现代医院数字化档案建立与完善分析

许磊

摘 要：医院档案数字化是将医院日常工作中的医疗、行政等方面的资料进行相应的数字化处理，并按照一定的方式存储于数字化载体之上，相关工作人员可以通过计算机来对所需要的资料进行检索、查询，也可以方便医院决策层对医院整体现状形成更全面的了解，为决策提供依据。本文从医院数字化档案建设的现状入手，分析了当前数字化档案建设过程中的问题，并对相应的解决方案进行了探讨。

关键词：医院;数字化档案建设;问题;方法

由于信息技术的不断发展，数字化的档案管理方法已经在各个领域被广泛使用，通过数字化档案管理，可以有效地提高整体的管理效率，方便工作人员对相应档案的查询。同时相较于传统的档案管理方式，数字化档案在容量上具有巨大优势和方便存储的优点。推动数字化档案建设可以有效提高档案管理水平和医院的医疗服务水平。

一、医院建立数字化档案的必要性

医院档案主要包括了文书档案、病历档案及人事档案等内容。由于医院所涉及的档案项目较多，在进行相应的传输、利用及归档等工作过程时，需要占用大量资源进行处理。而在当前的技术环境之下，通过数字化的档案管理方法，可以提高档案管理效率，减少对人力物力的占用。尤其是病历档案，通过数字化管理，可以实时进行查询分析，为日常工作和病人的检查、用药、手术等带来便利。同时数字化的病例档案管理也能起到简化患者就医程序，提升医院服务质量和管理水平的目的。另一方面，对人事档案的数字化管理由于其主要依托于计算机互联网技术，从而对医疗工作者进行更有效的管理、查询以及相应的变更工作。

医院的数字化档案以数据库技术和计算机网络技术为依托，从而形成区别于传统的档案信息形式，通过电子存取服务方式，能够更为便利和高效地对档案加以管理、存储和数字化加工，为医院各项工作的顺利开展创造有利条件。

二、医院数字化档案建设存在的问题

1.网络安全问题。医院的数字化档案建设过程中，需要注意计算机和网络的安全性问题，并需要在这方面进一步加强，才能保障医院数字化档案建设的完善。在目前信息技术和互联网技术不断进步的背景下，计算机和网络所面临的威胁也不断增多。计算机病毒的存在会对医院网络系统带来负面影响，进而威胁医院数字化档案信息资源。同时，数字化档案由于其载体是计算机网络，基于互联网的特性，也导致数字化信息存在易修改、易删除的特点。因而，针对医院数字化档案进行的网络攻击会造成重要信息丢失、被删改等情况发生，是医院数字化档案建设过程中的不利因素。

2.管理人员素质问题。数字化档案是信息技术的产物，在进行数字化档案的管理过程中，需要其管理人员具备一定的专业素质，才能对档案信息进行良好的维护。在进行数字化档案管理的过程中，管理人员需要对电子信息技术有所了解，同时也需要具备一定的预见性眼光，从而对技术的发展做出正确的反应，以应对医院数字化档案建立过程中所可能面临的种种问题。

3.资金投入问题。进行医院数字化档案的构建和完善过程中，需要投入相应的资金，以支持系统的建设及后期的维护。数字化档案构建的资金投入，需要从多个方面入手，首先要进行相应的软硬件购置和开发;其次还包括对相关人员的培训投入，保证数字化进程能够有充足的人才和技术支持;最后相关的数据库维护和系统维护，在后期也需要相应的资金投入，以确保整个系统的正常有效运转。从当下来看，医院的主要资金投入是用于医疗水准的提升上，例如进行医疗设备采购和医护人员的培训培养方面，所以能够运用到医院数字化建设的资源是较为紧张的。

4.意识的转变问题。医院的数字化档案建设和完善需要对相关人员的意识进行转变。目前在部分医院仍在使用纸质文件，以及纸质文件与电子文件共存的现象，一方面这样的问题制约了医院数字化的进程，另一方面也在客观上造成资源的浪费。使用纸质档案的原因主要在于观念上的不足，对数字化档案建设完善的认知不全。在长期以来的传统观念根深蒂固的情况下，贸然进行数字化建设会造成工作人员在思想上的抵触与不适应，所以在数字化的进程中，需要对观念问题及时解决，通过统一思想，增强相关人员认知的方式来避免资源的浪费，以最大程度地发挥出医院数字化档案建设和完善的作用。

三、医院数字化档案建设完善的方法

1.增加相应的资金投入。在医院的经营过程中，会形成诸如人事档案、病例档案等多种档案，这些档案是医院开展日常医疗工作以及进行研究工作时的必要依据，所以对医院的档案建设需要引起一定的重视。在相关的预算中，应进行明确的规划，通过有关的财务报告来为医院对数字化档案建设完善提供支持。同时医院在明确数字化档案建设方向之后，需要以充足的资金来进行支撑，进行软硬件方面的建设和采购。并且分配一定的资源来进行专业人员的储备和培养，从而确保数字化档案建设的顺利推进。在这一过程中还需着眼于未来，投入资金来进行技术、系统、软硬件上的长期更新及维护。

