浅议机关档案管理系统现状及业务需求分析

郭文宁 张立春

摘 要：本文重点指出了我国党政机关档案管理系统现状及存在的问题，并根据我国机关档案管理系统开发势在必行的现实情况，从识别参与者、识别用例等三方面详细分析了我国机关档案管理系统业务需求，为下一步系统的总体设计和详细设计提供了基础信息。

关键词：机关档案;管理系统;电子政务;业务需求

对档案进行管理是我国信息化建设的重要组成部分。近年来，数字技术的应用使珍贵的档案原件能够保存得更加长久，且利用者可以不受时间、地点的局限，实现档案的异地查找，随时获得需要的档案信息。机关档案是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有价值的历史记录。机关档案的管理是机关工作中一项重要的内容。为此，迎合现在需求及新时期特点，对机关档案管理办公无纸化和一体化进行分析及研究，以提供快捷的档案信息服务具有重大意义。

一、我国机关档案管理系统现状

随着科学技术的快速发展，我国档案管理系统也逐渐发生变化。据调研显示，现存的党政机关的档案管理系统现状及问题如下：

1.信息的全文检索尚欠缺。全文检索技术出现于上世纪50年代末，其不需对文献进行标引就可以实现检索，即可以直接根据文献资料的内容进行检索。全文检索技术的出现导致了信息检索领域的一场革命，比起目录检索，全文检索提供了全新的、强大的检索功能，支持多角度、多侧面地综合利用信息资源，是从大容量文档库中精确定位所需信息的最有效手段。此外，现代全文检索系统还具有面向3W的开发接口等，可以实现发现、分析、过滤信息，以及信息安全控制等应用。

一般来说，全文检索建立索引和提供查询的基本功能，它可以将原文中任何有意义的字或词作为检索项目，以实现当用户检索时，根据建立索引进行查找，并将结果返回用户。具体的，全文检索具有以下特点[1]：（1）信息检索的彻底性、准确性。全文检索是计算机索引程序扫描文章中每个词而建立的索引，只要待检索的概念出现在被检文献中，便可根据建立索引进行查找，即信息检索可对文中任何字、词、句进行检索，可实现信息检索的彻底性、准确性。（2）数据的原始性及相对稳定性。全文检索将对原始文献的检索、获得与浏览融为一体，同时，全文检索数据库的数据基本上是封闭的，会实现数据库的自动更新，具有直接性、客观性、原始性及稳定性。（3）系统制作的高效性。全文系统信息源来自各种形式的电子文本，避免了传统检索系统复杂的受控标引过程，系统只需把这些文本整理成标准形式，就能提供可检索的联机数据库，从而实现档案信息检索的自动化程度。（4）数据结构的非结构性。传统书目数据库是结构化数据库，不仅浪费空间，而且其检索速度也是难以忍受的。而全文检索数据库存取的各文献长度不一，是非结构性的，可以避免浪费空间并提高检索速度。（5）所用检索语言的自然性。与传统主题词检索方法有根本的不同，全文检索不作标引，借助截词、邻接等匹配方法，由索引指向原文的有关页面或链接，以自然语言检索所需文献。

2.各机关单位数据的集成度不够。数据集成是把不同格式、来源、特点性质的数据有机的集中，避免数据源彼此独立、相互封闭，从而为企业提供全面的数据共享。现阶段，随着信息化应用的不断深入，急切需要对已有的信息进行整合，如通过联邦式、数据仓库和中间件模型等方法构造集成系统，以实现数据在系统之间交流、共享和融合。其中，联邦式数据库系统（FDBS）由半自治数据库系统构成，它将单元数据库系统按不同程度进行集成，以实现对相互独立运行的多个数据库的互操作。数据仓库是面向主题、集成、与时间相关的数据集合，是为企业决策制定过程提供所有类型数据支持的战略集合，其主要提供数据挖掘和决策支持系统，为需要业务智能企业提供业务流程改进、成本及控制等指导，是目前机关档案管理系统的一个发展方向[2]。中间件模式相对来说比较流行，其关键是逻辑视图的构造及不同数据源间的映射。

二、机关档案管理系统开发是势在必行

1.对机关档案重视度不断提升。机关档案工作是国家档案事业的重要组成部分。然而，之前由于大部分党政机关没有意识到档案文献资料的保存价值及重要性，在一定程度上导致了档案管理的偏失。目前，我国对党政机关档案重视度不断提升，越来越多的机关档案管理规定不断推出。如，2018年10月，国家档案局发布的第13号令《机关档案管理规定》中明确指出，机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，以及维护机关历史真实面貌的一项重要工作。机关应根据工作需要设置档案数字化用房等，配置独立的专业服务器和专用存储设备。机关应当加强档案信息化工作，开展数字档案室建设，并建立档案数字化常态机制，统筹传统载体档案数字化归档与档案管理工作，有序开展档案数字化工作。机关应当开展室藏传统载体档案目录数据库建设，且档案数字化应符合真实性管理要求，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。《规定》自2019年1月1日施行，是我国在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措。

