加强新时期高校档案管理的几点建议

摘 要：高校档案是高校在各项日常管理活动中逐渐积累形成的原始记录。随着高校教育教学改革的不断推进，档案管理工作也日益成为衡量一所高校教育教学质量和管理水平的标杆。本文从高校档案管理的内容、意义、现状、存在的问题等几个方面入手，对高校档案管理工作如何适应新形势提出了见解。

关键词：高等学校档案;信息利用;智能化管理

一、高校档案管理的内容和作用

本文所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校在教育教学、科学研究、招生招聘、党政管理等系列活动中形成的具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录。它是高校日常工作中的一项十分重要的基础性工作，具有综合性、系统性、通用性和社会性的几大特点。高校档案全面和系统的体现了高校各个历史阶段的发展历程，包括高校科研、教学、建设、改革发展的成果，具有真实性、完整性和原始性的特点。因此，高校档案在高校的建设和发展中发挥着凭证、参考等多元价值。如高校教学计划的制定、科研活动的参考、教学评估等工作，档案起到的作用都不容忽视，为更好的加强教学管理提供可靠的依据，是推动高校改革发展持续前进的发动机;完善的高校档案，是高校进行教育体制改革、教学改革和高校教职工队伍管理改革的原始依据，在增强教学科研能力，提高教学质量中，发挥着越来越重要的作用。

二、高校档案管理的现状及存在的问题

1.认识水平不高，领导不够重视。我国的改革开放进行了40年，社会各行各业的改革也轰轰烈烈地开展了40年，高校教育体制改革也不例外。但是有些运动式的改革往往把着眼点放在新建了多少楼堂馆所、招生人数突破多少、完成多少课题科研任务等易吸引人们眼球的点上，造成楼越盖越高，开设专业越来越现代，招到的学生数量和质量越来越多，越来越好，但对于反映学校人文底韵的档案馆（室）一度被冷落，严重滞后于学校总体发展，使整个校园一眼看去，满眼都是“商业气”，缺少了高等学府所特有的“文气”。而这一切，都和学校相关领导对档案管理工作的不重视有关。此外，受传统观念的影响，一些职能部门管理人员认为学校的主要工作就是教书育人，搞好科研，档案管理只是附属性的工作，认识不到档案管理工作的重要价值，忽略了档案管理在学校各项工作中的基础性作用。

2.档案管理不规范，档案资源信息利用率低。首先，在建档、归档层面，高校在管理层面的建档意识相对薄弱，对此项工作不够重视，而高校管理职能部门的建档归档意识也不强，档案归档实施细则落不到实处，做不到档案随时建随时清，往往每隔一个固定的时间，或半年，或一年，把所有应建归档的工作整理一遍，但此时往往有些基础资料已缺失，造成档案的不完整、不完善。

其次，在档案管理方面，目前多数高校对于档案资料的管理处于简单的资料收集、整理和保存，很少能积极主动地利用计算机网络等现代化管理技术，对档案资料进行系统的综合分析、研编，许多珍贵的信息资料被埋藏在档案馆（室）的故纸堆里，得不到充分的利用。此外，受传统观念的影响，高校中不论是教师还是职能部门的管理人员，在日常工作中需要查阅资料时，习惯于先从自己手头掌握的资料开始，或是依赖互联网络，往往忽略了身边学校档案馆（室）这个巨大的资料库，档案资料信息只入不出，各类档案信息在档案馆（室）内被束之高阁，利用率低下，起不到对日常工作的指导和参考作用。

再次，学校档案管理人员服务意识不强，对档案管理工作缺乏系统性的认识，重视程度不足，只能局限于完成一般性的诸如接收、分类、保管等基础性的工作，致使建立的档案缺乏完整性和系统性。

3.资金投入不足，软硬件设施落后，数字化建设遥遥无期。来自于各个层面的不重视，造成的直接后果就是档案管理资金投入不足，管理手段落后。这种情况下，多数档案馆（室）能保证充足的档案卷宗存放空间已属不易，更不要说投入大量的资金以购入现代化的档案管理所必需的储存、检索、扫描、除尘除湿等系列设备，造成档案设施落后，库房管理不先进，甚至有些高校的档案管理工作仍采用手工作业方式，劳动强度大，效率低下，即使有的实现了电脑操作，也仅限于单机版，根本无法实现信息资源的共享。在我国社会生活日新月异、电子信息技术迅猛发展的今天，这种传统落后的高校档案管理现状不能不说显得很是尴尬。

4.档案管理人员素质偏低。由于档案管理岗位长期以来不被重视，许多高校并没有配备专职的档案管理人员，多数是兼职进行管理甚至临时配备人员，有的高校甚至将档案馆（室）当成了解决学校教职工家属或伤残病人员就业的途径，极少配备档案管理专业技术人员，使得档案管理人员整体年龄偏大，学习能力不足，基本素质得不到保证。而每年从高校毕业的档案管理专业的学生本身数量不足，加上档案管理岗位人员不受重视，又造成精通计算机、网络技术专业的现代管理人员大量流失，加上非专业人员后期培训学习跟不上，加重了档案管理从业人员整体上業务能力不足、管理手段落后，同样制约了高校档案管理工作的现代化发展。