值得注意的是，有效的数字化档案管理可以在一定程度上避免浪费，起到节省医院成本的作用。同时在进行相应设备的添置过程中，医院可以对部分设备进行租借，以减少资金占用;进行实际管理时，也可以对部分闲置设备进行租赁，提高设备使用率;或者对部分数据寻求档案馆进行代为存储等。通过多种方式，可以减少在医院数字化档案建设过程中的成本，推动档案信息化的进程。资金的投入需要切合实际，首先构建起医院数字化档案的整体目标，通过目标可以明确当前所存在的不足以及资金投入的缓急情况;其次细化目标，以此来明确当前所必须进行的资金投入方向;最后需要通过对市场的考察来对相应的设备进行比较和了解，以成本控制的方式来减少实际投入中可能出现的资金浪费。

2.积极的人才培养战略。档案数字化工作中需要高素质的工作人员来完成，因而人才战略是医院数字化建设环节中的一个重要环节。在制定相应的人才战略时，需要注意结合数字化档案建设的实际需求，以及对相关人员的工作责任感、使命感进行培养。从实际需求来看，数字化档案建设过程中的人才必须具备计算机技术、计算机操作能力、数据库管理、网络管理等多方面的能力。一方面医院应该积极引入相应的人才;另一方面需要通过在原有的人才基础上，进行发掘、培养工作，通过建立交流会议、联席会等机制来加强各部门、各医院的相关人才交流;也可以通过进行系统化的培训，增加相應人员调研、考察的机会来提高人员素质。

配合人才培養战略，还需要建立起行之有效的人才甄别制度。在进行相关人才的招聘、挖掘工程中，以贴合档案管理实际工作和计算机技术应用等方面来进行相应的考察，可以帮助医院有效地甄别具有真才实干能力的人才。另外，对档案管理的考评也必须纳入到医院的年度考核制度中，便于医院进行详尽的资金、工作规划，实现更为有效的档案数字化管理。

3.规范的管理制度建设。为让数字化档案管理有章可循，在医院的档案数字化建立进程中，还必须以从实际工作的特点出发，制定起相应的管理制度以及条例，来对工作内容、工作方式进行规范。实际的制度建设时，可以参考部分在数字化档案管理制度方面较为成熟的机构，也可以在往期的档案管理制度上进行延伸。档案管理制度所不可或缺的部分包括工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度以及数字档案的备份制度等，其中针对数字化档案管理的特点，需要建立起网络安全管理制度，其目的是为了防止日常工作过程中，由于用网不规范造成可能的网络攻击和计算机病毒感染等。在建立网络安全管理制度时，需要通过设置用网权限机制，来对档案管理和网络使用进行基于安全考虑的规范。由于网络安全对于档案管理是极为重要的问题，因此需要将网络安全管理制度与工作制度、归档制度、保密制度等相结合，对网络安全进行全方位的强调和保护，规范化操作流程，防止数据泄露和遭到安全威胁。

同时，档案管理制度也要从强化队伍建设，提高人员素质方面入手。工作人员的素质关系到制度是否能够高质量地得到落实，所以在进行制度建设过程中，首先要与人才培养及储备战略结合，另一方面需要通过当前的专业化培养培训，来提高队伍的整体建设水平。以增强对外交流的方式，来引入相关的优秀经验为队伍建设提供较为可靠的依托;尊重科学，贯彻科学的管理制度也是提高制度落实质量的可行路径，因而进行数字化档案管理过程中要严格地对工作内容进行明确，对权责进行明确，同时进一步细化责任，实现责任落实到人的目标，以杜绝工作中可能出现的疏漏以及后期难以追责的问题。

4.强化相关人员的意识培养。推进数字化档案管理需要从上至下的一致努力，这个过程中涉及到对相关人员意识上的培养。由于长期的传统档案管理意识根深蒂固，在医院会形成愿意以传统方式进行档案管理的人员存在，当数字化档案管理逐步完善之后，由于此类人群的对传统手段的坚持，会对整体数字化进程推进造成阻碍，所以需要进行思想统一，形成推动数字化档案建设的合力。

进行意识培养首先要从制度入手，通过相关制度和规范在实际工作中进行数字化的约束，减少传统纸质档案的使用频率，并在长期的管理过程中循序渐进地取代传统档案管理方式。同时还要积极在医院范围内进行数字化档案的推广，增加其覆盖面，让相关人员在工作过程中能够进行相应的数字化尝试，从而达到一定的推广效果。另一方面，需要建立起对数字化档案管理的反馈渠道，进行相关人员的意见搜集和整理，并以技术手段来不断优化系统，形成简单、方便、快捷的使用体验，从而为医院数字化档案建设减少阻力，达到进一步提高数字化使用率和使用效率的目的。

综上所述，通过在人才、意识、制度等方面的建设，可以对医院的数字化档案建设水平起到良好的推动作用。同时也需要注意，数字化档案建设是一个长期任务，需要通过长期的资金投入及人才培养来进行逐步的提高和完善。

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