2.机关档案管理系统开发势在必行。档案管理水平要适应不断增长的社会需求。从几千年档案管理的历史来看，档案管理随着社会对档案需求的满足程度而不断提高。现阶段，作为建设社会主义事业的组成部分，党政机关档案管理显得越来越重要，其系统开发是势在必行。

首先，对海量档案管理的信息化需求。随着社会主义事业的不断推进，档案数量迅猛增加，这就进一步要求保护和储存档案的能力不断强化。与此同时，随着科学技术尤其是计算机信息技术的不断发展，新型记录方法和信息媒介不断演化，传统档案管理受到冲击，进而导致档案信息管理的技術和物质条件必须与时俱进，要向信息化、现代化迈进，档案信息管理的质量和效率才能够不断地进步，这也是档案管理取得进步的必经之路。其次，现代技术对档案管理发展冲击。近些年，我国不断发展的基础信息设施和信息产业，如现代多媒体、数据库、计算机和通信技术等，为档案管理的信息化奠定了良好的基础，给档案资源管理的科学有效性带来了一个新的机遇。第三，用户对档案管理服务水平要求。档案是社会推进中形成的具有保存价值的原始记录。伴随档案管理范围的不断扩大，档案价值不断提升，这就要求机关档案管理部门就管理水平的进一步提升，即从传统的手工管理中走出来，向现代信息管理迈进，满足用户对档案馆管理的高水平要求，向社会提供高质量的服务。

三、机关档案管理系统业务需求

据调研显示，我国档案馆管理过程中大多沿用传统手工管理的方式，导致对档案的利用与查询效率很低，准确率也无法保证;档案的破坏造成修复费用的增加，且对年久档案的补救和修复技术尚不成熟等缺陷。基于目前机关档案管理的需要，在档案管理集成系统中引入UML 需求分析工具，以详细分析机关档案管理系统业务需求，为档案管理系统的开发和研究提供指导。

1.识别参与者。系统管理员、档案库管理员和普通借阅者，是根据档案管理系统的实际情况，提供的三种不同角色的参与者。其中，系统管理员对用户基本信息进行管理，普通借阅者对档案检索进行管理;档案库管理员对档案加工进行管理。值得指出的是，档案库管理员是在档案管理集成系统中最重要的参与者，其还对库房管理系统进行管理。

2.识别用例。根据档案管理系统的实际情况，明确系统的应用对象，实现了对用例信息的识别，具体包括档案加工、库房信息、用户信息及档案检索管理。其中，档案加工管理主要为档案库管员进行档案管理、鉴定销毁等;库房信息管理主要为库管员进行架位、出入库、温湿度管理;用户信息管理主要为系统管理员进行用户、日志及权限管理;档案检索管理主要为借阅者进行查询、浏览及借阅档案管理。

3.系统用例图。根据档案管理集成系统的需要分析得出：用例图由参与者（Actor）、用例（Use Case）及其之间的关系构成。具体的，系统的参与者主要有系统管理员、档案库管理员及借阅者，用例包括档案加工、库房信息、用户信息及档案检索管理，系统用例图是用于描述系统功能的静态视图。如用户信息管理、档案加工管理用例图具体分析如图1、图2所示：

四、结语

档案管理系统是新型文件和档案管理信息化的必然结果。从我国近年来对机关档案重视度的不断提升，对海量档案管理的信息化需求、現代技术对档案管理发展冲击不断增大，以及用户对档案管理服务水平要求不断提高的现实来看，我国机关档案管理系统开发是势在必行。本文基于我国机关档案管理系统现状主要有信息的全文检索尚欠缺，各机关单位数据的集成度不够等问题的基础上，从识别参与者、识别用例等三方面详细分析了机关档案管理系统业务需求，为下一步系统的总体设计和详细设计提供了基础信息。

参考文献：

[1]高亚兰.区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案，2010（08），5-8.

[2]林惠真.文档管理系统需求分析[J].科技与创新，2014（9），100-102.

作者简介：郭文宁（1976-），女，汉族，辽宁沈阳，本科，中级馆员。工作及研究方向：机关档案室负责机关档案。