“互联网+”时代人事档案信息化

黄辉

摘要：“互联网+”时代背景下，人事档案管理工作迎来了新的发展机遇，将传统的档案管理形式逐步向信息化转变，不仅能够简化复杂的档案管理工作，同时能够有效提升档案利用率。因此，本文围绕“互联网+”时代人事档案信息化展开了探讨研究，阐述了“互联网+”时代人事档案信息化的必要性以及信息化建设过程中存在的问题，最后提出了可行性的建设对策。以期为档案管理工作者提供参考和建议。

关键词：“互联网”;人事档案;信息化

引言

在单位，为了提高互联网信息环境下的人事管理能力，必须要对现有的工作模式进行改进和创新，构建新的科学有效的人事档案管理模式。作为单位的人事档案管理人员，笔者提出了从人才引进、宣传工作以及信息化建设这三方面来进行工作的优化，从而提高单位的工作效率。

1加强单位人事档案管理信息化建设的必要性

单位人事档案管理工作是依照国家法律法规所履行的社会管理职能，它具有一定的社会价值。我国公民的档案大多数都交由单位相关人事档案管理部门进行保存和备案，以便在需要时可以更方便地找到档案所在地。同时，单位对于人事档案的管理也可以看作是对社会人力资源的整合。对于国家而言，人才战略的实现是推动国家发展的关键所在，單位在进行档案管理的过程也是对人力资源进行整合的过程，可以帮助企业和其他单位为今后的人力资源管理提供一定的便捷，这样一来就会大大提升企业整合人力资源的效率，帮助企业高效发展。

2“互联网+”时代人事档案信息化建设存在的问题

2.1缺乏完善管理机制

“互联网+”时代背景下，人事档案信息化建设和管理仍然面临诸多问题，其中较为重要的则是缺乏完善的档案管理机制。目前人事档案建设逐渐得到社会及公众的高度认可，但是在具体落实过程中，统一的管理机制并未实现，在进行人事档案建设过程中，并没有重视档案管理工作的核心内容，则是人才建设，没有充分凸显其工作重心。许多人事档案管理人员仍然秉持传统档案管理理念，对信息化建设了解并未深入，没有将人事档案进行科学、合理的分类管理，管理机制不够完善和规范，致使无法充分发挥作用。总体而言，则是人事档案管理工作尚未得到高度重视，思想重视大于实践重视，导致许多建设理念、思路并未完全落实，在很大程度上阻碍了人事档案信息化建设和管理的进程。

2.2缺乏科学管理理念

目前人事档案的管理人员大部分均是兼职人员，人事档案的专职管理人员匮乏，并且大部分的管理人员学历水平偏低，管理理念长期未得到有效更新，进行培训后仍然效果不理想。对人事档案管理的基础知识和技能掌握较差，在人事档案信息化建设过程中，虽配备了许多计算机设备，但是由于复合型人才匮乏，当前管理人员对人事档案管理的信息设备操作水平普遍偏低，无法完全掌握信息设备的灵活运用。与此同时，许多人事档案管理人员对信息化建设缺乏科学管理理念，对人事档案没有进行定期更新，导致档案信息存在不准确的问题，并且在发生问题时，各部门之间缺少明确的职责划分，无法找到具体负责人员，在很大程度上影响了档案管理工作发展。

3“互联网+”时代人事档案信息化建设对策研究

3.1加大宣传力度，提高社会民众的档案管理意识档

案管理是单位工作的重要组成部分，尤其是人事档案工作更是涉及了很多人员的切身利益，档案对于他们的发展至关重要。为此，人事档案管理者要做好宣传工作，提高社会民众档案管理意识，引导他们积极配合这项工作。对于部门外的人员来说，要做好对干部的档案管理工作离不开他们的积极配合，为此做好对他们的档案意识教育工作很重要。增强他们的档案意识，工作者可以积极利用新媒体平台，如开设本部门的工作微信平台，定期推送一些关于档案管理方面的知识，让人们认识到档案对于自己的重要性，促使干部们可以正确填写相关档案信息，积极主动向档案部门报送档案资料，推动人事档案的完整性、真实性、可靠性，为档案管理工作者减少工作量，提高整个工作的效率。

3.2改进工作方式，不断推进人事档案信息化建设

在新的时期，单位的人事档案管理工作要积极引进新技术，利用技术发展的有益成果来辅助工作的开展，改进自身的工作方式，提高自己的工作效率，以适应现代社会对于档案信息的需要。对于单位的档案管理工作来说，其内部的工作环境一般是封闭的，在传统工作理念的影响下，很多工作者不懂得灵活变通，总是按照一定的“模板”进行工作，尤其在人际方面缺少一定的服务意识和有效沟通能力。为此，档案工作者需要不断提高自身能力，切实做好对干部的信息服务工作。另外，档案管理工作在本单位条件允许情况下，应积极引进现代化办公设备，如打印机、扫描仪、刻录机等，通过利用技术设备来实现人事档案电子化管理。通过积极引进先进科技手段提高档案管理水平，推动档案管理现代化，推动单位的人事档案管理工作逐步由传统办公方式慢慢转变为现代化办公方式，实现档案的信息化管理建设。

3.3提升单位档案管理人员的素质

随着互联网和大数据时代的到来，基本的计算机技术已经成为各行各业从业人员必须要掌握的基础技能。对于单位人事档案管理人员来说更是如此。人事档案管理要向着信息化方向发展，也就意味着相关人员必须掌握基本的信息储存、信息分析、信息互换、信息整合和信息统计等方面的知识，人事档案管理的专业知识也应当及时学习更新。还要建立专门的数据库，能够对海量的数据进行快速的判断、辨别、筛选和分析，最快速筛选出所需要检索的信息，并完成相关数据的录入和储存。3.4构建完善管理机制

完善的管理机制是人事档案信息化建设的基础前提，应进一步完善和规范管理机制，同时制定统一化建设标准和赏罚机制，进行档案信息化建设过程中，应将更多的工作重点放在完善管理机制上，完善的管理机制能够推动信息化建设，同时能够保证人事档案的安全性。将人事档案信息进行专人管理，革新管理人员的传统管理理念，并对其进行规范和监督，加强档案分类化管理，简化复杂的检索程序，提高档案的查询和利用效率。与此同时，建设完善的档案使用制度，完善档案使用流程，确保人事档案信息的合理利用。同时应建立人事档案数据库，将人事档案进行录入，在保证人事档案安全性的前提下，实现资源共享。信息化建设需要科学完善的管理机制作为有力支撑，因此，构建完善的档案管理机制，能够有效推进人事档案信息化建设进程。

结语

综上所述，单位人事档案管理信息化建设首先要完善单位自身人事档案管理系统的性能，保障档案储存的安全性，同时要加强和提升相关从业人员的业务水平，帮助他们掌握利用信息化管理人事档案的方法。

参考文献：

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（作者单位：山西省军区数据信息室助理工程师）