浅析管理高校资料室的困境及出路

摘 要：高校资料室产生于20世纪50年代，在其后的数年中，进入了蓬勃发展时期，各大学在某些学院竞相设立，以此支持特定学科建设。但信息时代的到来，对高校学习、生活，均产生深刻变化。因此，以前的管理模式，无论设备、资源库、管理人员的配备，均不能适应当代社会的发展需求，因此，本文就以上几个问题，展开论述。

关键词：高校;资料室;资料室管理人员

高校图书馆是广大师生拓展知识面的重要途径，其特点在于增加师生知识量的广博与深入，为培养全面性人才打基础。在某些特定专业领域，因图书馆覆盖范围有限等原因，便会在某些特定学院设置资料室，旨在增加知识面的专与深，为培养高质量、专业性强的学科提供必要支撑。因此，从这个角度看，二者是相互依存，互相补充的关系。

查阅相关规定可知，于1956年通过的《中华人民共和国高等学校图书馆试行条例（草案）》规定，高等学校规模较大的图书馆，在需要与可能的前提下，可由一系或数系设立专业分馆，与资料室分工合作。至此，高校资料室就诞生了。并且，该草案主张分馆、资料室合一。2016教育部修订了《普通高等学校图书馆规程》，其中规定高等学校可根据学校校区分布或学科分布设立相应的总图书馆、校区分馆、学科分馆和院（系、所）分馆（资料室）。由此观之，此时的规程则鼓励分馆、资料室单独设置。天津医科大学也是依据这样的规定，在医学人文学院单独设立了资料室，为广大师生提供专业资料服务。

图书馆的工作人员大多是图书情报类专业，而资料室的工作人员多为本院专业相关的人员，因此更了解本院系师生教学科研的情况，甚至会参与本院课题研究和学术活动，这就更加利于学院专业资料的建设。以我们学院为例，那些学术造诣深、了解学科发展前沿的院系教师，对选购图书资料有举足轻重的作用，也为资料室建设提供了诸多便利。随着互联网等科技的蓬勃发展，网络世界的电子文献资源、文献传递、预约借阅、新书荐购、书籍检索等，对资料室工作发出新的挑战。资料室的资源建设应更加专注于对本学科、本专业领域前沿的知识探索，从浩如烟海的电子及纸质图书资源中筛选出与本专业相关的学术信息，为科研、教学提供精准的知识服务。

一、出现的问题

1.硬件设施落后，服务水平滞后。随着信息时代的到来，人们获取世界各地信息易如反掌，读者对信息的数量和品质也有了更高要求，他们除了要求大量的文献信息，还希望该文献学术价值较高，也就是对文献资料精确度有了更高要求。因此，这就需要资料室管理人员针对不同阅读群体的偏好，提供多元化的、针对性强的资料，而做出这一改变，就需要有先进设备和网络技术作支撑。就现状而言，资料室因为经费不足、硬件设施落后等原因，借阅及服务工作还停留在低层次、低水平上，这显然不能适应当今的社会需求。举例来说，图书馆与院系资料室并未实现联网，因此，图书馆和资料室的信息及图书资源就无法实现数据共享，并且，资料室文献资料未配备必要的检索设备，故借阅者无法查阅所借书目，造成了图书资料的浪费。读者亦无法查询学院文献资料的分布位置、借阅情况等，给广大师生带来不便。资料室的杂志，通常是以孤本形式存在，且更新换代较快，因此，学院规定师生借阅杂志时，仅可在资料室内翻阅而不许外带，但资料室并未配备复印机、扫描仪等设备，这就给图书借阅带来极大困难。

2.资金匮乏，缺乏特色数据库。通常来说院系资料室是院系下属的部门之一，其每年投入经费有限，故藏书量亦有限，因此，只能满足本学院教师和研究生的借阅。以本院资料室为例，图书经费来源于学校划拨，再由各个学院统筹安排使用。但是，由于经费不足，资料室可供购买的资料数量非常有限，对于价格更为昂贵的音像资料数据库等就更难获取。并且，资料室采购图书的经费来源于学院教学经费，但最终所购图书归图书馆支配，因此学院购书积极性也可能大打折扣。此外，因经费紧缺，资料室所购图书大多为孤本，一些教师为了个人需求，虽有借期制度，但对超期借阅无强制约束力，如罚款等，故超期借阅屡见不鲜。这就势必影响其他师生借用，影响图书流转率。

3.资料室人员短缺。高校资料室的主要功能是为了本学院学科建设而服务的。工作量增加与资料室管理人员紧缺有关，师生们对资料室教学、科研依赖性也见渐长、对服务项目的要求也越来越多。这就导致工作人员的工作难度和压力加大，服务难以满足广大师生的需求。这也是许多高校资料室存在的问题之一，笔者认为适量增加不同学科背景的管理人员，将极大提高资料室管理能力。资料室管理人员虽多有院系专业背景，但对于图书资料搜集、整理和编目，仍不能完全胜任。此外，随着高校缩编的影响，招聘新教职工也不易进行，在人员短缺的情况下，资料室管理人员还经常被院系安排其它任务，这就使资料室的工作更难顺利开展。

