政府机关档案管理存在的问题与对策

袁荣

[摘 要] 随着大数据、智能化时代的到来，社会上各行业以及政府的各部门产生的数据成了需要关注、重视的战略资源。而作为新时代的服务型政府，在日常业务中产生的原始数据均需要由相关机关单位用档案的方式进行集中管理与保存。随着政府机关档案数量、内容以及涉及面的逐渐增多增大，带来了一些档案管理方面的问题，笔者从几个方面分析了档案管理方面存在的问题，并提出相应的解决方案，为档案工作提供新的管理思路及解决方法。

[关键词] 档案管理 存在问题 对策

中图分类号：G271 文献标志号：A

政府机关档案是政府机关在社会活动中产生的各种资料，涉及范围广，涉及内容多，并且以多种形式如声音、文件、影像进行保存，以便为后续的政府工作进行指导，提供参考，进而更好地为百姓服务。因此，为了践行向服务型政府转变的方针，政府机关单位的档案管理需要与时俱进，紧跟时代潮流，积极地纳入电子化、信息化档案存储方式，形成实体存储与电子存储二者并行的档案存储模式与相应管理模式。但是，在规范档案管理方面仍有一些问题亟待解决。

一、档案存放管理中存在的问题

（一）档案存放地点、内容、标准不统一

随着政府分工的细化，各部门员工的增多，每个工作岗位的工作量逐渐增加，档案的数量不断增多，受工作内容以及工作权限的影响，不同科室、不同部门的档案无法存放在一个固定的地方，有的部门存在将已经归档的相关材料乱丢乱放的现象，这直接导致了档案存放的效率低下、内容缺失，出现漏存、错存现象。

现阶段我国的公务人员队伍正向着高标准、严要求的方向发展，但也存在着明显的不足，比如部分老干部、老员工没有积极参与培训，没有与时俱进地吸收现代化材料记录、管理方式，部分工作人员的工作态度、工作素质有待提高。在实际管理工作中，存在材料记录的格式不规范、内容不完整、记录纸张规格不统一、记录用笔不统一、材料签署与落款不标准等现象，给档案标准化存放造成了一定的影响。

档案内包含的材料多寡，决定了档案对日后工作的指导是否正确与详细，但部分工作人员因为归档时个人疏忽或者在资料采集时的方式错误，导致了应采集而未采集，或者应归档而未归档的现象发生。这种情况会直接影响材料、档案的全面性以及指导作用。

（二）档案保管与分类存在的问题

虽然我国实行政务公开制度，但仍然有部分需要进行保密或者谨慎处理的文件文档，所以在档案管理时，仍然需要注意部分特殊文档的保护措施是否设置到位等问题。但由于公务员队伍中部分人员的思想认识以及危机感不足，导致其思想上的懈怠，从而造成行为上的差错，比如部分工作人员随意在办公桌上放置敏感文件，将材料不归档直接用袋子或者文件夹放置在办公室的角落，或者将相关文件任意放置在办公桌抽屉中。这对文档的保密、集中管理与保管造成了不良影响[1]。

工作人员在计算机上进行资料的录入与保存时，应该按照相应的保密方法将资料保存并加密，但是由于档案管理方面的人才队伍水平参差不齐，部分人员安全意识、危机意识不强烈，在存放敏感资料的时候可能会用弱口令保存，甚至不加密明文保存，这种电子文档的保存方式极大程度地危害了部门内信息安全，导致敏感文件泄露，造成更大的安全隐患。

一份档案在归档时理应合理分类，便于查询与翻阅，但是有的工作人员虽然重视材料的及时归档，却没有重视将档案放置在正确的类别下。究其原因，可能是档案室在建设过程中引导程序做得不到位，也可能是相关工作人员业务不熟练、思想上不积极导致的。归档错误会导致工作人员在需要调取相关档案时出现问题，妨碍正常工作的有序进行，甚至会导致调取了错误的信息而影响到相关工作的进行，所以这种行为要极力避免。

