完善基层疾控机构档案管理工作的思考

[摘 要] 档案管理工作必不可少，但基层单位的这项工作还存在不少问题：档案管理工作人员责任心不强、素质有待提高、轻视档案作用，领导忽视档案管理人才的使用和培训，档案管理体系不健全等。要做好档案管理工作，需要领导重视，做好档案管理的宣传工作，完善档案管理的制度和体系，坚持以利用为目的的管理，实现管理现代化。档案管理工作人员要加强业务学习和技能培训，要勇于担当，主动、积极地参与工作。

[关键词] 基层疾控机构档案管理 存在问题 加强管理

中图分类号：G271 文献标志号：A

档案管理工作是政府机关、企事业单位和社会团体工作中不可缺少的组成部分。随着社会的进步和各种现代化管理手段的应用，档案管理工作也有了质的飞跃，从过去的纸质材料的保存向数字化、电子化方向发展。但是，在现实生活中，一些部门仍然存在用陈旧的方式管理档案，以基层疾控部门为例，他们的档案管理还存在以下现象：跟不上形势的管理手段仍然不少，档案管理被边缘化，轻档案利用，忽视档案人员的培养和使用，管理人员业务水平有待提高，等等。这就需要他们解放思想，革旧更新，迎头赶上。

一、基层疾控机构档案管理中存在的问题

（一）重档案管理，轻档案利用

档案是对过去工作的痕迹记录，可为当前和将来的工作做参考，使工作保持连贯性和统一性。旧式的档案管理仅把相关资料加以收集整理、装订成册，装入盒子，编上顺序号，谁要查找，就让他自己去翻阅，档案管理人员仅起到档案保管员的作用，工作比较清闲。也就是说，这些工作人员只是按照领导的安排照章办事，不知道档案对当前工作有什么作用，这导致档案的利用率低，很多档案一年甚至几年无人查阅，管理员只是尽到保管的作用，认为查阅与不查阅是领导和科室工作人员的事，自己不用配合当前的中心工作，主动向领导和有关人员提供和推荐相关档案资料。因此，档案管理是越管越死，不能充分发挥档案服务于业务工作的作用。为什么会出现这种情况呢？一是档案管理人员缺乏专业训练，认为档案管理如同物资仓库的管理员一样，只要保管的东西不遗失，至于谁来存取使用与自己无关；二是一些工作人员怕麻烦，不愿意从过去的档案中寻找与当前工作相连的线索加以利用；三是档案工作人员流动频繁，后来者不知前者过去做过一些什么工作、档案室保存有什么资料，也不知道应该查找什么样的档案，致使档案起不到服务当前科室业务工作的作用[1-2]。

（二）强调现代化管理，轻视过去的纸质档案的作用

随着科技的进步，档案管理也逐步走向科学化、现代化、电子化，这是档案管理的重大进步，也是以后发展的趋势。有了电子化手段，档案由过去的纯粹纸质材料转变成电子化资料，查找更方便，体积也变小了，更容易长期保存。但有的管理人员认为，既然有了电子化资料，过去的纸质资料就可有可无了，于是把纸质档案当成一堆废纸而束之高阁，甚至违反档案保管期限的规定，违规提前销毁处置，这是从一个极端走向另一个极端的表现。过去的纸质档案资料不可缺少，仍需完善补充，必要时还用得上，纸质资料在真实性、历史性上有不可替代的作用，能真实、准确地反映当时的情况。因此，使用现代化档案管理手段，不能丢掉过去的纸质档案，二者互利互惠，要综合利用管理。

（三）工作人员的能力和水平有待提高

基层疾控机构档案管理人员大多数是年龄偏大的非专业人员，他们很容易把“活”档案管成“死”档案，只求不遗失和损坏，至于如何使用，他们认为不是其关心的问题。这就出现了档案很少流动、查找利用价值不高等现象。例如，当科室业务人员来查阅档案时，有的档案管理员不知道相关档案存放的准确位置，不能提供有价值的查找线索，只是把所有档案资料抱出来，让他们自己去查找，这样的档案管理员还不如商场的售货员。还有的档案管理员身兼数职，经常被抽调去干其他工作，有人来查阅档案时找不到人，长期下去，来查阅档案的人也心灰意冷了。有的档案管理人员，一请病假就是几个月，造成档案室大门紧闭，室内布满灰尘，使人不能涉步，这也造成了档案的接收和查找利用中断，档案的管理处于失控状态，有其名而无其实。

