浅析水利水电科技档案现代化管理及意义

方莉

摘 要：水利水电科技档案形成较复杂，用途较广泛，现有的管理存在一些问题，通过夯实档案实体管理、加强水利水电科技档案资源的深度开发、优化从业人员结构等措施，可进一步提升现代化管理水平，进一步实现水利水电科技档案对单位、社会和国家的价值。

关键词：水利水电;科技档案;管理

水利水电科技档案是整个水利水电建设过程的缩影，贯穿在水利水电工程项目中，通过文字、声像以及图表等不同的形式来记录过程中的各项工作，是水利水电建设项目真实全面的记录。因此，科技档案是水利水电建设发展中重要环节和宝贵财富，要重视水利水电科技档案现代化管理中存在的问题，要以科学发展观为导向，运用信息化、数字化、互联网+等手段结合大数据管理方式进行水利水电科技档案管理。

一、水电科技档案的特点

水利水电科技档案形成于水利水电建设中，在水利水电建设项目立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收全过程都会涉及，是经过鉴定、整理后形成的完整、准确、系统的文件资料。水利水电建设工程涉及多阶段、长周期、高专业度的工作，有水文、地质、测量、水工、移民、电气、造价等专业。如我院承担设计的圆满贯水电站工程，以发电为主，兼顾农田灌溉和农村人畜饮水，从前期设计至2012年专项验收，整个项目持续8年之久，在这些过程中形成的水利水电科技档案具有成套性、载体多样性。

这些特点表明水利水电科技档案管理并非易事，档案管理人员要善于运用系统方法思考，不断总结规律构建现代化管理模式。

二、存在的问题

1.资料收集滞后。在水利水电科技档案整编时，档案人员需要花费大量的时间和精力来理清档案之间的关系，以保证档案之间的有机联系。大多数项目负责人只注重设计过程，没有主动收集所负责项目成果资料的意识，造成重要资料未及时归档，无法进一步把握各档案之间的联系，缺乏对档案信息资源的深度开发，使得服务单一、利用缺乏深度及灵活性。档案的整理、著录工作往往被安排在单位工作流程的最后，加之档案部门和生产部门之間的信息孤岛问题，使得档案整理著录所需要的一些元数据信息难以从生产部门及时得到共享，严重依赖档案人员的手工输入，大大降低了档案工作的效率和质量。

2.管理制度欠缺。水利水电档案形成责任制度是基础保障，档案实体管理缺乏水利行业档案管理统一分类标准指导使得水利行业档案管理分类无据可依。大多数基层档案人员只能根据《水利科学技术档案管理规定》《重大建设项目档案验收办法》等指导文件结合单位实际情况制定分类方案。制度和标准的缺乏阻碍了水利水电科技档案现代化进程。

3.缺乏专业管理人才。现有的科技档案管理人员虽尽心尽力，但对水利水电的专业知识十分匮乏，难以把档案管理的要求和水利水电管理的要求做深度的结合。档案管理人员少，日常工作包括收集、整理、编目、计算机著录、上柜等工作，工作量大，稀缺愿意以档案管理工作为职业的复合型人才。

4.缺乏高效的信息化管理平台。随着数字化办公的普及，新型载体在档案界得到了广泛的应用，如复印技术、摄影摄像技术、缩微技术和计算机技术等。各单位在生产管理活动中生成的电子文件数量不断增加，对以工程设计图纸为代表的数字档案进行管理已经成为各单位档案工作的重要内容之一。但从国际国内整体情况来看，单位相关信息系统不够完善，电子文件的管理，尤其是电子文件的长期保存和可读问题还没得到完全解决。缺乏现代化水利水电科技档案管理的信息管理平台，在勘测设计单位，项目管理、设计是核心，一切工作都要围绕这个核心开展，档案管理归档工作也不例外，一个既能减轻设计人员归档工作，又能保证成果资料完整归档的信息平台犹为重要。故需要水利水电科技档案管理运用管理系统建立完备的电子数据库。通过电子数据库的搭建解决水利水电科技档案内容分布分散的问题。以上几个较突出的问题从不同方面反映了我国水利水电科技档案管理现状。

