型的数据库中的。举例来说，管理人员需要搜索相关人力资源的单位档案，可以在单位档案资源管理平台中输入“人力”进行查找，即可显示出资源库中的所有人力资源管理类型的单位档案，从而方便管理人员的分类和整合。此操作的基础是通过单位档案提前整合进数据库中的类型辨别来完成的，因此在不同类型的单位档案整合进入单位档案资源库时，要根据其类型对其打上不同的标签，从而使得管理人员在进行分类型查找时不造成混乱或者遗漏，为大数据环境下的单位档案管理质量打下基础。

四、结语

随着社会经济的不断发展，做好单位档案管理工作能够为单位内的工作过程带来良好的效果，从而为单位更好的服务于人民打下基础。同时，单位管理者要认识到单位档案管理信息化建设的重要意义，计算机应用技术以及数据处理软件是单位档案管理信息化建设的基础，计算机应用技术可以为单位档案管理部门建立系统的数据管理平台，提高单位档案管理效率，并优化其管理模式，最终为单位总体管理模式的更新和改革做出贡献。

参考文献：

[1]秦艺菁.浅谈单位档案信息化管理的研究策略[J].办公室业务，2017（14）

[2]赵 兰.浅谈单位档案管理现代化[J].档案天地，2016（12）

作者简介：许方聪（1987-），男，汉族，吉林大安人，本科，助理馆员，工作单位：大安市民政局，研究方向：档案管理。