（四）档案管理存在的根本问题是相关人员认识不足、责任心不强

1.不重视档案管理人才的培养

我国大学设置档案管理专业的不多，很多学校、学生把档案专业看作冷专业，学生毕业就业困难，因而报考的学生很少。很多学生认为管理档案平淡无味，专业性不强，缺少发展空间。有的学生入学以后，还想方设法转到其他专业。社会上档案管理人才的需求量大，但一些学生进不去大单位，小单位又不愿去，甚至去改行也不愿到基层小单位工作（基层疾控机构也因为编制问题无法招录档案专业的毕业生），造成了本就为数不多的档案管理人才的流失。

目前，对档案人才方面的认识不足包括两个方面：一是用人单位认为管理档案很简单，不需要使用大学毕业的档案专业人员，自己单位的富余人员、闲置人员就可以承担此任；二是社会舆论普遍认为管理档案不需要什么技术，只要有责任心、人老实，谁都可以干，这使档案管理人员一直被人轻视，他们缺乏荣誉感和成就感，干起来也是敷衍应付。

2.不重视档案管理人才的使用

个别单位领导认为档案管理工作不重要，把一些不会干其他工作的人员安排到档案室去管档案，或者“照顾”年龄接近退休的人员，把他们安排到“清闲”的档案管理岗位，这些人的能力和素质可想而知，怎么能把档案工作管理得好呢？还有些单位不重视和提高档案管理人员的社会地位和待遇，大多数单位的档案管理人员都比较弱势，他们在单位的地位比较低，提拔重用轮不到他们，评先创优也没有他们的份儿，奖金分配也比其他人少，职称晋升、聘任也受轻视，因而這些人的积极性和潜力得不到充分发挥，以上种种造成单位对档案管理人员产生了偏见。

二、加强基层档案管理的对策

（一）领导必须重视

领导重视虽然是“老生常谈”，但不可否认，领导确实是“牛鼻子”，抓住了“牛鼻子”，也就牵一发而动全身。因此，要在档案管理工作中实行领导责任制，使档案服务于单位中心工作，服务于大局。档案管理人员要积极主动工作，并抢抓时机汇报档案工作情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持，不断改善档案管理环境，加强馆库环境建设，对馆库设备设施、档案保护条件等方面逐一进行改善。

（二）做好档案管理的宣传工作

宣传工作是否到位，直接影響到档案管理的成效，同时也会制约资料收集归档的质量。单位领导、科室负责人和科室职工都要认识到档案收集归档的重要性，重视档案工作和资料收集归档工作，让单位全体职工知晓档案工作的重要性，依法治档，从源头上把好质量关，为档案管理体系建设打下坚实的基础。

（三）完善档案管理制度和体系

档案管理制度在规范档案收集归档方面有着重要作用，档案管理制度的建立，是保证档案工作实施和开展的支撑和保障，影响档案工作的质量，让档案管理步入规范化、科学化的发展轨道。

（四）利用现代化技术

目前，需要管理的档案的数量越来越大，档案材料的种类越来越多，电子文档、公务电子邮件、数码照片、档案数字化光盘等载体不断出现，对档案管理人员知识和技能都提出了新的要求。只有实现档案管理现代化，才能行之有效地解决档案工作在新形势下出现的问题，进行以利用为目的的管理[3]。

（五）加强档案人员的教育培训

档案管理工作人员要加强技能学习，系统、熟练地掌握档案管理的基本知识和工作技能，能独立、熟练地开展档案工作；要主动、积极地参与业务工作，充分发挥主观能动性，沉下心去，求真务实，自强不息；要认识到档案工作“有为才会有位”，既要在平凡的档案工作岗位上勇于担当责任，脚踏实地，真抓实干，又要更新观念，勇于创新，提高综合素质，让档案走出馆库，服务中心工作、服务大局，让“死”档案变成“活”档案；在档案的收集、整理、归档、保管等常规工作中，要发挥“钉子”精神，静下心来研究档案工作发展方向，探索符合基层单位实际的管理模式，根据工作需要和发展趋势；要提升思想素质和专业素质，创新思维意识，多角度、多层次地利用档案，推动新时期档案工作向前发展。

参考文献：

[1]张斌.办公室文书档案收集与归档[J].办公室业务， 2018（24）：109.

[2]赵雅博.医院办公室档案管理规范化的对策分析[J].办公室业务，2018（24）：22.

[3]胡晓倩.医院行政档案管理常见弊端及优化措施[J].办公室业务，2018（24）：37.

作者简介：方泉，男，1970年11月出生，云南省玉溪市红塔区疾病预防控制中心，副研究馆员，工作方向：基层疾控机构档案管理。