探析基层疾控中心档案管理工作的建设

郭佃晓

摘 要：基层疾控中心的档案信息是后期疾病走势、疾病流行特点分析的重要依据，是防控措施制定过程中的主要参考。由此可见，基层疾控中心档案管理工作有着至关重要的作用。近年来，随着信息化的不断发展，基层疾控中心档案无论数量还是种类都有了明显的提升，加快基层疾控中心档案管理工作的信息化建设已成为当下需要重点关注的问题。基于此，本文主要对基层疾控中心档案管理工作的建设进行讨论。

关键词：基层疾控中心;档案管理;信息化建设

现阶段，许多基层疾控中心在开展档案管理工作的过程中其手段仍然比较落后，导致查找所需资料时费时费力，制约了档案材料作用的发挥。因此，对基层疾控中心档案管理工作予以改革与创新是当下管理过程中的首要任务。其改革与创新的主要方向应该为：要始终围绕档案信息数字化存储开展改革创新工作，推动档案管理工作的规范化、数字化和网络化发展，并将这些数字化的信息材料上传至计算机中，一方面便于保存，另一方面也能改善传统管理工作的弊端，对后续基层疾控中心的疾病防控工作和应急处置等都有重要意义。

一、基层疾控中心档案管理建设的必要性分析

1.传统档案管理工作较为繁琐与复杂，且工作强度高

据了解，基层疾控中心在日常工作中都会产生大量的数据信息和档案资料，借助传统的档案管理方式对其进行收集、整理与保管以及后续利用的方式已不能满足信息化社会对档案管理工作的需求。同时，在疾控信息化不断推行的背景下，也给档案管理工作指明了新的思路与方向，是减轻档案管理工作人员劳动强度，提升其工作效率的有效途径。此外，信息化的实施还能打破传统对存储空间有较高要求的弊端，避免了因意外情况的发生而导致纸质档案丢失与损坏的情况。

2.办公自动化逐渐普及

随着社会的不断进步与发展，目前我们已步入信息化社会，信息技术在各行各业的应用范围也有了明显的拓宽，对各类工作效率的提升都有着重要意义。基层疾控中心也可以借助信息技术，根据自身工作内容建构起相应的系统，推动基层疾控中心电子管理的实现，进而利用电子管理过程中产生的大量的电子档案，为后续档案的利用与开发奠定良好的基础。

二、基层疾控中心档案管理工作的建设措施

1.要具备档案管理信息化观念

基层疾控中心的档案是疾控中心开展社会活动过程中逐渐形成并积累的具有一定价值的记录，具有真实性特征，其作用也是至关重要的。因此领导要具备档案管理信息化的观念，加大对档案管理工作的重视程度，并采取多样化的方式与手段，来对档案管理工作信息化建设的重要性和必要性进行宣传，以此使档案管理人员达成思想共识。同时，信息化是每个行业发展的必然趋势和要求，疾控中心档案管理工作也不例外，只有确保了其数字化和信息化的发展趋势，才能更好地满足疾控工作的需求。处于大数据背景下，档案所定义的范围是宽泛的，只要具有一定保存價值的文件、数据或视频等，都可被视为档案。基于此，疾控中心档案管理人员除了需要具备较高的服务意识外，还要具备对具有保存价值档案信息的敏感度。同时，在进行档案收集、保存等工作内容时，还要在原有的采集基础上有所拓宽，将工作侧重点放在档案管理工作中的新型档案信息采集上去。

2.加大档案管理信息化的软硬件平台的建设力度

想要更好地实现基层疾控中心档案管理的信息化，充足的资金既是基础，又是保障。因此，在预算编制过程中，要将档案管理信息化建设费用纳入到其中，保障基层疾控中心档案管理信息化建设的顺利开展。同时，为了确保基层疾控中心档案管理的信息化建设的高效进行，基层疾控中心还要根据具体工作需要不断完善与更新信息化设备。负责档案管理的人员还要对档案的归档工作给予重视，切实提升采集数据的质量，并将整理好的档案信息录入到档案管理系统当中。基层疾控中心档案管理部门还要不断提升检查办法的科学性和考核制度的完善性，提升对档案内数据的检查力度，保障档案数据库的准确与完整。要不断加快档案管理应用系统的建设，确保各基层的疾控中心系统和数据库的统一性，并有针对性的技术服务为系统的正常使用做保障。另外，疾控中心计算机档案管理系统的管理与维护也是值得重点关注的问题。这就需要疾控中心要始终确保电子档案信息的真实性和完整性，并借助硬盘等对档案数据信息予以备份，提升档案数据库的安全性。将疾控中心的档案系统建设予以细分，还可以建立档案目录数据库和全文数据库，从而更好地为工作人员提供服务，工作人员只需借助网络即可实现一般档案的全文查询，而对于密集档案目录则需要经过一定的授权才可获得查询权限。同时，还要始终以重点时期、重大事件等为中心，搜集相关的且具有价值的资料，并以信息技术为载体提升库藏内容的丰富性，以此推动具有载体形态多样化、类别门类完善化的多元化库藏结构的建立，使特色化、完善性成为疾控中心档案管理工作最为突出的特征。

