如何做好大中专毕业生档案管理工作

徐建芹

摘 要：随着社会经济的发展，我国在教育领域的投入不断增加，大中专教育在全国范围内普及。大中专毕业生的人事档案在他们参与就业过程中发挥着越来越重要的作用，大中专毕业生档案管理工作也越来越受到人们的关注。本文首先阐述了大中专毕业生档案的主要内容，然后分析了我国大中专毕业生档案管理中存在的问题，最后针对这些问题提出了相应的建议，希望对我国人事档案管理工作有一定的帮助。

关键词：大中专 毕业生 档案管理

一、大中专毕业生档案的主要内容.

在我国，每年都有数量庞大的大中专毕业生，而每一个大中专毕业生都有一份自己的基本资料，政府相关人事部门要管理好这一人群的所有基本信息，为他们日后的学习和就业提供依据。大中专毕业生档案作为用人单位考核毕业生的重要凭证，里面包含了学生的家庭成员的具体情况、家庭性质、家庭主要收入来源、政治面貌、学生在校期间的各科成绩、校内外活动中的突出表现以及其它各方面优秀的能力等详细内容。

二、存在的问题

大中专毕业生的档案是学生基本信息的重要载体，能够充分反映出学生在校期间的表现，从侧面反映出学生的身心成长情况。它记录了学生的家庭背景、政治面貌、学习情况、个人作风等信息，在毕业生求职过程中扮演着重要角色。目前，我国部分大中专院校对毕业生档案管理的重要性认识不足，给毕业生档案管理带来了多重隐患。

（一）档案的管理制度还不够健全

很多学校的人事部门习惯于根据国家人事部门统一下达的文件，如《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部人事档案材料收集归档规定》等进行人事档案管理工作，這种做法在大方向上是没有问题的。但是，这类文件是针对全国范围内所有的的档案管理设计出来的，未能具体到每一个大中专院校。因此，档案管理部门的工作人员在开展档案管理工作时，要结合当下各学校的具体发展情况和毕业生的主要发展趋势，修改部分管理细节，使之适应本校的实际发展状况

（二）档案的整理还不够规范

每年我国都有很大一部分大中专毕业生毕业后回到生源地工作，导致市县人才交流机构的毕业生档案剧增，市县人才交流编制偏少，这种现象加大了档案管理人员的工作量，给档案管理工作带来隐患。一些地区就业人员流动性强，导致毕业生的档案在流动过程中可能出现问题。当前我国的毕业生档案管理方式较为粗糙，一般会按照毕业时间和毕业学校进行分类编号保存。这种管理方式不够规范，破坏了档案管理应该具备的严肃性，不利于档案记录服务效率的提高。

（三）落后的档案管理手段

我国幅员辽阔，地区经济发展不平衡造成了科技信息发展的不平衡。一些经济落后地区，科技不发达，进行毕业生档案管理以人工操作为主，很少使用计算机。计算机一般用于对毕业生信息进行编号录入或抽取浏览，对计算机的利用并不充分，工作效率低下。

（四）部分毕业生对人事档案不够关心

一些毕业生对人事档案的重要性认识不足，在找到工作后就对档案不闻不问，造成部分毕业生在工作后不能及时转出档案，而是将它长期存放在档案中心，以至于在之后遇到政审、调动、职称晋升、调资、退休办理等情况时手忙脚乱，不知所措。主要原因在于档案意识欠缺，对自身今后的工作带来隐患。

（五）企业对人事档案的重要性认识不足

随着就业改革的深入发展，部分毕业生打破专业限制，开始走向民营企业和私营企业。然而，这种类型的用人单位在进行员工招聘时，过于重视毕业生能给企业带来的经济利益，而忽视了毕业生应该具备的其它素质。只在乎毕业生的学历和专业，而对毕业生的人事档案去向不闻不问，导致很多毕业生档案根本没有被查阅。同时，毕业生这段工作经历也不会被填充进档案，导致毕业生档案出现空档期，对日后就业造成极大损失。

三、应对措施

（一）完善毕业生档案管理的规章制度

现阶段，我国的相关部门对毕业生人事档案管理力度不足，不能充分发挥人事档案在毕业生工作、升职等情况中的作用。人事档案管理部门要结合各地实际情况，建立健全具有地域特色的档案管理方式，为毕业生今后的工作提供最便捷的服务。

（二）对毕业生人事档案进行规范化管理

一些高校毕业生的档案内部存在很多无效信息，它们在一定程度上增大了管理人员的工作量，有时甚至会混淆用人单位的视线。加强对大中专毕业生的人事档案的规范管理，要对这些无效信息进行分拣归类，筛选出有价值的信息，然后重新组卷、装订和再编号，方便日后工作需要取用。我国《干部人事档案收集归档规定》指出：要对毕业生档案进行合理筛选和补充，毕业生的政治面貌、思想品德、在各领域取得的成绩等都要完整记录在案，实事求是的反应出毕业生的真实情况。

（三）创新档案管理模式

随着科技和社会的发展，传统的毕业生档案管理模式效率低下，准确度低下，工作量大不能适应社会的发展趋势，实施科学化档案管理势在必行。在传统的档案管理模式中引入现代信息技术，与人工技术相结合，推动立卷技术更新换代，保证组卷、装订程序的有序性，避免影响日后调档、归档和使用。在档案管理中加入信息化管理技术，提高档案管理效率，降低操作难度。

（四）加强舆论宣传

政府相关部门要加强对档案相关知识的宣传和普及，通过多个网络平台向大中专毕业生宣传人事档案在就业中的重要性，提高毕业生对档案的重视程度。人事档案作为用人单位评价毕业生的重要参考资料，必须引起毕业生的充分重视。

（五）建立一支优质的档案工作队伍

先进的档案管理技术手段要求对工作人员的专业素质提出了更高的要求。人事档案管理单位要重视档案管理工作人员的队伍建设，培养一批政治信念坚定、专业性强、业务熟练的优质档案工作队伍。加强员工的专业技能培训和现代信息技术培训，开创档案管理工作新局面。

结束语

综上所述，现阶段我国的大中专毕业生档案管理工作工作量大、内容繁杂、标准不一，还存在很多问题。但它是用人单位考察毕业生的重要参考依据，随着现代企业制度的发展和完善，在毕业生就业中发着越来越重要的作用。各大院校进行档案管理时，相关人事档案管理部门要完善档案管理制度，创新管理模式，提高档案管理效率，更好的为社会服务。

参考文献：

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[3]谭鑫.做好大中专毕业生档案管理工作的几点思考[J].才智，2014（03）：111.