高校档案数字化进程中纸质档案的保护工作

王敏芝

摘 要：近年来，随着计算机相关技术的不断发展，高校档案管理逐步迈向数字化进程，电子档案因其具备的界面简洁、操作方便、便于更新的特点受到大家的喜爱，但是它并不能完全代替纸质档案，好多高校馆藏档案资料的主体仍是纸质档案，所以在推进高校档案数字化进程中，我们绝不能忽视对传统纸质档案的管理和维护。本文从高校纸质档案的重要性出发，分析了当前高校纸质档案保护工作中存在的问题，并结合自身工作实践，探讨了纸质档案保护的几点看法。

关键词：高校档案;数字化;纸质档案;保护

随着数字化进程不断加快，高校传统纸质档案管理面临巨大挑战。实现高校档案数字化已经成为高校的一大发展战略。这是高校档案发展的现实需要，不仅能够保护纸质档案原件，而且能够提高高校信息服务水平，提高档案工作者的工作效率和业务水准。如何在高校档案数字化进程中做好纸质档案的保护工作，是当前高校档案管理工作中亟待解决的一个问题。

一、高校纸质档案的重要性

高校纸质档案是指高校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，它记载着学校的教育及成长历史，是一所学校宝贵的财富，对高校未来的建设发展具有重要的历史参考价值。随着信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为档案发展的必然趋势，在档案数字化管理的过程中，纸质档案的存在一直是档案管理人员争论的主要议点。电子化的档案虽然具有方便、快捷、更改以及修复更加简单等优点，但是电子档案在修改以及变更上也更加容易，导致其真实可靠性受到质疑，而高校纸质档案以其稳定、永久、静态、直观的特点，能够满足高校发展的需求，所以在高校档案数字化进程中，只有保持二者共同发展，才能更好地实现高校档案管理的意义，确保高校档案管理的科学合理化。

二、高校数字化进程中纸质档案管理所面临的问题分析

随着信息技术的发展，尤其是档案数字化进程的加快，高校档案管理出现了电子档案和纸质档案并存的局面，面临这一变化，虽然已有一部分的人注意到这个问题，但却没有真正引起重视，没有采取新的管理对策，纸质档案的管理工作正逐渐走向片面化和消极化。在档案数字化进程中，高校档案管理如何解决纸质档案管理存在的问题，成为当前亟需解决的难题。 当前高校纸质档案管理工作存在的问题：

1.思想意识重视程度不够。随着办公自动化和档案信息化的不断推进，电子档案的优势已经展现出来，于是一些高校的档案管理人员认为电子档案将逐渐取代纸质档案，最终却忽视了对纸质档案的管理与保护;此外，还有一些档案管理人员自身专业素质低，缺乏档案保护的专业意识和专业技能。

2.纸质档案具有的特征逐渐消失。唯一性不复存在。纸质档案的形成都是具有一定的特殊条件，这就决定了其具有唯一性特点，它在形成后就不可能改变，是最有说服力的原始凭证。随着电子档案的产生，许多纸质档案成为了电子档案的双套制，明显带着电子档案的痕迹，办理过程全部是数字化操作，纸介质上记载的信息也是统一的字体、数字印章，只要有需要就可以输出，而且与所归档的纸质档案一模一样，很难辨别真伪，由于工作流程中在纸介质上留下的易于鉴别的原始记录越来越少，纸质档案以前所具有的唯一性也就会慢慢的消失。真实性被打破。纸质档案的真实性体现在它很难伪造和改动，它的真伪易于判别，而且已经形成了一套成熟的鉴定技术，加固了它在档案载体中的重要地位。对纸质档案进行数字化虽然带来了档案信息的共享，但由于网络安全问题日益突出，数字化后的档案信息容易被改动，纸质档案记载的信息因为载体的改变而成为假信息产生的源泉。

3.纸质档案数字化加工中存在着安全隐患。首先，当前在纸质档案数字化推进过程中，容易造成纸质档案的损毁。尤其是档案的大量出库会大大增强对纸质档案的管理难度，而且在纸质档案的扫描过程中因为利用者的利用需求，势必造成档案的再次流动，如果不注意安全难免会导致档案实体的丢失。在档案数字化加工过程中避免不了会对纸质档案进行拆装，这也就破坏了档案原来的整体性，造成纸质档案的损伤。档案出库使保管环境发生变化（如温湿度难以得到控制），扫描和拍照中受到光源的照射使纸张加速老化而缩短使用寿命。其次，还会引起信息被非正常途径传播。目前有些高校档案部门会将纸质档案数字化项目承包给非档案专业人员操作，由于这些工作人员缺乏档案工作相关的法律法规知识和没有相关的培训，工作人员极有可能将档案信息外泄，引起信息非正规渠道的传播给社会造成不必要的麻烦。