二、解决措施

1.增加经费投入，扩充文献资源及加强硬件设施建设。资料室建设也是学科建设中的一个环节，因此，针对重点学科领域，应从经费、教师资源引进等方面给予大力支持。在大数据时代，文献资源包括纸质资源、数字资源及其他载体资源。其中纸质资源包括纸质图书、期刊、报纸等公开出版发行物，因其利于翻阅、方便书写等特点而广为流传使用。我院每年都会有固定经费，在争取一线教師建议后，用以购买纸质图书。但受经费等原因所限，笔者认为，资料室除应购买纸质文献外，还应加强对院系教师所撰写的论著、多媒体课件、学生论文等与本院科研、教学相关文献的保存和收藏。以我院为例，每年硕士论文副本均被资料室收藏，这也为学院纸质文献建设创造了条件。除此之外，资料室还可就学院自办的内部学术会议记录、论文集、科研报告等，专业性强、学术价值高的资料加以保存，这也为未到会的相关教师提供了学习和交流的机会。最后，对于出版社赠送的图书、杂志等，也应加以分类整理，对于有价值的资料应予以收藏，从而便于师生了解本学科知识的动态信息。我院资料室对此类文献，亦做如上处理，这对扩大资料室馆藏有着重要作用。

资料室应该依托校园网，加强电子资料和信息资源的建设，比如可以适量购买科研及教学所需的数据库或音像资料。以我们学院为例，有的教师提出希望图书馆购买台湾约旦医事法数据库，但此种电子资源，价格通常较为昂贵，基于经费及其他因素考量，图书馆并未购买。但本院院长出于对科研及教学的需要，在经费十分紧张的情况下，在力所能及范围内为其购买了部分杂志，这也提高了教师们的科研及教学积极性。其次，除了购置纸质版书籍外，还应适当购置部分电子书刊。电子书刊具有储藏量大、低成本、易于保存、可反复使用等特点，在数据量越来越多的情况下，势必将成为高校资料室发展的方向。充分利用现代化信息技术，可以帮助读者充分、便捷地利用网络资源，满足其对知识的求知欲。

2.增加学生参与管理。基于资料室管理人员短缺，笔者建议，可以在资料室等部门增加勤工助学的学生，来与教师共同管理资料室的工作。这即可以缓解因人员匮乏而不能提供更好服务的情况，又有利于全面培养学生。具体来说，首先，在勤工助学中，利于提高大学生的综合素质，促使其学习如何在众多信息中快速筛选有用信息，这对于高速发展的今天是至关重要的。其次，学生参加勤工助学，通过与资料室管理人员的日常接触，利于工作人员从学生视角发现资料室工作上的不足，资料室也可以将合理的建议及时反馈给有关部门、领导。通过搭建合理的平台，帮助学院及时了解学生思想动向、知识需求等的一种方式，同时也有助于资料室的建设、为师生提供更好的服务。最后，所选大学生大多为本学院学生，因此从知识结构上也贴合学院特色，其掌握前沿知识，能够为资料室带来新鲜血液。学生参与学院日常工作，既是当下的热门现象，又是大势所趋。无论对学院管理还是对提升学生个人，都是双赢的选择。

3.提升资料室管理人员个人能力。信息时代数字化的蓬勃发展，要求资料室管理人员需掌握丰富知识，包括图书情报专业的知识，又要熟悉网络、通信、计算机技术等相关专业知识。此外，为掌握世界范围内前沿热点，还需要资料室管理人员有较高的外文阅读水平，因此，提升个人业务水平就势在必行。具体包括：首先，要熟悉图书情报专业知识，了解图书分类、编目等，这有助于对资料室相关文献分类上架，从而方便读者借阅。但每个人的知识储备必然有限，因此，学校应在配备资料室人员时，配备有图书情报方面知识的人才，又要配备有学院专业知识背景的人才，但在高校缩编的影响下，同时配备两方面人才，实数不易，因此就现有条件而言，应对资料室管理人员定期加以培训，提升资料室人员专业素质。其次，管理员还要掌握计算机和网络技术，能够熟练操作借阅系统及相关应用软件，并且还需正确操作办公软件，如打印机、扫描仪等。对网络资源进行准确的检索和分析，从而辨别资源的价值，进而快速准确地为读者提供个性化信息服务。再次，资料室的工作人员要具备较高的外语水平，了解国外知识资源，进而对相关知识资源加以整合、利用。

资料室是高校图书馆之外的另一文献聚集地，是院校教学和科研得以开展的基础。网络化的不断推进，为资料室的变革提供必要准备，资料室也要利用科技发展壮大自己，提升资料室的服务质量、信息的使用效益。目前，天津部分高校已经利用网络和科技的力量，实现自助借阅，提升了借阅效率，希望在相互借鉴学习中，更好的发挥资料室的作用，为社会培养更好更多的人才。

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作者简介：相华（1992-），女，汉族，硕士研究生，天津医科大学，研究实习员。