（三）关注数量，轻视质量

每到年末，各部门的文件量剧增，随之而来的问题就是部分工作人员在处理相关材料时产生厌恶情绪、逆反心理，思想上出现怠惰，这种思想上的错误直接导致了材料管理质量得不到提升，部分科室在材料的递交方面也设置了重重门槛，以保密、重要资料概不外借等借口妨碍材料归档，将大部分资料滞留在科室内部，阻碍归档进度，在影響卷宗设置的同时，也影响了档案的后期调用、指导后期工作、服务大众等作用的发挥。

二、解决档案存放管理问题的对策

（一）完善档案存放的管理条例并建立监督机制

为了完善档案管理，要首先从相关制度条例入手。在信息化时代，档案管理高层应该深入档案工作的基层人员中进行调查，了解基层的档案工作人员工作的重难点，并结合当代档案管理的需要，找出上述问题存在的原因，并结合具体现象，从实际出发，重新制定并且完善相应的管理办法。对档案以及材料的采集来源、采集方式、采集内容、采集规则等作出详细的规定 [2]。

为了更好地完善政府机关的档案管理，不仅需要对工作人员进行培训，也需要对他们给予应有的监督，这样可以增强工作人员对工作的责任心。可以通过组建领导督查小组的形式，建立管理监督机制，通过对不同部门科室的不同人员档案的规范性抽查，以及电子档案的保密性审查，大体反映出该部门科室的档案管理工作落实程度；同时可以定期进行全面的覆盖性检查，做好不合格档案的相关记录并进行内部整改，并将相应的问题汇总，通过档案管理条例进行补充。这样可以全面、有效地反馈近一段时间的档案管理工作的成效，以防止类似问题再出现[3]。

（二）提高工作人员的思想水平与业务水平

工作人员需要经常与人民群众打交道，他们的工作能力与工作专业水平是至关重要的。所以为了更好地提高工作人员的工作能力与水平，需要定期定向地对档案存放管理方面的人员进行系统的培训。具体培训内容需要涉及档案保存制度、保存方法、管理方法、档案保存方面相关的法律法规以及听取上级部门的专业人士意见和建议。

同时也应该让部门内部各科室注意留存重要的、多种形式的资料如业务办理流程、先进个人的工作心得、各个专题的总结资料、各项重要会议的会议音频视频记录资料。

“不忘初心，牢记使命，恪尽职守，勤勉工作”是习近平总书记提出的对党政干部的谆谆教诲，调动工作人员的工作积极性，需要从思想上，从根部抓起，培养工作人员的爱岗敬业精神以及为人民服务的精神，要经常举行相关精神的解读、学习会议，并做好会后总结工作。只有工作人员的工作积极性提高了，思想境界提高了，才能在服务人民的时候牢记自己的身份，在档案管理这种专业性强的业务中提高警惕性，提高危机感，在有限的工作岗位中发挥出无限的能量。在对工作人员进行业务培训的同时，也要加强对工作人员的思想教育，使工作人员认识到档案管理工作的重要性。

（三）加大相应硬件设施的投入力度

为了方便群众查询，信息录入工作人员和档案整理人员的档案管理工作需要积极纳入信息化的管理轨道。政府机关档案管理部门可以通过计算机搭建内部服务器等安全专业的形式储存相应文档，录音录像文件需要分门别类进行储存，同时也要优化实体档案的存储方式，比如合并类似项目，并统一管理，明确业务模块负责人，做到专人专责有据可查，出现问题可以追根溯源，快速准确地解决相应问题[4]。

三、结语

综上所述，政府机关档案管理问题多元化、复杂化。存在档案条理不清晰，工作人员工作能力、思想认识不足，硬件基础建设不完善等问题。为了解决上述问题，需要多方面共同努力，在提升工作人员各方面素质的同时完善硬件条件，这样才可以降低政府机关档案管理出现问题的概率，提高工作人员的工作效率，更好地为人民服务。

参考文献：

[1]赵闯. 政府机关档案管理存在的问题与对策[J].华章， 2012（8）：S78.

[2]彭志雄.对当前政府机关档案管理存在的问题与对策探析[J].办公室业务，2013（11S）：91- 92.

[3]宋荣辉.机关档案工作管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务，2017（16）：109.

[4]陈远霞.谈机关档案管理工作存在的问题及对策[J].卷宗， 2017（29）：32.