4.忽视了纸质档案的保护技术。随着高校档案数字化建设的不断深入，纸质档案信息实现网络共享，使查阅者不通过实体档案也能查阅到所需的档案，对纸质档案的利用群体将逐渐减少，这样就容易忽视对纸质档案实体的保管。一些年代久远的纸质档案由于保管不善需要修复的越来越多，而纸质档案保护工作的技术性决定了它必须要由人工操作及在实际操作过程中积累的经验，这些很难用文字表述并把它记载下来，久而久之对纸质档案的保护技术在很多方面可能就会失传，导致纸质档案的病档得不到修复，纸质档案的老化程度不断恶化 ，在不久的将来年代久远的纸质档案的数目会不断的减少，从而重蹈了传统载体档案的遭遇，给人类的文明史诗留下了遗憾的篇章。

三、高校档案数字化进程中加强纸质档案管理对策

高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，对改进服务质量，推动高校发展具有重要作用。纸质档案作为高校重要的档案形式，为高校各项工作有效开展提供参考和依据。因此，为促进高校纸质档案作用的充分发挥，必须不断提升高校纸质档案管理水平。

1.改变管理人员原有的管理观念。面临电子档案的挑战，在档案信息化进程中，如果想要使纸质档案继续在档案系统中发挥出作用，只应用传统的管理方法已經无法满足纸质档案的管理需求，首先需要高校档案管理者改变管理理念，重新认知纸质档案的应用价值，还要积极学习多种类型的档案材料的管理方法，学会将各类档案材料结合应用，独立解决档案处理工作中的各种问题，在工作中应用创新型的档案管理方法，使多种类型的档案的价值均可以被体现，同时给自己设置更为严格的工作要求。

2.完善当前的纸质档案的管理制度。纸质档案具有不可更改性和永久性，在纸质档案建立之初就应该确保正确无误的归档和保管。高校的纸质档案对高校的发展至关重要，因此高校档案管理也要有一整套的科学管理制度体系，尤其是在纸质档案的建立过程中，应该为每一份档案建立相应的记录制度。此外，还要严格实施档案保管、整理和借阅的相关责任制，从而确保在发生业务之后可以及时地归档，在其他人员借阅档案后，也能及时地整理到位，从而使档案的保存更加完整。 在档案信息化不断发展的今天，必须健全相应的档案管理标准和制度，以便实现档案管理的规范化，更好地提高档案服务质量。

3.加强纸质档案数字化处理过程中的保护。为了既能高质量地开展档案数字化工作，又能切实做好对档案实体的保护工作，可以采用下面这些办法：一是在对档案进行扫描时，尽量使用不需拆卷的扫描设备。这样，可以有效避免对档案实体的破坏。一些因设备原因必须拆卷的档案，不能用刀子来切割纸边，而是用其他没有破坏性的方法来拆解，尤其是要注意保证档案纸张边缘字迹的完整性，切忌出现脱落、缺失等现象。二是严格档案整理，使用合格的裝订材料和装具，卸掉实体上不利于档案长期保存的物件（如容易生锈的金属物等），提高档案质量。三是为了有利于档案的长期保存，经过扫描的档案宜作重新消毒、杀虫、除尘等防护措施后，再进行封存保管。

4.加快纸质档案保护新技术的应用。要利用计算机新技术，加快纸质档案的数字化管理进程，在档案文件的扫描、复印件制作及异地备份、缩微等方面注重推广应用新技术。一方面定期开展数据监测，保证电子文件高效、安全。另一方面，应事先做好工作计划，合理配备人员及必要的物资，以顺利开展文献资料的封存、保护、修补等工作。

5.提高档案管理人员的综合素质。在高校档案数字化进程中，为了更好地保护纸质档案，促进纸质档案和电子档案的并存发展，除了要更新观念，建立完善的管理制度、采用档案保护修复技术外，最重要的就是还要加强档案管理人员的相应素质，因为档案的管理，最终离不开人的操作。为此，首先档案管理人员要了解纸质档案在保管过程中需要注意的问题，如防潮、防虫和防腐蚀等。其次，档案管理人员应记录在编，防止自管自盗的现象发生。再次，档案管理人员还需要了解一些现代档案管理的制度，从而使纸质档案管理更加科学化、规范化。

四、结语

随着高校档案数字化进程的不断加快，电子档案在高校档案管理工作中已经占据了极其重要的位置，电子档案所创造的价值引起人们关注，得到了普遍认可。但是电子档案还存在一定的缺陷，纸质档案还并不能完全被电子档案所代替。因此，在当前情况下，加强对纸质档案的相关研究仍然十分有必要。在高校纸质档案管理建设方面，也应该紧跟时代步伐，利用一些先进的技术在纸质档案管理上抢占制高点，这样才能使纸质档案与电子档案在发展中交相辉映。

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