3.对现有的档案管理体系予以完善

近年来，基层疾控中心的业务创新工作也在如火如荼的开展当中，无论是业务档案的种类还是类型也都出现了明显的变化。尤其是近年来电子档案的出现与发展，资源种类、格式以及后期的存储形式与传统业务工作相比都有明显的区别。在此背景下，基层疾控部门要着重开展归档调研工作，以有关部门工作为参考，从中汲取较为先进的经验，更好地推动电子档案的规范化管理，不断开拓出疾控业务档案管理工作的新模式。同时，无论是针对何种类型的档案信息，都要不断推动其向规范化、信息化方向发展，并充分挖掘出新型档案信息资源建设的标准，这是保证档案管理信息化能够顺利实施的前提条件。如果对上述过程并未高度关注，落实过程有所欠缺，那么档案管理信息化就会缺乏稳固的基础，档案管理过程中的基本工作内容的质量也会无法得到保障。

4.不断强化档案信息资源的开发与利用效果

在社会不断进步与发展的背景下，档案利用已成为当下实施现代化建设过程中的中坚力量。因此基层疾控中心档案管理工作要以工作特点为立足点，加大对档案管理工作新经验和新方法的探索，并注重有价值的信息和资料的整理与总结，并及时提供与分享给其他疾控中心，从而实现档案资源的最大化利用[3]。同时，基层疾控中心档案信息的开发与利用也是疾控中心开展档案管理工作的重要目标与方向。所以基层疾控中心要注重由最初的档案资料管理方法逐渐向数字化管理转变，为后续的查询和检索提供便利，最终达到资源共享、资源的最大化利用的目的。要不断深入对疾控档案信息的研究、分析和开发，并从中挖掘出更具价值的信息，确保提供档案信息产品的质量与层次，推动档案库由最初的单一作用逐渐向多元化辅助作用的转变，并为后续领导决策和疾控工作提供有力的参考和服务。随着疾控中心档案管理信息化的逐渐深入，社会化、多元化以及开放化已成为目前档案服务主要的发展方向，实现档案间的资源整合也是其重要的发展趋势，因此我们要对海量的资源予以处理，并以大数据等技术手段为依托对现有的服务方式予以拓宽，坚持个性化需求为导向，除了要满足用户对信息的需求外，还要对其需求给予细致的分析，从而为其提供智慧化服务。同时，在强化基层疾控中心档案收集工作时，也要在相关资料收集方面有所关注，使档案管理工作服务更具针对性、层次性。

5.建设一支高质量的档案信息化管理队伍

众所周知，人才是现代社会事业取得成功的重要基础与保障。基层疾控中心档案管理信息化建设想要顺利开展，也要重视人才的重要作用，不仅需要其具备丰富的专业档案管理知识，还需要其具备一定的计算机技能。然而，许多基层疾控中心此类人才较为缺乏，基层疾控中心档案管理信息化建设缺乏人才基础。基于此，我们要着力打造一支高质量的档案信息化管理队伍。一方面，可以借助专业知识和计算机技能培训不断提升档案管理人员的综合技能，另一方面，可以以人力资源政策为载体，提升相关人才的引进力度，使基层疾控中心档案管理队伍的整体质量得到显著的提高，从而为档案管理的信息化建设提供重要的人才保障。

三、结语

综上所述，基层疾控中心档案管理的建设包含多方面内容，本文主要侧重信息化建设予以阐述，且这也是信息时代背景下势在必行的任务。只有我们提升载体的准确性，提高管理的规范化，实施集中统一且深入的探索与研究，才能确保基层疾控中心档案管理信息化建设的全面推进，档案管理各部门的职能作用才能得以发挥。也只有在上述基础上，才能为有关决策和后续管理提供有力依据与参考，才能推动基层疾控中心档案管理信息化建设迈向新的征程。今后，我们仍要强化档案信息资源的开发与利用，继续加快档案管理信息化建设步伐，从而使基层疾控中心档案管理的效率得到有效提升。

参考文献：

[1]李晶.基层疾控档案管理信息化建设研究[J].办公自动化，2018，23（16）：56-57+64.

[2]李舰，王园园，李文宇.基层疾控档案管理信息化建设探讨[J].中国城乡企业卫生，2018，33（01）：149-151.

[3]方泉.浅议疾控机构档案管理信息化建设[J].办公室业务，2015（17）：48.

[4]韩冰.新形势下疾控中心档案管理工作的规范化建设[J].办公室业务，2017（06）：152.