高校图书馆过刊资源合作储存管理

摘 要：过刊是图书馆馆藏资源不可缺的一部分。虽然是过期刊物，但仍不失其文献资料的历史性和学术科研的参考价值，虽然不如电子期刊那样利用便捷，但仍倍受广大读者的青睐。然而目前过刊的储藏和管理利用，却存在一些难以解决的问题。只有设立过刊资源的合作储存机构，制定可行性的管理制度，进行科学有效的管理，才能充分发挥过刊文献“藏与用”的功能。

关键词：合作储存;科学管理;过刊;图书馆

期刊是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，是科研人员关注的重点。虽然电子期刊是一种非常好的媒体表现形式，是一种很享受的阅读方式，但读者要从网络上搜索到全文，还需要基本滞后于纸质期刊3-5个月的时间。所以，不论是现刊还是过刊的纸质期刊藏馆，依然是高校图书馆的科研聚集地，是提供文献资源服务的重要场所。现刊是过刊在时间上的延续，过刊是相对于现刊而言的，并不意味着其所承载的文献信息知识失去科研参考、借鉴价值，也不等于知识的老化，失去保存的意义，特别是一些具有科技含量高的专业性强（包括文史类）的过期刊物，仍倍受广大读者的青睐。随着时间的推移，过刊的种类和数量与日俱增，导致存储空间严重不足、管理不善、流通不畅、人财浪费等现象。这就需要我们对图书馆过刊进行科学管理，才能收到事半功倍的效果。

一、合作储存是过刊科学管理的必然归宿

何谓合作储存？早在2007年，英格兰高等教育理事会（HEFCE）就启动了英国研究资源集中保存项目（UKRR），由大英图书馆和多所高校图书馆共同协调合作建设。主要是合作储存有科研价值且值得保存的过期刊物或过期文献。因为过刊能够展现某一学科的发展历史，反映科学的系统性和完整性，真正体现期刊的学术价值，并且随着时间的流逝而显得更加珍贵。因此， 如何对过刊妥善保存、科学管理和充分利用就成为当务之急的问题。目前，全国各高等院校过刊的藏与用现状，不容乐观。一是随着时间的流逝， 过期期刊已普遍成为高校图书馆馆藏构成的重要部分，内容丰富，数量庞大，并且会积累的越来越多，必然造成堆积满架的现象。二是过刊的装订加工、分类编目、流通管理、保存等环节依旧耗费大量的人力、物力、财力。三是所订购的过刊内容大同小异的太多（如健康养生类期刊）。这样，不仅造成管理压力大，资源浪费，而且直接影响过刊的利用率。针对这些情况， 如果在某一系统或者某一地域范围内进行考察， 该问题的严重性就会更加突出，几乎每一所图书馆中都收藏有大量的同类乃至同名期刊 。因此，进行统一科学管理，优化馆藏过刊资源结构，补充短缺，剔废纳新，整合资源是大势所趋。这方面，可以学习借鉴国内外的先进经验，创新管理服务方式方法，以需求为向导，提升读者的获得感和满意度。

二、合作储存过刊管理机构运行机制的设立

1.设立过刊合作储存的管理机构，制定具体的管理制度

合作储存过刊管理，是图书馆建设的一项长远工程。需要当地政府予以经济支持，统一设立专门的管理机构，综合协调，全局规划，包括馆舍的选址，建筑及空间结构的设计布局，室内环境的布置以及读者存取设备的购置。在建库前必须设立合作储存过刊的管理机构，确定管理员人数及其具体工作任务，各成员馆签署详细的书面协议;明确规定各成员馆应尽的各项义务和职责，包括各成员馆随刊递交财产明细、注明财产归属等细节问题。只有合理地解决过刊所有权的归属问题，才能促使成员馆的合作加入。设立期刊合作储存库，是过刊储存的有效途径，也是共建共享期刊信息资源的最高阶段形式。

2.设立合作储存过刊的运行机制

为了吸引合作成员馆积极地参与储存库建设， 应根据各种不同的情况，合理、经济地建立多种模式的合作储存机制。可以是集中式储存，即将各馆需要永久保存的过刊存放在同一个地方;也可以是分散式储存，即把过刊按学科门类分别存放于多处。根据自愿的原则，可以参加联盟形式的集中合作储存，也可以参加跨系统和跨区域的分散合作储存。对于部分贵重的期刊可以采用协议的形式，保护权属者的利益，此外也可以通过寄存的方式存放在合作储存库中。为了收藏最完整、最全面的期刊资源，要求各合作馆无私地把需要剔除的或调整的期刊进行网上公布，以便储存馆或成员馆通过信息交流搜集填补本馆中的缺藏期刊。不论是那种方式的储存，都要遵循合作储存馆的规章制度，各负其责，实现区域联盟内过刊低利用率的资源共享。