三、水利水电科技档案现代化管理的对策

1.做好基础工作。从水利水电科技档案的特征来说，水利水电科技档案实体管理中收集、整理、编研等都是非常重要的基础工作。只有这些基础工作做好了才能从根本上开展水利水电科技档案的现代化管理。水利水电科技档案实体管理基础工作的开展标志着水利水电科技文件性质的变化、水利水电自身发展新阶段的来临。第一，要根据前端控制的思想开展这些基础工作。档案管理工作要在水利水电建设项目提出就开始准备，在项目部下达生产任务时同步下达资料制作任务，提前布置好档案工作。第二，要运用系统统筹的方式保障水利水电科技档案的成套性。保障水利水电科技档案成套归档是整理工作的最基本要求。在勘测设计单位分类时可采用工程类型—工程建设程序分类法，可开展行业交流等方式了解其他单位如何科学分类。同时在整理时要考虑到科技档案的不同形式，如底图、蓝图、照片、磁盘、光盘等的不同整理要求。如《科技技术档案案卷构成的一般要素》《技术制图复制图的折叠方法》等都提出了具体的整理要求。第三，要开展水利水电科技档案信息资源的深度开发利用。满足工程建设的需求、发挥水利水电科技档案的社会价值是水利水电科技档案管理工作的核心目标。全方位考察了解技术人员、专家及其他社会人士对水利水电科技档案资源的需求，是实现水利水电科技档案科学化决策的前提条件。要善于抓住重大课题、前沿学科的信息运用大数据的方法加工出“强点信息”，综合开发档案信息资源。

2.完善制度建设。《中国人民共和国档案法》《中华人民共和国水法》及水利部《科学技术档案管理暂行规定》《水利科学技术档案管理规定》《重大建设项目档案验收办法》是开展依法治档的依据，也是制定规章制度的上位法。各单位应根据本单位进一步制作管理办法，如分类方案的制作。分类方案的制作是水利水电科技档案管理的重点工作，是本单位档案管理顶层设计工作。在制作分类方案时可以聘请专家，项目管理部、技术管理部派员参与并提出建议，最终形成科学的管理制度。

水利水電科技档案属于科技资源储备，科技档案标准则是其具体保障。从科技档案标准体系来说这些标准包括基础标准和业务技术标准两部分。基础标准的设立主要有：名词术语标准、科技文件标准、专业符号标准、案卷规格标准、库房设备标准、计量单位标准等。业务技术标准的设立主要有工作流程、程序、职责等，如开发标准等。

建立水利水电科技档案的规划管理的工作机制。“统筹规划”是《档案法》强调的档案工作职能，也是指导水利水电科技档案稳步发展的基本依据。水利水电单位要根据本单位战略导向和战略目标制定中长期档案工作事业规划。在实施的过程中不断调整规划以与单位的战略目标进行匹配，保证本单位战略任务中的档案工作目标层层分解并落实。在落实时要转变项目负责人只注重设计过程，缺乏主动收集所负责项目成果资料的意识状态，对主动归档的加以表彰，也要在工作中鼓舞档案人员的士气。

3.加强管理人才培养。加强管理人员的“引、留、育”是水利水电科技档案管理工作以人为本的体现。首先，要制作水利水电科技档案管理人员的岗位说明书。根据岗位职责要求去招募人员，根据档案工作实践经验及现代化管理要求，对水利水电科技档案管理工作人员应有以下几个核心要求：具有本科以上档案学专业知识背景、了解勘测设计单位的工作核心、对水利水电行业相关知识有深度认知、计算机水平较高、具有创新精神并热爱档案事业。其次，要通过合理的市场薪酬水平、教育培训及单位文化等留住人员。档案工作岗不适合经常更替工作人员，故招募回来的人员要最大可能的参与专业相关工作，人尽其能。可以通过给出合理、丰厚的待遇以留住人员，也可以结合丰富的人文关怀留住员工，让员工能安心的在档案工作岗位上做出自己的成绩。对工作完成较好的要进行鼓励，让档案工作者能热情饱满的在工作岗位上。最后，要适当开展培训教育，要允许档案工作人员“走出库房、走出单位”。“走出库房”加强水利水电基础业务知识学习对开展档案工作十分有利，“走出单位”参加各种档案学会交流、全国档案年会、高校学术交流会、省市档案局工作学习交流是保障水利水电科技档案管理跟随时代步伐的重要手段。通过这些方法可以大大优化档案管理人员的结构，增加档案管理竞争的软实力。

4.建立完善的信息集成系统。水利水电设计单位开展科技档案的全流程管理，需要健全完善的集成式信息管理系统。总体要求是在确保档案部门与业务部门信息一致的基础上健全信息管理系统功能。做到档案管理系统与各业务管理系统能无缝连接。

系统建立要重视信息的收集、获取与利用。档案工作人员要以信息手段为契机，主动打破原技术限制，创设条件，深入实践，突出档案的行业价值。要保障系统安全，维护档案信息资源的全面，防止数据丢失，可以尝试运用字段加密与动态密匙等技术手段，也可以尝试应用安全授权，实现对服务器、数据库等的全面防护。

四、结束语

在新时期，水利水电科技档案已然成为勘测设计单位水利水电工程项目的重要组成部分，档案工作者要创造性的找到解决水利水电科技档案管理问题的方法，不断提升水利水电科技档案管理的规范化、科学化水平，充分应用与发展，让涌现出的新技术、新成果服务于企业建设，从而产生经济效益。

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