三、针对解决高校档案管理存在问题的几点建议

1.提高对档案管理工作的认识和重视程度。档案管理工作是一项基础性非常强的工作，涉及门类多，纷繁复杂，单调乏味，很难干出成绩，工作的好坏往往在短期内反应不出来，干好了不出彩，干得不好也不会在表面显示出来。在盛行追求政绩的社会风气的氛围中，要做好这项工作，必须放下身段、去除浮躁，以“功成不必在我，功成必定有我”的责任担当和奉献精神，干工作不求名利、不求政绩，低姿态地投入到日常点点滴滴地积累中，并随着时间的推移，最终实现厚积薄发。

2.实现档案管理工作的科学、有序和长远发展。现行的国家教育部和档案局联合发布的《高校档案管理办法》中第三条就明确规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”制定了规划，就要解决发展中的规则问题，即建章立制，为工作的开展划出条条框框，结合本单位实际情况，制定出具体的实施细则，使高校档案管理工作有章可循，有法可依。在此基础上，在全校范围内建立档案管理体系，使高校档案管理工作实现网格化。首先，建立部门领导负责制。学校各部门、院系要明确一位部门领导专门负责档案管理工作，明确职责范围，对职责范围内的档案管理工作负责。其次，明确各部门负责档案管理的兼职人员，负责本部门档案资料的收集、整理、归档、立卷和移交等事项。通过建立档案管理网格化，形成档案管理工作处处有人管，层层有人抓的格局，切实把档案管理工作落到实处。此外，还要建立健全相应的绩效考核机制，以期解决干与不干一个样，干好干坏一个样的问题。

3.加大资金投入，为高校档案管理工作提供坚实的物质保障。任何一项事物的发展都离不开投入，档案管理工作也不例外，资金方面的保障是档案管理正常开展的物质保障，档案管理所必需的场库馆所、现代化设备、智能信息系统的建立、模块的更新、软件的升级换代、系统维护等等，都无一例外的离不开资金的支持，没有充足的资金支持，档案管理工作的开展只能停留在纸面上，无法落到实处。可以先从改变学校主要领导、分管财务领导的思想观念开始，通过汇报工作、交流思想、组织或参观学习等方式，使其从加强高校档案管理工作的重要性、必要性上提高认识，特别是认识到高校档案管理工作在高校发展进程中起到的基础性和决定性的作用，争取领导对档案工作开展的支持和保障。同时，还要注意保持与高校财务部门的良好沟通，争取资金支持。

4.大力提升从业人员的基本素质。第一，积极提高现有档案管理人员的基本素质，以提高人员业务技能为目标，采取定期培训、参观见学等多种方式，走出去，请进来，全面提升档案管理从业人员的专业技能和服务水平;第二，积极引进和聘用有档案管理专业背景，具有较高业务技能的人才，或招聘档案管理专业毕业的学生，从事档案管理工作。要坚持全方位引进、多层次的培养，在保持高校档案管理人员队伍稳定的基礎上，引入绩效考核等竞争激励机制，实行末位淘汰，保留真正想干和能干的人，以期推动管理人员整体素质的提升，从而推动高校档案管理工作向高水平发展。

5.努力实现档案管理的数字化、现代化，提高档案信息资料的利用率。要实现高校档案管理现代化，提高高校档案资料信息利用率，实现从经验管理到科学管理的转变，最为根本的一条就是充分利用计算机信息技术和手段，概括起来，主要有以下两点：一是在加快信息化基础设施建设的基础上，促进信息资源的建设。即推进计算机技术等现代化手段在档案管理中的运用，采用现代信息处理技术对各种载体的档案进行数字化处理保存，以便于快捷、准确地查找所需资料;二是合理科学地划分档案公布公开范围，注意加强档案信息编研，在保证不泄密、不侵权的前提下，实现档案信息资源的有序、有效利用，更好地为高校师生、社会利用者服务。

高校档案管理工作是一项事关高校长远发展的基础性工作，关系到高校教育、教学和改革工作的全局，不是一朝一夕，一时半晌就能做好，它需要长期的积累、沉淀、梳理、提炼和升华，并且这一过程周而复始，不断循环，逐渐提高。各级高校档案管理人员只有在提高认识的基础上，持续增加资金投入，提高档案管理的软、硬件设施，建设一支高素质的档案管理队伍，运用先进的现代化管理模式，才能真正做好新时期的高校档案管理工作，更好地促进高校各项事业的发展。

参考文献：

[1]杨 杰，浅议高校教学档案管理的模式.（黑龙江大学历史文化旅游学院），2013.8.11

[2]刘 斌，温艳秋，王 璐，韩建华.高校档案管理问题及对策3篇.（河南省社会科学界联合会 德州学院档案馆 塔里木大学西域文化研究院 塔里木大学档案馆），2014.5.10

[3]沙 巍.档案管理模式的变革.山西煤炭管理干部学院学报，2007.3

作者简介：刘玉红（1969-），女，辽宁省沈阳市，哈尔滨理工大学档案馆副研究馆员，研究方向：档案管理。