3.聚合过刊资源的收藏办法

合作储存前，各成员馆在储存馆的统一管理指导下，首先，要制定切实可行的移送方案，界定过刊合理保存的种类、年限（是否连续），然后进行筛选、鉴定、分析：一查是否具有历史文献保存价值，二查是否具有学术研究參考价值，三查历年来本期刊的利用情况（借阅频次）等。其次，根据期刊的不同特点和性质，规定保存的年限。对失去保存价值的、超过规定保存年限的期刊及时予以剔除。最后，核对登记，建立过刊储存的目录数据库乃至全文数据库。

三、合作储存过刊管理的具体措施

期刊属于连续性出版物，具有时间的连续性，文献的完整性，信息的时效性。如果过刊管理措施不力，大量过刊将成为废品，就会直接造成较大的经济损失。

1.合作储存的过刊，需要科学整理

鉴于期刊出版的连续性，新刊要上架，旧刊要下架。我馆过刊是按半年下架一次，全年先按分类下架，再依时间的顺序整理打捆。然后，由当地印刷厂负责封皮裁剪、装订、署刊名及期、卷号或年、月。整序时发现未到的联系商家催到，借出未还的催还，遗失的想法补齐，努力做到收集完整。若确实补不齐的，需在书脊处注明。

整顺的过刊装订成册后，须署上其对应的刊名、日期、卷的起止号，以便于读者查找。对不同版类的同名期刊，二者都需写上。如，某大学学报分社会科学版和自然科学版，就要分开装订，除写总刊名外，还要各写其分册名。又如，《英语广场》和《英语广场·美文》，如果不对美文版加以区别的话，就容易混为一体。如果是更改名称的期刊，必须照其新名称进行装订，紧随原刊之后上架。书脊上刊名的字体、字号大小要一致，刊名、刊号要与实体相对应。装订的厚度应该在4cm-6cm之间。另外，在整理某期刊的增刊和特刊时，要放在该期的最后面;年增刊一定要放在该年度最后一期的后面等。

2.合作储存的过刊，需要科学分类和标准化著录

过刊合订成册工作结束后，就要对这些合订本期刊进行分类、编目，筛选之后移交至储存库中保存。此项工作是过刊科学管理的一个重要环节，也是实现过刊文献信息化、网络化的前提。要严格按照《中国图书馆分类法期刊分类表》进行科学分类;依据《新版中国机读目录格式使用手册》即CNMARC著录格式，参照《连续出版物著录规则》进行标准化编目。期刊分类时，要注意掌握分类的粗细，专业类期刊细分，非专业类期刊粗分的原则;编目时，对副刊、特刊、增刊或停刊皆要说明。对变更后的题名，著录时要重新建立书目记录。

3.合作储存的过刊，也需要有序排列上架

要提高吸引读者率、读者满意度、文献利用率，排序上架是关键。过刊是否科学、合理排架，会直接影响到读者能否准确、快捷地找到自己所需的文献资料。现阶段，我校图书馆过刊是按照连续出版物的分类法类号排序的，同类同名下再按年代、卷次等顺序排列。对变更刊名后的期刊归同类，仍按原办法排序。按时间先后排列，能彰显期刊收藏的连续性和完整性。其实，任何排架方法都有其优点和不足之处。到目前为止，我国还没有统一的排架标准，好的排架方法都是理论和实践相结合的产物。所以，我们不仅要在理论上要探索排架的新理念，同时，也要通过实践不断完善和提高。只有这样，才能使过刊排架更合理、更科学，从而更好地为服务于读者。

4.合作储存的过刊，需要合理流通，服务读者

党的十九大明确指出了中国特色社会主义已经进入新时代的关键期，经济发展突飞猛进，文化事业繁荣昌盛，网络信息化日新月异。高校图书馆要冲破传统藏书模式，明确认识，合理组织，开辟服务工作新领域，保证过刊对外开放，我馆部分文献已面向全市公民提供服务。要深入挖掘过刊文献的潜在效益，藏以致用，为广大读者提供更加丰富的精神食粮，为地域经济的发展提供有参考、有研究的文献资料价值，提升全民的文化素质。

目前我国大多数图书馆对过刊的服务模式，还是就馆阅览，书籍期刊不外借或部分外借。对外借的过刊限制时间、册数等。我校图书馆实行的是开架就室阅览，若要取其内容，馆内提供复印服务，费用自理。这些都是传统的服务管理模式，正在由过刊资源书目数据库向过刊全文数据库自动化管理服务模式转变。合作储存的过刊也不例外，最终也要实现自动化管理模式。

总之，对于高校过刊管理，合作储存是过刊保存的发展趋势。我们不仅要考虑如何藏，更重要的是怎样用。要达到事半功倍的效果，人尽其才，物尽其用，妥善保存，科学管理，提升服务质量水平，满足高校乃至社会广大读者的要求，才是高校图书馆职责的终极目的。

参考文献：

[1]吴静珍.期刊编目工作分析[J].晋图学刊，2009.

[2]洪湛.论信息时代過刊资源的管理与利用[J].现代情报，2004.

[3]刑建学.图书馆过刊资源的管理与开发利用[J].图书馆论坛，2010.

作者简介：贾丙香（1972—），女，山东曲阜人。运城学院图书馆助理馆员。